Achilles Debbie Metcalfe, handledare och rådgivare, delar sina tips på framgångsrik upphandlingsplanering – och allt hänger på analysen.
Upphandlingsplanen är resultatet av upphandlingens planeringsprocesser. Det handlar om att identifiera vilka tillgångar, tjänster eller arbeten som ska upphandlas inom en definierad framtida tidsram. Det kallas ibland för ”arbetsplanen”. Arbetsplanen identifierar enskilda projekt som ska läggas ut på anbud under en viss tidsperiod, och som måste planeras i förhållande till deadlines och tillgängliga resurser.
För att vara säker på att varje planerad anbudsprocess lyckas är strategisk planering nödvändig. Inköpare börjar med en förberedelsefas för att klargöra behov och mål samt för att försäkra sig om att åtgärderna uppfyller de kommersiella affärskraven och affärsvillkoren vid den tidpunkten. Den här fasen kräver att man undersöker marknaden och kontaktar slutanvändare och intressenter för kontrollera att det planerade arbetet ger önskat resultat.
1. Marknadsanalys
Innan man utarbetar en upphandlingsplan är det viktigt att inköparen har en god förståelse för marknadsdynamiken inom branschen man planerar att köpa arbete från.
Det innebär att sätta sig in i och förstå konkurrensen på marknaden. Faktorer att tänka på inkluderar om branschen går igenom en period av tillväxt, nedgång eller stagnation.
Men marknadsanalyser kan vara tidskrävande, resursintensiva och kostsamma.
Och ett snabbare och mer ekonomiskt alternativ för inköpare i energisektorn är att använda en plattform för leverantörskvalificering som UVDB eller Building Confidence, som erbjuds av Achilles. Med dessa plattformar kan inköpare undersöka och identifiera den kapacitet som finns tillgänglig på marknaden. Inköpare kan också använda ett kvalificeringssystemmeddelande (QSN) för att locka till sig nya marknadsaktörer för att utveckla marknaden.
2. Kostnadsanalys
Utan en översikt av utgifter blir det svårt att göra en korrekt analys av varor och tjänster som upphandlats tidigare. Då blir det också svårt att förutse framtida inköp.
En kostnadsanalys är processen att analysera organisationens historiska kostnader minus direkta personalkostnader. Analysen avslöjar problem med kostnadsinsyn, avtalsefterlevnad och kontroll.
Det är viktigt att kostnadsanalysen främjar samordningen av upphandlings- och inköpsstrategin med den kommersiella bolagsstrategin så att båda verkar mot samma vision.
Inköpsteamet måste se till att kostnadsanalysen ligger till grund för alla framtida inköpsstrategier. Därigenom säkerställs att kommande kontrakt gynnar organisationen, tillför värde och att man kan känner igen områden med potentiella besparingar och innovationer.
3. Behovsanalys
Det är viktigt att identifiera ”behov” och inte ”önskemål”, och se till att det finns en klar förståelse för behovet och man är överens om innehållet.
Alla teammedlemmar ska vara eniga om motivet bakom upphandlingsplanen för att säkerställa att alla relevanta parter deltar i projektet. Det innebär att man skapar en tvärvetenskaplig intressentgrupp med en klar förståelse för gruppens förhållande till det planerade projektet, medlemmarnas relevanta egenskaper och vad de tillför.
Sammanfattningsvis är det viktigt att inköpsorganisationer kommer ihåg att framgångsrik upphandlingsplanering handlar om att matcha marknadskunskap med behov genom analys.
Vi på Achilles kan hjälpa er med upphandlingsplanering oavsett om det handlar utbildning eller rådgivning, eller att gå med i ett av våra nätverk för att få hjälp med marknadsundersökningar.
Kontakta oss idag om ni vill få reda på mer om hur vi kan hjälpa er organisation.
