Den ultimata guiden till den norska transparenslagen

I denna Achilles Ultimate Guide to Åpenhetsloven tar vi en detaljerad titt på den norska transparenslagen, vem den gäller för, vad den innebär för de organisationer (och deras leverantörer) som måste följa den och ger råd om hur man kommer igång.

Lagstiftning införs snabbt av länder och handelsblock för att förbättra de mänskliga rättigheterna och bidra till att lösa planetens miljöproblem. Organisationer över hela världen fångas långsamt upp av ett metaforiskt regleringsnät som kräver att de bedömer potentialen för mänskliga rättigheter och miljörisker inom sina leveranskedjor och rapporterar om vad de proaktivt gör för att hantera dem.

Genom hela processen, från den färdiga produkten till de metaller, mineraler och andra råvaror som krävs för att tillverka dem, måste företagen nu visa en tydlig förståelse för den påverkan de har på människor och planeten. och demonstrera deras tillvägagångssätt.

I allt fler delar av världen är etiskt företagande och företagande som en kraft för det goda nu inte bara ett sätt att differentiera sig eller ett sätt att möta alltmer kräsna konsumentförväntningar, det är en lagstiftningsfråga med ekonomiska påföljder för den som gör fel.

I den senaste versionen av Achilles Ultimate Guidetar vi en detaljerad titt på den norska transparenslagen (Åpenhetsloven), vem den gäller för, vad den innebär för de organisationer (och deras leverantörer) som måste följa den och ger råd om hur man kommer igång baserat på vår egen erfarenhet av att stödja organisationer med riskbedömning av leverantörskedjan och efterlevnad som vi har fått i mer än 30 år.

Du kanske också är intresserad av:

• Åpenhetsloven Infographic – Få en snabb överblick över de regulatoriska kraven
• 5 anledningar till varför Achilles

Vad är Åpenhetsloven?

Åpenhetsloven är ett norskt ord som på engelska översätts till ”Transparency Act”. Åpenhetsloven är en lag som antogs av det norska parlamentet i juni 2021. Den kräver att företagen tar ansvar för mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor i samband med produktion av varor och tjänster i sina leverantörskedjor.

Enligt Åpenhetsloven måste företag identifiera och hantera potentiella risker för mänskliga rättigheter i sina leverantörskedjor, inklusive risker relaterade till barnarbete och tvångsarbete. Om risker inte har identifierats måste företagen styrka sina påståenden genom att visa prov på noggrann due diligence för att identifiera potentiella kränkningar av mänskliga rättigheter. Om företagets due diligence-aktiviteter har identifierat risker måste de vidta åtgärder för att förhindra eller minska dessa risker, till exempel genom att utföra regelbundna revisioner och genomföra planer för korrigerande åtgärder.

Lagen gäller för företag inom ett brett spektrum av branscher, inklusive energi, tillverkning, konstruktion, kläder samt mat och dryck. Underlåtenhet att följa lagen kan leda till straffavgifter.

Åpenhetsloven bygger på internationella riktlinjer som OECD:s riktlinjer för multinationella företag och konventioner om mänskliga rättigheter som fastställts av Internationella arbetsorganisationen (ILO) och är en del av en växande trend mot större företagsansvar för mänskliga rättigheter och miljö i globala leveranskedjor. Flera andra länder, däribland Tyskland, Frankrike och Nederländerna, har också infört liknande lagar under de senaste åren.

Varför är Åpenhetsloven viktigt?

Åpenhetsloven är viktig av flera skäl:

• Skydd av mänskliga rättigheter: Lagen är utformad för att skydda mänskliga rättigheter genom att kräva att företag identifierar och hanterar potentiella risker i sina leveranskedjor, inklusive tvångsarbete, barnarbete och andra former av exploatering. Genom att se till att företag hålls ansvariga för kränkningar av mänskliga rättigheter i sina leveranskedjor bidrar lagen till att skydda utsatta arbetstagare och samhällen runt om i världen.
• Ansvarsfullt företagande: Lagen främjar ansvarsfullt företagande genom att kräva att företag följer etiska affärsmetoder i sina leveranskedjor, inklusive respekt för immateriella rättigheter, bekämpning av korruption och mutor samt säkerställande av rättvis konkurrens. Detta bidrar till att skapa lika villkor för företag och främjar en hållbar ekonomisk utveckling.
• Internationella normer: Lagen är förenlig med internationella normer för företag och mänskliga rättigheter, inklusive FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. Genom att anpassa sig till dessa normer bidrar lagen till att främja en gemensam förståelse av företagens ansvar när det gäller mänskliga rättigheter och miljön.

