Takeda behövde ett sätt att centralisera sin entreprenörshantering och prekvalificeringsprocess i sin gamla Shire-organisation. Med olika processer och övervakningsnivåer på 11 separata anläggningar i sju länder förenade Achilles erfarenheterna av kvalificering av entreprenörer för att ge varje anläggning en komplett, uppdaterad lista över sina högriskentreprenörer.
Takeda är ett av världens ledande läkemedelsföretag, med anläggningar över hela världen, tusentals entreprenörer och leverantörer och cirka 30 000 anställda.
Företaget tog hjälp av Achilles för att centralisera sina data, processer och prekvalificering till en enda, standardiserad modell som kunde användas på alla de 11 gamla Shire-anläggningarna (Takeda köpte Shire i början av 2019).
Utmaning
Med över 7 000 entreprenörer listade på de 11 gamla anläggningarna stod Takeda inför en stor utmaning när det gällde att säkerställa att alla som arbetade på anläggningarna var kvalificerade, certifierade och övervakades på rätt sätt. Varje anläggning ansvarade för att hantera och förkvalificera sina entreprenörer, vilket innebar att en rad olika standarder, system och metoder användes.
Det fanns också en stor osäkerhet kring siffran 7.000 entreprenörer. På grund av stora mängder felaktiga uppgifter kunde ingen av Shires gamla anläggningar med säkerhet säga att de hade en fullständig och uppdaterad lista över sina högriskentreprenörer. Detta gjorde det svårt att upprätthålla en central övervakning av huruvida företagets höga säkerhets- och övervakningsstandarder uppfylldes i de många olika aktiviteter som dagligen ägde rum på anläggningarna.
Takeda valde Achilles som en brittiskbaserad partner som kunde erbjuda flexibla lösningar. De uppskattade också Achilles djupa och beprövade erfarenhet och insikter inom prekvalificering, som hjälper företag att bryta ner datasilos och sammanföra olika system till en standardiserad och effektiv helhet. Denna erfarenhet skulle visa sig vara ovärderlig när projektet inleddes.
Process
Den nya prekvalificeringsprocessen skulle bestå av två steg. Steg ett skulle vara ett obligatoriskt krav för alla entreprenörer som arbetar på någon av de gamla anläggningarna, medan det andra steget endast skulle behöva genomföras av dem som klassificerades som högriskanläggningar. Den första prioriteringen var att se till att frågorna i steg ett var på plats och effektiva. Steg två skulle vara en större utmaning eftersom det skulle kräva att tjänsteföretagen involveras och att andra inköpare köper in sig. Men en överenskommelse nåddes relativt snabbt.
Teamet behövde också introducera en rad nya varukoder som entreprenörerna skulle behöva matcha med sina aktiviteter. Achilles-systemets flexibilitet och anpassningsförmåga innebär att Takeda aldrig behöver nöja sig med begränsade alternativ och kan fortsätta att utveckla systemet.
Achilles behövde också hämta alla entreprenörsdata från anläggningarna. Mångfalden av entreprenörer och datahanteringsmetoder som användes på de 11 anläggningarna innebar att personalen på vissa anläggningar snabbt kunde svara med välorganiserade data, medan andra hade det svårare.
Systemet var klart att börja rullas ut efter 5 månader. Framöver kommer den viktigaste uppgiften att vara att få alla entreprenörer registrerade och igång med systemet. De olika engagemangsnivåerna på de olika anläggningarna, den höga personalomsättningen och motståndet bland vissa mot att behöva betala en prenumeration på Achilles kommer att fortsätta att innebära utmaningar.
Resultat
Efter den inledande fasen av lanseringen av lösningen kan Takeda-teamet identifiera ett antal tidiga framgångar.
För första gången har alla 11 av Shires äldre anläggningar börjat ta fram en lista över sina högriskentreprenörer. Detta gör att de kan arbeta med tillförsikt och veta att de personer som arbetar på deras anläggningar har den förmåga, erfarenhet och certifiering som krävs för att arbeta på ett säkert och effektivt sätt. Denna typ av konkret information hade de tidigare inte haft tillgång till.
Att ha ett standardiserat prekvalificeringssystem på alla anläggningar är en annan stor förändring, och en som lovar att göra jobbet med att hantera entreprenörer mindre komplicerat. Eftersom alla entreprenörer genomgår steg ett i Achilles prekvalificeringsprocess, och högriskentreprenörer också måste genomgå steg två, kan företaget vara säkert på att alla på deras byggarbetsplatser ska vara där. Processen har också gjort det möjligt för teamet att ta bort över 300 entreprenörer från systemet, antingen för att de inte borde ha funnits där eller för att uppgifterna var felaktiga.
”Tack vare den flexibilitet som Achilles-lösningarna erbjuder och teamens engagemang kunde vi gå från att ha olika processer på 11 anläggningar och i 7 länder till att ha konsekvent, korrekt och fullständig information om entreprenörerna. Vi lanserade till över 1 300 entreprenörer, och vi är verkligen glada över att se att information om 70 % av våra entreprenörer nu finns tillgänglig via Achilles. Med Achilles som vår engagerade partner är jag säker på att det system vi har infört bara kommer att bli bättre framöver.”
Simon Garrett, global säkerhetschef för Takeda
