Upphandlingsprocessen kan verka svår och komplex för den oinvigde.
Upphandlingens grundläggande principer hjälper företag att minska risken att leverantörskedjan brister. När en inköpare inte följer principerna kan det leda till en mängd olika problem från brister inom hälsa och säkerhet och renomméskador till potentiella åtal för underlåtenhet att säkerställa att leverantörer följer lagstiftningen.
Upphandling handlar om så mycket mer än inköp. Det handlar om hur och med vem företaget gör affärer. Utan bra tillsyn och strategi kan ett företag snabbt bli offer för förseningar, skenande kostnader och fallande produktkvalitet.
Utöver ett fullständigt program med kurser i upphandling har vi också sammanställt en nybörjarguide i upphandling som ger dig de verktyg du behöver för att hjälpa ditt företag att ta vara på nya möjligheter och att öka tillväxten.
1. Förstå kostnadsdata
Kan ditt företag identifiera när man har uppnått och vad som utgör den kritiska massan för en påverkbar kostnad?
En av de största svårigheterna med upphandling är att kostnadsdata ofta kan vara felaktiga eller helt enkelt inte syns och därför måste undersökas och rensas. Problemet förvärras av det faktum att kostnadsdata ofta kommer från flera källor, som exempelvis leverantörsskulder, e-upphandlingssystem, kontrakthanteringssystem och leverantörshanteringssystem.
En grundläggande utgångspunkt är att se till att alla källor inkluderas i kostnadsdatan och att man kan lita på att de stämmer.
En detaljerad kostnadsanalys är omöjlig utan hanterbara, rensade och korrekta kostnadsdata. Svårare än så är det inte. Det är den grunden som upphandlingsstrategi och planering bygger på.
2. Förstå marknaden
Varje marknad har en egen dynamik, egen leverantörsbas och egna risker. Det krävs djupgående förståelse för varje marknad om man effektivt ska kunna välja leverantörer som tillför ens verksamhet mervärde.
Börja med att titta på följande områden:
- Konkurrensen – Hur stor är marknaden? Vad är konkurrenterna duktiga på? Vad är de mindre bra på? Skapar det här möjligheter för er?
- Inköpares styrkor – Har ni utrymme på pris och värde tack vare företagets rykte? Hur uppfattar marknaden er?
- Leverantörers styrkor – Vilken typ av leverantörer lyckas på marknaden? Finns det några alternativ? Varifrån kommer innovation och disruption?
- Substitut – Finns det några ersättningsprodukter som kan utgöra ett hot mot er verksamhet?
- Konsumenter – Vad vill slutkonsumenter egentligen få ut av era produkter? Kan ni lösa deras behov eller finns det utrymme för ytterligare produktutveckling?
Slutmålet som inköpsorganisation är att matcha marknadskunskap med vad kunderna efterfrågar. Klarar man inte av att skapa det här sambandet får man problem att bygga en övergripande strategi med fokus på att skapa värde genom att förbättra produkterna, snarare än genom att använda billigare material.
3. Gör en portföljanalys
En portföljanalys kartlägger upphandlingar gentemot en konstnads-/riskmatris och belyser kategorier där en mer praktisk hantering kan vara lämplig.
För att ta reda på vilka leverantörer man ska försöka bygga relationer med, vilka områden inom leverantörskedjan som kan automatiseras eller effektiviseras, framtida affärskrav och marknadskrafter och vilka resurser som finns måste man genomföra någon form av portföljanalys.
Hanterar man upphandlingsaktiviteter på det här sättet garanterar man att resurser hamnar där de skapar största möjliga värde för pengarna genom förhållningssättet till leverantörsrelationer.
4. Totala inköpskostnader
Att köpa produkter och tjänster handlar inte bara om priset. Hela livscykelkostnaden och värdet som tillförs företaget måste inkluderas för att man ska kunna avgöra den verkliga kostnaden. Att tänka mer holistiskt på kostnader är en viktig kompetens för inköpare. Ett inköp kan vara ett bra köp när det gäller pris, men om leverantören är opålitlig och ofta drabbas av förseningar förlorar man snabbt det man har sparat.
Ta ett steg tillbaka och fundera på alla omständigheter innan du gör ett val och basera beslutet på potentiell total behållning. Genom att mäta upphandlingarnas prestation och resultat kan man se förändringar i kostnader över tiden och upptäcka brister innan de blir ett stort problem.
5. Förstå och hantera alla partner
Projekt består ofta av en grupp olika partner, så inköpsorganisationer måste kunna känna igen och hantera olikartade behov. Då kan en bra portföljanalys komma till nytta, men det krävs också att man har förmågan att kommunicera och övertyga för att effektivt hantera interna och externa intressenter.
Grundläggande för allt det här är att förstå kundens behov och vilka möjligheter som finns på marknaden. Inköpare måste uppmärksamma både kunder och leverantörer tidigt i projekten för att effektivt kunna skapa exakta specifikationer och upphandlingsdokument.