På det hela taget bidrar Åpenhetsloven till att främja hållbara och ansvarsfulla affärsmetoder, skydda mänskliga rättigheter och skapa en mer rättvis och jämlik global ekonomi.

Vilka organisationer måste följa Åpenhetsloven?

Lagstiftningen gäller för:

• Större företag som är baserade i Norge och erbjuder varor och tjänster i eller utanför Norge
• Större utländska företag som erbjuder varor och tjänster i Norge och som är skattepliktiga i Norge enligt intern norsk lagstiftning

Transparency Act definierar större företag som:

• Företag som omfattas av definitionen i redovisningslagen (Regnskapsloven) §1-5, såsom aktiebolag, börsnoterade företag och andra bokföringsskyldiga enheter.
• Företag som på bokslutsdagen överskrider tröskelvärdet för två av följande tre villkor:
• En årlig omsättning på minst 70 miljoner norska kronor (6,92 miljoner euro / 7,4 miljoner US-dollar)
• En balansomslutning på minst 35 miljoner norska kronor (3,46 miljoner euro / 3,7 miljoner US-dollar)
• Ett genomsnittligt antal om minst 50 heltidsanställda under räkenskapsåret (eller motsvarande årliga mantimmar)

I praktiken omfattar detta alla företag som inte definieras som ”små” enligt paragraferna 1-6 i den norska redovisningslagen.

Vid bedömningen av om en verksamhet överstiger dessa tröskelvärden ska en koncern med moder- och dotterbolag betraktas som en enhet, förutsatt att moderbolaget är beläget i Norge och oavsett om dotterbolagen är registrerade i eller utanför Norge.

Över 9000 företag med verksamhet i Norge omfattas av lagen.

Vad omfattar lagen?

Riskområden som omfattas av lagen baseras på internationella standarder och vägledande dokument som ILO:s grundläggande konventioner, OECD:s riktlinjer för due diligence för ansvarsfullt företagande och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter.
Åpenhetsloven täcker ett brett spektrum av risker relaterade till mänskliga rättigheter i globala leverantörskedjor och kräver att företagen identifierar och hanterar potentiella risker inom följande områden:

• Mänskliga rättigheter: Lagen kräver att företagen förebygger och åtgärdar kränkningar av mänskliga rättigheter i sina leveranskedjor, inklusive tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och kränkningar av ursprungsbefolkningars rättigheter.
• Arbetsvillkor: Lagen kräver att företagen vidtar åtgärder för att säkerställa anständiga arbetsvillkor för de människor som är anställda i deras leverantörskedjor.

Lagen är utformad för att främja ansvarsfullt företagande och förhindra att människor far illa i globala leveranskedjor. Det återspeglar en växande insikt om att företagen måste ta ansvar för sina leveranskedjor och se till att deras affärsmetoder är hållbara och etiska.

Enligt lagen måste företag säkerställa att de har infört riskbaserade processer för att identifiera, bedöma, förebygga och åtgärda risker som identifieras i deras leveranskedja. Riskbaserade processer kan omfatta åtgärder som kartläggning av leveranskedjan, revision och införande av mekanismer för rapportering av klagomål.

Som namnet antyder är en grundläggande aspekt av Åpenhetsloven öppenhet och möjligheten för investerare, kunder och affärspartners att få tillgång till den information som behövs för att fatta välgrundade beslut. Av denna anledning införlivar Åpenhetsloven rätten för varje person att begära information från alla företag om hur de hanterar faktiska och potentiella negativa effekter i enlighet med detta. Enligt lagen är företagen skyldiga att tillhandahålla informationen senast tre veckor efter begäran. Företag har dock rätt att avslå en begäran om information om begäran inte ger en tillräcklig grund för att identifiera vad begäran gäller, är uppenbart orimlig eller relaterad till personuppgifter eller konkurrensutsatta uppgifter.

Vilka är rapporteringskraven?

Åpenhetsloven inför rapporteringskrav på företag.

