A Takeda precisava de uma forma de centralizar a gestão dos seus contratantes e o processo de pré-qualificação na sua antiga organização Shire. Com diferentes processos e níveis de supervisão sendo empregados em 11 locais distintos em sete países, a Achilles unificou a experiência de qualificação de empreiteiros para fornecer a cada local uma lista completa e atualizada de seus empreiteiros de alto risco.
A Takeda é uma das principais empresas farmacêuticas do mundo, com instalações em todo o mundo, milhares de empreiteiros e fornecedores e cerca de 30.000 funcionários.
A empresa contratou a Achilles para ajudar a centralizar seus dados, processos e pré-qualificação em um modelo único e padronizado que poderia ser usado em todos os 11 locais herdados da Shire (a Takeda comprou a Shire no início de 2019).
Desafio
Com mais de 7.000 empreiteiros listados nos 11 locais antigos, a Takeda enfrentou um grande desafio para garantir que todos os que trabalhavam nos seus locais eram qualificados, certificados e devidamente supervisionados. Cada local foi responsável pela gestão e pré-qualificação dos seus empreiteiros, o que significa que foi utilizada uma série de normas, sistemas e metodologias.
A incerteza em torno do número de 7.000 contratantes também era grande. Devido a grandes quantidades de dados inexactos, nenhum dos locais herdados da Shire podia afirmar com confiança que possuía uma lista completa e actualizada dos seus contratantes de alto risco. Esta situação dificultou a manutenção de uma supervisão centralizada sobre o cumprimento das elevadas normas de segurança e supervisão da empresa em toda a gama diversificada de actividades que decorrem diariamente nos locais.
A Takeda escolheu a Achilles como um parceiro sediado no Reino Unido que poderia oferecer soluções flexíveis. Eles também valorizaram a experiência profunda e comprovada da Achilles e a sua perceção da pré-qualificação, ajudando as empresas a eliminar os silos de dados e a reunir sistemas diferentes em um conjunto padronizado e eficaz. Esta experiência revelar-se-ia inestimável no início do projeto.
Processo
O novo processo de pré-qualificação será composto por duas fases. A primeira fase seria um requisito obrigatório para todos os empreiteiros que trabalhassem em qualquer um dos sítios herdados do passado, enquanto a segunda fase teria de ser completada apenas por aqueles que fossem classificados como de alto risco. A primeira prioridade era garantir que as perguntas da primeira fase estavam a ser colocadas e eram eficazes. A segunda fase seria um desafio maior, uma vez que exigiria o envolvimento da comunidade de serviços e a adesão de outros compradores. Mas chegou-se a um acordo relativamente rápido.
A equipa também teve de introduzir uma série de novos códigos de mercadorias que os contratantes teriam de fazer corresponder às suas actividades. A flexibilidade e adaptabilidade do sistema Achilles significa que a Takeda nunca tem de se contentar com opções limitadas e pode continuar a desenvolver o sistema.
A Achilles também precisava de obter todos os dados dos empreiteiros dos sítios. A diversidade de contratantes e de metodologias de gestão de dados utilizadas nos 11 sítios significava que o pessoal de alguns sítios era capaz de responder rapidamente com dados bem organizados, enquanto outros tinham dificuldades.
O sistema estava pronto para começar a ser implementado após 5 meses. No futuro, a principal tarefa será registar e integrar no sistema todos os contratantes. As diferentes taxas de participação de cada sítio, as elevadas taxas de rotatividade dos contratantes e a resistência de alguns a serem obrigados a pagar uma assinatura da Achilles continuarão a representar desafios.
Resultados
Após a fase inicial de implementação da solução, a equipa da Takeda pode identificar uma série de sucessos iniciais.
Pela primeira vez, as 11 instalações da Shire estão a começar a elaborar uma lista dos seus contratantes de alto risco. Isto permite-lhes operar com confiança, sabendo que as pessoas que trabalham nas suas instalações têm a capacidade, a experiência e a certificação necessárias para trabalhar de forma segura e eficaz. Este tipo de dados concretos não estava anteriormente disponível para eles.
A existência de um sistema de pré-qualificação normalizado em todos os sítios é outra grande mudança, que promete tornar menos complexo o trabalho de gestão dos empreiteiros. Como todos os empreiteiros passam pela primeira fase do processo de pré-qualificação da Achilles, e os empreiteiros de alto risco também são obrigados a passar pela segunda fase, a empresa pode ter a certeza de que todos os que trabalham nas suas instalações devem estar presentes. O processo também permitiu à equipa eliminar mais de 300 contratantes do sistema, quer porque não deviam estar presentes, quer porque os dados eram incorrectos.
“Graças à flexibilidade oferecida pelas soluções da Achilles e ao empenho das suas equipas, conseguimos passar de processos díspares em 11 locais e 7 países para informações consistentes, precisas e completas sobre os contratantes. Lançamos o programa para mais de 1.300 empreiteiros, e estamos muito satisfeitos em ver que as informações sobre 70% dos nossos empreiteiros estão agora disponíveis através da Achilles. Com a Achilles como nossa parceira comprometida, tenho certeza de que o sistema que implementamos só vai melhorar daqui para frente.”
Simon Garrett, Diretor Global de Segurança da Takeda
