O processo de aquisição pode parecer difícil e complexo para os não iniciados.
Os princípios básicos de aquisição ajudam as empresas a reduzir o risco de falhas na cadeia de fornecimento. Para compradores, não aderir a esses princípios pode causar uma ampla variedade de problemas, incluindo questões de saúde e segurança, danos à reputação e possíveis processos judiciais por não assegurarem que os fornecedores respeitem a legislação.
Aquisição é muito mais do que comprar. Esse processo diz respeito à forma com que a sua empresa faz negócios e com quem ela faz negócios. Sem estratégia e supervisão sólidas, uma empresa pode, rapidamente, se tornar vítima de atrasos, custos em espiral e quedas na qualidade do produto.
Além do nosso programa completo de treinamentos em aquisição, com base em sala de aula, também criamos uma guia para iniciantes em aquisição, para proporcionar as ferramentas e ajudar sua empresa a se beneficiar das novas oportunidades e impulsionar o crescimento.
1. Entendimento dos dados de despesas
A sua organização consegue identificar onde está e qual é a massa crítica de despesas influenciáveis?
Uma das principais dificuldades em aquisição é que os dados de despesas podem, frequentemente, estar incorretos ou simplesmente não ser visíveis e, portanto, precisar de investigação e depuração. O problema é agravado pelo fato que os dados de despesas normalmente vêm de várias fontes, por exemplo, dados de Contas a Pagar (AP, Accounts Payable), sistemas de e-procurement, sistemas de gestão de contratos e sistemas de gestão de fornecedores.
Um ponto de partida essencial é assegurar que todas as fontes sejam incluídas em seus dados de despesas e que você não tenha dúvidas quanto à confiabilidade delas.
Uma análise de despesas abrangente é impossível sem dados de despesas precisos e claros. É simples assim. A sua estratégia de aquisição e planejamento deve ser fundamentada nisso.
2. Compreensão do mercado
Todo mercado tem a sua própria dinâmica, base de fornecedores e riscos. Você precisa entender profundamente o mercado em que opera para poder, efetivamente, escolher fornecedores que agreguem valor às suas operações.
Comece dando uma olhada nas seguintes áreas:
- Sua concorrência – O mercado é muito concorrido? Quais são as coisas que os seus concorrentes fazem bem? O que eles estão fazendo mal? Isso cria oportunidades para você?
- Poder do comprador – Você pode conseguir margens de preço e valor graças à reputação da sua empresa? Como você é visto no mercado?
- Poder do fornecedor – Que tipos de fornecedores são bem-sucedidos no mercado? Há alternativas? De onde vêm a inovação e a ruptura?
- Substitutos – Há produtos substitutos disponíveis que representam uma ameaça às suas operações?
- Consumidores – O que os seus clientes finais esperam realmente dos seus produtos? Você está resolvendo as necessidades deles ou há espaço para mais desenvolvimento de produtos?
Como organização de compras, a sua meta definitiva é combinar o seu conhecimento do mercado com a demanda dos seus clientes. Se você não puder fazer essa conexão, terá problemas para criar uma estratégia geral voltada para a geração de valor por meio da melhoria dos seus produtos, em vez da obtenção de materiais mais baratos.
3. Execução de análise de portfólio
A análise de portfólio mapeia aquisições contra uma matriz de custo/riscos e destaca as categorias onde um estilo de gestão mais interativo pode ser apropriado.
Se você quiser saber com que fornecedores deveria tentar construir um relacionamento, quais áreas da sua cadeia de fornecimento podem ser automatizadas ou otimizadas, oportunidades para colaboração com outras organizações, futuros requisitos empresariais e forças de mercado disponíveis, será necessário fazer alguma análise de portfólio.
Gerenciar as atividades de aquisição dessa forma, garante que os recursos sejam concentrados onde terão o maior valor financeiro por meio da sua abordagem da gestão de relacionamento com o fornecedor.
4. Desenvolvimento de custos totais de aquisição
A aquisição de produtos e serviços não diz respeito somente ao preço. Os custos do ciclo de vida total e o seu valor para uma organização precisam ser fatorados antes que o custo verdadeiro possa ser determinado. Pensar mais holisticamente em custos, é uma habilidade importante para profissionais de compras. Uma aquisição pode ser muito boa em termos de preço, mas se o fornecedor não for confiável e tender a atrasos, essa economia logo será anulada.
Antes de escolher, dê um passo para trás, considere todos os fatores contribuintes e baseie a sua decisão no benefício total potencial. Se medir o desempenho e o resultado das aquisições, você será capaz de traçar mudanças em custos com o passar do tempo e detectar quaisquer ineficiências antes de elas tornarem-se um problema importante.
5. Conhecimento e administração de todas as partes interessadas
Frequentemente, os projetos incluem um grupo multidisciplinar de partes interessadas, então as organizações de compras precisam ser capazes de reconhecer e gerenciar com êxito suas diversas necessidades. Uma boa análise de portfólio será realmente útil aqui e você também precisará de boa comunicação e habilidades influenciadoras para lidar efetivamente com partes interessadas internas e externas.
O entendimento dos requisitos dos clientes e das oportunidades disponíveis no mercado é fundamental para todos. Os compradores precisam se envolver com os clientes e com os fornecedores nos primeiros estágios dos projetos, para criarem efetivamente especificações precisas e documentos de compras.