Den norska konsumentmyndigheten ansvarar för att se till att företag som direkt berörs av transparenslagen fullgör sina skyldigheter. Lagen kräver att företagen genomför en due diligence-bedömning, publicerar en öppenhetsrapport och tillhandahåller information om hur verksamheten uppfyller grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor.

Företagen är skyldiga att publicera en årlig rapport om sina due diligence-bedömningar på sin webbplats – senast den 30 juni varje år. Syftet är att säkerställa allmänhetens tillgång till företagets due diligence-arbete och handlingsplaner. För att uppfylla detta krav måste rapporten åtminstone innehålla följande:

• En allmän beskrivning av företagets struktur, verksamhetsområde, riktlinjer och rutiner för att hantera faktisk och potentiell negativ påverkan på grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor;
• Lämna information om faktiska negativa effekter och betydande risker för negativa effekter som företaget har identifierat genom sin due diligence;
• Information om åtgärder som företaget har genomfört eller planerar att genomföra för att upphöra med faktiska negativa effekter eller minska betydande risker för negativa effekter, samt resultaten eller de förväntade resultaten av dessa åtgärder.

Vad händer om ett företag inte följer Apenhetsförordningen?

Företag som omfattas av kraven i lagen kommer att vara ansvariga för att säkerställa att de har lämpliga processer på plats för att identifiera, åtgärda och rapportera om eventuella problem med mänskliga rättigheter i sin leveranskedja.

Underlåtenhet att följa reglerna kan leda till böter på upp till 4% av företagets årliga omsättning eller 25 miljoner kronor, där det högsta beloppet tillämpas.

Vid fastställande av sanktionsavgiftens storlek kommer hänsyn att tas till faktorer såsom hur allvarlig överträdelsen är, om den kunde ha förhindrats, om överträdelsen av transparenslagen begicks för att främja egna intressen och den preventiva effekten av en sådan sanktionsavgift.

Vilka är fördelarna med efterlevnad?

Sammantaget kan efterlevnad av Åpenhetsloven medföra betydande fördelar för organisationer, inklusive förbättrat rykte, minskad risk, ökad effektivitet, konkurrensfördelar och långsiktig hållbarhet.

• Förbättrat rykte: Att följa lagen kan bidra till att förbättra en organisations rykte som en ansvarsfull och etisk verksamhet. Genom att vidta åtgärder för att förhindra kränkningar av mänskliga rättigheter och miljöskador i sina leverantörskedjor kan organisationer förbättra sin varumärkesimage och öka kundlojaliteten.
• Minskad risk: Efterlevnad av lagen kan bidra till att minska risken för rättsliga åtgärder, böter och skador på anseendet. Genom att identifiera och hantera potentiella risker i sina leveranskedjor kan organisationer minimera sannolikheten för att brott mot mänskliga rättigheter begås och mildra eventuella negativa effekter.
• Ökad effektivitet: Efterlevnad av lagen kan bidra till att öka effektiviteten i hanteringen av leveranskedjan. Genom att implementera due diligence-åtgärder och övervaka leverantörer kan organisationer identifiera förbättringsområden och optimera sin verksamhet i leveranskedjan.
• Konkurrensfördelar: Efterlevnad av lagen kan ge en konkurrensfördel genom att visa att man är engagerad i ansvarsfulla affärsmetoder. Detta kan hjälpa organisationer att attrahera och behålla kunder, investerare och medarbetare som prioriterar hållbarhet och etiska affärsmetoder.
• Långsiktig hållbarhet: Efterlevnad av lagen kan bidra till den långsiktiga hållbarheten i en organisations verksamhet. Genom att vidta åtgärder för att säkerställa arbetstagarnas hälsa och säkerhet kan organisationer främja välbefinnandet för sina anställda och de samhällen där de är verksamma.

Vad innebär en riskbaserad metod för due diligence av leverantörskedjan?

Det riskbaserade tillvägagångssättet är en grundläggande princip i Åpenhetsloven, som kräver att företag identifierar och hanterar potentiella risker i sina leverantörskedjor relaterade till mänskliga rättigheter. Lagen föreskriver att företag måste ha ett proaktivt förhållningssätt till riskhantering, snarare än att bara reagera på incidenter efter att de inträffat.

