Ett företag är en sårbar enhet utsatt för externa krafters nycker, som kan vara ekonomiska, politiska, tekniska, sociokulturella eller miljöbetingade.
Alla dessa faktorer kan ha konsekvenser för upphandling – från prisförhandlingar till handel och leverantörshantering.
Emma Scott, Representation Manager för Chartered Institute of Purchasing and Supply, berättar för Cast UK: ”Man förlitar sig på sina trendanalytiker, men man måste också ha mycket bra relationer med leverantörerna, så att leverantörskedjorna förblir smidiga. Skulle exempelvis vädret helt oväntat bli dåligt kan du då ganska snabbt öka leveranserna, eller tvärtom.”
Första steget är att förstå hur externa faktorer kan påverka upphandlingar.
Ekonomiskt klimat
Det ekonomiska klimatet – vilket omfattar ekonomisk prestation – har en betydande inverkan på hur inköpare bedriver sin inköpsverksamhet.
En av de största utmaningar som det ekonomiska klimatet skapar för företag är valutafluktuationer. Köp vid rätt tidpunkt och avkastningen kan bli enorm. Investera vid fel tidpunkt och du går med förlust.
Bank of Englands finanspolitik kan också få konsekvenser för inköpsavdelningar. Eftersom politiken styr inflation och påvekar investerarnas beteenden har den en inverkan på kassaflödet.
Samtidigt kan bankers utlåningsaktiviteter begränsa upphandlingar och lägga större tonvikt på kostnadsnedskärningar om det blir svårt att säkra finansiering.På samma sätt kan en kreditåtstramning göra små leverantörer sårbara och på så sätt öka inköpsrisken.
Politisk förändring
Ett byte av regering, ny policy eller internationell politik kan ha stor påverkan på vem inköpare gör affärer med och hur.
Förändringar i regering och politik kan på en inrikespolitisk nivå medföra lagstiftningsreformer och förändringar i uppgörelser om företagsstöd och företagsrepresentation. Det påverkar hur företag bygger upp leverantörskedjor, hur de efterföljer regler rörande anställning, skatt, hälsa och säkerhet, etik och kvalitet samt hur de växer.
På ett internationellt plan kan stoppade handelsrelationer med leverantörsnationer få enorma effekter på handelsdynamiken, men om ett land öppnas upp för den fria marknaden skapas nya möjligheter och utmaningar. På samma sätt kan förändringar i regering eller politik i andra länder, regioner och territorier skapa utmaningar för företag när det gäller regelefterlevnad, ekonomi och leverantörshantering. För att inte nämna avbrott i leverantörskedjan på grund av politisk kollaps, sönderfall eller uppror.
Inköpsavdelningar måste hålla sig á jour med globala politiska händelser för att agera snabbt i syfte att minska risker och utnyttja möjligheter.
Tekniska framsteg
Det tekniska landskapet förändras ständigt och kunder förväntar sig att företag ska agera snabbare, vara mer uppkopplade och erbjuda de senaste framstegen.
Organisationer måste känna till de senaste tekniska förändringarna och hur dessa påverkar verksamheten. Teknik har en enorm inverkan på upphandling – från vilka produkter och tjänster som erbjuds till hur inköpare och leverantörer samarbetar.
Sociokulturell förändring
KPGM hävdar att företag som ignorerar externa sociokulturella faktorer gör det på egen risk. Inköpsavdelningar måste förstå hur sociala och kulturella faktorer påverkar kunders beteende och förväntningar.
Miljöbetingade svängningar
Miljön är en av de största utmaningarna för leverantörskedjor. Inköpsavdelningar är utlämnade åt miljön oavsett om det gäller råvarubrist eller naturkatastrofer.
År 2013 fann Carbon Disclosure Project att 70 procent av företag tror att klimatförändringar kan komma att få stor betydelse för deras inkomster.
Organisationer är medvetna om hoten och de senaste naturkatastroferna har fungerat som bevis på hur oväntade händelser kan ödelägga leverantörskedjor.
Inköpsavdelningar behöver framtidsplanera för att hantera resursbrist och sprida ut sina leverantörer för att minimera avbrott i händelse av en naturkatastrof. Det är också klokt att undvika högriskzoner.
FM Global Resilience Index år 2014 identifierade nyligen Dominikanska Republiken, Bolivia och Venezuela som tre av de mest riskabla länderna för leverantörskedjor på grund av att de är utsatta för naturkatastrofer, politiska risker och ekonomisk instabilitet.
Få kontroll över externa faktorer
För att föregå risker måste inköpare se till att ta med den externa miljön i beräkningen när de skapar inköpsstrategier.
Leverantörshantering spelar en enormt stor roll genom att göra det möjligt för företag att skapa en leverantörskedja av kvalificerade leverantörer och övervaka deras riskexponering.
Det här gör att inköpsavdelningar kan handla och anpassa sig efter den externa miljön.
