Som ett led i kvalificeringsprocessen till ett Achilles nätverk måste leverantörer ibland genomgå en revision.
Revisionerna och utvärderingarna är anpassade till våra kvalificeringsformulär för att förbättra valideringen av information inom viktiga riskområden i leverantörskedjan. Omfattningen på revisionen av ett företag varierar i enlighet med företagets profil och branschens krav.
Våra revisioner är utformade för att försäkra inköpare om att deras leverantörer följer lagstiftningen samt att de har den kapacitet och kompetens som de uppger att de har. På så sätt får inköparen hjälp att effektivt hantera risker i leverantörskedjan.
Och med en stor mängd information som ska granskas kan det vara bra att känna till de vanligaste misstagen leverantörer gör under revisioner – och hur de kan hanteras. Nedan följer de sex vanligaste:
1. Bristande förberedelser
Den första revisionen bör man se till att boka så fort som möjligt så att företaget visas som fullt kvalificerat enligt inköpskraven när inköpare gör sökningar. Vid en förlängning bör man boka revisionen cirka 15 dagar innan nuvarande medlemskap går ut.
När ett revisionsdatum har bekräftats skickar vi en information som ger en uppfattning om vad man kan förvänta sig och vad man behöver förbereda inför revisionen.
Man kan nog påstå att det värsta man kan göra inför en revision är att inte läsa igenom den här informationen och därmed stå helt oförberedd inför vad som ska hända. Då ökar risken för ett underkännande eller en låg poäng(score). Så läs igenom all information och se till att rätt dokumentation och relevant personal finns på plats samt att revisorn har någonstans att arbeta under revisionsdagen.
2. Missuppfattning av revisionskriterier
Försäkra dig om att du verkligen förstår revisionsfrågorna och kriterierna.
Om du inte vet exakt vad som ska förberedas för att styrka efterlevnad, slösar du inte bara tid och resurser utan företaget riskerar att underkännas eller att tilldelas en låg scoring.
Under revisionen efterfrågas information om allt från system för hälsa och säkerhet till företagets sociala ansvar, samt andra områden som till exempel miljösystem och hur företaget hanterar sin miljöpåverkan.
Finns det något som du är osäker på så tveka inte att kontakta oss för att få råd eller för att få något klarlagt – det är vårt jobb.
3. Självbelåtenhet
En del företag anser inte att en revision är nödvändig och tror att resultatet av utvärderingen inte spelar någon större roll – de kan inte ha mer fel.
Som leverantör är det viktigt att kunna bevisa att man är den man uppger sig vara och att företaget har implementerat styrsystem i enlighet med informationen i kvalificeringsformuläret.
Inköpare vill känna till eventuella brister eftersom deras affärsrykte står på spel.
Dessutom får leverantörer aldrig känna sig helt nöjda med sina poäng/scoring eftersom inköpare håller koll på revisionsresultat och förbättringar. Ett exempel är Anglian Water som satte upp gemensamma förbättringsmål för sina leverantörer, inom ramverket AMP5 MEICA, efter att ha lagt märke till att vissa leverantörer hade sämre poäng/scoring än vad som kunde förväntas medan andra verkade stå och stampa på samma poäng. Det är viktigt att leverantörer är proaktiva när det gäller revisioner. Det uppskattar inköpare.
4. Inte ha rätt information eller rätt personal till hands
Det är viktigt att leverantörer ser till att rätt personer finns till hands för att svara på frågor under revisionen och att dokumentation finns tillgänglig för revisorn.
Om specifika handlingar saknas, internkommunikationen är dålig eller personalen inte vet vad som pågår, blir det en lång dag för alla inblandade.
Men det är inte bara under dagarna före revisionen som du bör se till att all information finns tillgänglig. All dokumentation bör hållas uppdaterad året runt så att den är relevant för verksamheten.
Om du är osäker på var viss dokumentation lagras, inte bara inför en revision, leta upp den så att du är förberedd den dagen revisionen inträffar. Vet du var alla nödvändiga handlingar finns, som exempelvis dokumenterade rutiner för att specificera planer? Det kan vara bra att kontrollera om det finns någon svag punkt.
Det samma gäller produktkoder. Se till att produktkoderna är lämpliga och reflekterar de produkter och tjänster som företaget erbjuder.
5. Inte förstå fördelarna med revisionsprocessen
All information som valideras under kvalificerings- och revisionsprocessen blir senare tillgänglig för inköpare i branschen. Det har många fördelar, bland annat:
Möjligheten för företaget att ge anbud till inköpare som ni normalt inte skulle ha arbetat med.
Visar inköpare att ni är ett ansett företag som inte vill riskera sitt rykte.
Visar att ni har en förståelse för branschkraven genom att sikta på hög prestation och kontinuerlig förbättring.
Våra revisioner är respekterade inom leverantörshantering, så en validering hjälper ert företag att stärka sin affärsprofil.
6. Att tro att det räcker att följa lagen
Det är också viktigt att komma ihåg att inte bara lagar är viktiga under revisionsprocessen.
Företaget måste uppfylla alla delar av revisionsprotokollet, oavsett om de är lagstiftade eller om de har specificerats av branschnätverkets inköpsmedlemmar.
Branschen kan ha ytterligare krav, beroende på vilket nätverk ni ansöker till, som leverantörer måste uppfylla.
Genom att ta förberedelserna till revisionen på allvar ökar chanserna för ert företag att lyckas.