De viktigaste stegen i en riskbaserad strategi för hantering av leveranskedjan för att följa Åpenhetsloven är:

• Identifiera och prioritera risker: Det första steget är att identifiera potentiella risker i leveranskedjan, t.ex. tvångsarbete och barnarbete. Företag bör prioritera risker baserat på hur allvarliga de är och sannolikheten för att de inträffar.
• Genomföra due diligence: När riskerna har identifierats bör företagen genomföra due diligence av sina leverantörer för att bedöma om de följer relevanta lagar och standarder. Detta kan omfatta revisioner, platsbesök eller dialog med intressenter.
• Minska riskerna: Företagen måste vidta åtgärder för att minska identifierade risker i sina leveranskedjor. Det kan handla om att ta kontakt med leverantörer för att åtgärda bristande efterlevnad, avsluta relationer med leverantörer som inte uppfyller kraven eller tillhandahålla utbildning och kapacitetsuppbyggnad.
• Övervaka och granska: Företagen bör kontinuerligt övervaka sina leveranskedjor för att upptäcka potentiella risker och se över sina riskhanteringsprocesser för att säkerställa att de är effektiva. Detta kan innebära regelbundna revisioner av leverantörer eller riskbedömningar som svar på förändrade omständigheter.
• Rapportering: Företagen måste rapportera om sina due diligence-processer och resultat, inklusive identifiering och begränsning av risker. Lagen kräver att företagen lämnar offentliga rapporter om hur de följer lagen.

Genom att använda ett riskbaserat tillvägagångssätt kan företag identifiera och hantera potentiella risker i sina leverantörskedjor, främja ansvarsfullt företagande och säkerställa efterlevnad av Åpenhetsloven. Detta tillvägagångssätt hjälper företag att minimera potentiell skada för människor i deras leveranskedjor och främja hållbara affärsmetoder.

Hur kommer man igång på vägen mot efterlevnad?

Att komma igång med efterlevnaden av Åpenhetsloven kan vara en komplex process, men det finns flera steg som företag kan ta för att påbörja sin efterlevnadsresa:

• Bedöm din leverantörskedja: Det första steget är att bedöma er leverantörskedja för att identifiera potentiella risker relaterade till normer för mänskliga rättigheter. Detta inkluderar att identifiera leverantörer och underleverantörer och utvärdera deras efterlevnad av internationella standarder och bestämmelser.
• Ta fram en policy för tillbörlig aktsamhet: Företagen bör ta fram en policy för tillbörlig aktsamhet som beskriver de processer och åtgärder de kommer att vidta för att minska riskerna i sina leveranskedjor. Denna policy bör anpassas till kraven i lagen och bör kommuniceras till alla relevanta intressenter.
• Genomföra åtgärder för tillbörlig aktsamhet: Företagen bör genomföra due diligence-åtgärder för att identifiera och minska riskerna i sina leveranskedjor. I detta ingår att genomföra riskbedömningar, samarbeta med leverantörer för att säkerställa efterlevnad och vid behov genomföra riskreducerande åtgärder.
• Övervaka och utvärdera resultatet: Företagen bör övervaka och utvärdera resultatet av sina due diligence-åtgärder för att säkerställa att de är effektiva när det gäller att minska riskerna i deras leveranskedjor. Detta inkluderar att följa upp leverantörernas prestationer och genomföra regelbundna riskbedömningar.
• Publicera årsrapporter: Företagen bör publicera årsrapporter om hur de uppfyller kraven på tillbörlig aktsamhet enligt lagen. Dessa rapporter bör innehålla en beskrivning av due diligence-processer, identifierade risker, riskreducerande åtgärder, leverantörsengagemang, korrigerande åtgärder, verifieringsåtgärder, klagomålsmekanismer, transparens och ledningsstrategi.
• Samarbeta med intressenter: Företagen bör samarbeta med intressenter, inklusive kunder, investerare, organisationer i det civila samhället och berörda samhällen, för att förstå deras oro och förväntningar i samband med due diligence i leverantörskedjan.
• Söka externt stöd: Företag kan söka externt stöd från konsulter, revisorer och andra experter för att hjälpa dem att uppfylla kraven i lagen.

För att komma igång med efterlevnaden av Åpenhetsloven krävs en heltäckande strategi som omfattar bedömning av leverantörskedjan, utveckling av en due diligence-policy, genomförande av due diligence-åtgärder, övervakning och utvärdering av resultat, publicering av årsrapporter, samverkan med intressenter och vid behov externt stöd.

Utmaningar med att uppnå överensstämmelse med Åpenhetsloven

Organisationer som arbetar för och uppnår efterlevnad av Åpenhetsloven står inför ett antal utmaningar. Bland dessa kan nämnas

• Komplexitet i leveranskedjan: Många företag har komplexa och omfattande leveranskedjor, med många olika nivåer av leverantörer. Att identifiera och bedöma risker genom hela leveranskedjan kan vara utmanande och resurskrävande.
• Insamling av uppgifter: De uppgifter som krävs för att uppfylla kraven går utöver de vanliga operativa gränserna. Datakällor med tveksamt ursprung, noggrannhet och tolkning blir ofta primära informationskällor som undergräver grunden för rapporteringen. Data kan också finnas i flera olika format och det saknas ofta system för att registrera data på ett metodiskt sätt som kan användas för att påvisa ett riskbaserat tillvägagångssätt.
• Uppgifternas sanningshalt: Webbscrapade eller AI-genererade data från källor med okänd härkomst saknar den granskning som krävs för att fullt ut förstå riskerna. Organisationer har sällan de resurser som krävs för att genomföra trovärdiga datakontroller eller oberoende verifiering som krävs för att rapportera med förtroende.
• Bristande transparens: Många leverantörer kan vara ovilliga eller oförmögna att ge full insyn i sin verksamhet, vilket gör det svårt att identifiera och hantera risker.
• Begränsad kapacitet: Många leverantörer kan sakna kapacitet eller resurser för att genomföra de förbättringar som krävs för att följa lagen. Detta kan skapa ytterligare kostnader för företag som kan behöva investera i kapacitetsuppbyggnad eller söka alternativa leverantörer.
• Kostnader för efterlevnad: Att följa lagen kan vara dyrt, särskilt för små och medelstora företag. Kostnaderna för att genomföra due diligence, övervaka leverantörer och genomföra riskreducerande åtgärder kan vara betydande.
• Att veta vad som är tillräckligt: Förstå vad som krävs för att tillfredsställa tillsynsmyndigheterna och säkerställa efterlevnad.
• Juridiskt ansvar: Bristande efterlevnad av lagen kan leda till juridiskt ansvar, inklusive böter och rättsliga åtgärder. Detta kan skapa ytterligare risker för företagen, särskilt om de inte kan identifiera och hantera potentiella risker i sina leverantörskedjor.
• Samordning med leverantörer: Samarbete med leverantörer är avgörande för att effektivt kunna genomföra due diligence-processer. Det kan dock vara svårt att samarbeta med leverantörer, särskilt om de finns i olika länder med olika kulturella och rättsliga ramar.
• Tidsbegränsningar: Företag kan ha svårt att genomföra effektiva due diligence-processer inom den tidsram som krävs. Lagen kräver att företag implementerar due diligence-processer inom en viss tidsram, och bristande efterlevnad kan leda till juridiskt ansvar.

Slutsats

Åpenhetsloven är en viktig utveckling i Norges syn på reglering av leverantörskedjor. Denna lag kräver att företag genomför due diligence i sina leveranskedjor för att förhindra kränkningar av de mänskliga rättigheterna. Den gäller för stora företag, även de som är baserade utanför Norge, och kan leda till böter vid bristande efterlevnad.

Denna lag utgör ett viktigt steg mot en mer ansvarsfull och hållbar global ekonomi. Även om det riskbaserade tillvägagångssätt som anges i Åpenhetsloven kan innebära vissa utmaningar för företagen, är det en nödvändig åtgärd för att effektivt hantera den negativa inverkan som leverantörskedjor kan ha på människor och planeten. Eftersom andra länder överväger liknande lagstiftning är det troligt att transparens och ansvarstagande i leverantörskedjan kommer att bli allt viktigare på den globala marknaden.

Åpenhetsloven är en positiv utveckling som har potential att skapa ett mer etiskt och hållbart ekosystem i leverantörskedjan. Genom att prioritera arbetstagarnas och lokalsamhällenas välbefinnande kan företagen bygga en starkare och mer motståndskraftig global ekonomi för framtiden.