Responder a uma solicitação de informação e apresentar uma oferta para ganhar um contrato pode ser um processo demorado e caro. Todo o esforço que foi investido torna a perda de uma oportunidade ainda mais decepcionante. Também pode ser difícil entender por que a sua proposta não foi aceita.
Para os compradores, não ter certeza do grau de risco com os fornecedores envolvido é o motivo mais frequente de se escolher determinada resposta.
Oitenta e seis porcento dos diretores de compras pesquisados para elaboração do Relatório de Contratação de Fornecedores Estratégicos e Compras de 2017 da Consero acreditam que os fornecedores subestimam a importância de minimizar os riscos. Demonstrar a pré-qualificação do fornecedor, e comprovar uma proposta de menor risco, proporciona a você uma chance muito maior de fechar contratos.
Se, por um lado, não existe uma fórmula mágica que garanta um resultado de sucesso para cada resposta a uma solicitação de informação, por outro, seguir estas cinco dicas simples pode contribuir bastante para aumentar o seu índice de sucesso:
1) Faças as perguntas certas
Uma pesquisa detalhada faz toda a diferença entre uma proposta comum e uma que atrai a atenção dos compradores. O que os fornecedores acham mais importante é mostrar que entendem o negócio do comprador e suas principais prioridades como parte do processo de solicitação de informação.
Isso varia conforme a região do comprador, o setor e o ambiente regulador. Se você estiver apresentando uma proposta para ganhar contratos com operadoras de serviços públicos e órgãos públicos na União Europeia, precisa conhecer os regulamentos de contratações que entraram em vigor em 2016, que incluem a negociação de termos do contrato. Os compradores latino-americanos no setor de mineração, por outro lado, vão procurar fornecedores que possamajudá-los a reduzir custos, trabalhar com transparência e operar com eficiência.
Você pode demonstrar como os seus produtos, serviços e sua forma de trabalho se encaixam nas operações do comprador, e salientar as vantagens exclusivas do seu produto no processo.
2) Tenha as informações prontamente disponíveis
Montar uma biblioteca de documentos de pré-qualificação com as informações necessárias para responder a uma solicitação de informação não só economiza tempo, mas também garante que só as informações mais pertinentes e mais atualizadas sejam incluídas na resposta.
Com o passar do tempo, você vai montar um banco de documentos frequentemente solicitados pelos compradores e de respostas a perguntas frequentes.
Veja alguns exemplos do que incluir:
• Políticas da empresa (como as de saúde e segurança, responsabilidade social empresarial, proteção de dados e garantia de qualidade)
• Especificações técnicas dos seus produtos e serviços
• Dados do seguro
• Depoimentos, referências e estudos de caso
• Dados de gestão da cadeia de fornecimento
• Cadastros de riscos
• Prova de conformidade (por exemplo, certificados e documentos de registro)
• Modelos para criar novos documentos de propostas
• Exemplos de documentos de propostas bem-sucedidos anteriormente
É fundamental que você reavalie regularmente as informações para ter certeza que continuam adequadas para a finalidade pretendida. Mais uma vez, o que será exatamente necessário dependerá da sua região e do seu setor de interesse. Os compradores de países nórdicos, por exemplo, precisam de garantia substancial quanto ao seu histórico de saúde e segurança, de responsabilidade social empresarial e suas credenciais.
3) Obtenha a garantia de terceiros
Uma das primeiras coisas que os compradores vão procurar é qualquer garantia e certificação que eles tenham. Se você tiver uma pré-qualificação externa ou se tiver sido auditado por uma organização de confiança, é mais provável que os compradores o vejam como um possível parceiro de confiança.
A sua garantia pode incluir qualificações e registros reconhecidos mundialmente ou em países específicos, que nem sempre são obrigatórios. No entanto, qualificações “boas de ter” podem indicar a um comprador um possível risco menor com fornecedores, portanto, pode ser uma boa ideia também ter essas qualificações.
Também é importante se concentrar no seu setor. É disso que se trata as nossas comunidades, oferecer aos fornecedores uma garantia específica do setor para que os compradores tenham sempre uma reserva de fornecedores pré-qualificados, competentes e auditados a escolher.
4) Conheça o seu cliente
Manter-se informado a respeito dos requisitos de conformidade é fundamental para fechar contratos. Você deve começar verificando as necessidades de conformidade do comprador, mesmo se já tiver trabalhado com ele antes, pois as exigências podem mudar. Por exemplo, o governo brasileiro anunciou em julho de 2019 que elaboraria um projeto de lei sobre uma nova legislação de contratos públicos que poderia mudar os requisitos a serem cumpridos por fornecedores que procuram fechar contratos. Atualmente, muitos compradores também esperam que seus fornecedores demonstrem um compromisso com a sustentabilidade e com a redução de emissão de carbono em suas operações.
Acreditamos nas vantagens de ir além dos requisitos de conformidade básicos para se destacar dos concorrentes.
A DHL Industrial Projects, por exemplo, exige a pré-qualificação do fornecedor para demonstrar que tem competências, sistemas e recursos para realizar com segurança o trabalho atribuído. A DHL Industrial Projects usa a Comunidade de Serviços globais da Achilles para avaliar os recursos de saúde e segurança dos fornecedores e, quando necessário, para passar por uma avaliação de auditoria. Isso proporciona à empresa um método rápido e fácil de garantir que os seus objetivos de gestão da cadeia de fornecimento sejam sempre alcançados.
5) Mostre com orgulho as suas conquistas
Os compradores sempre querem saber se os fornecedores com os quais trabalham são confiáveis e têm um histórico de boa reputação.
Uma das formas mais eficazes de demonstrar isso é por meio de referências e depoimentos de contratos anteriores, que podem ser incluídos nos documentos de proposta de preço ou apresentados na respectiva garantia da empresa, incluindo o site e os folhetos do fornecedor.
Os membros da Comunidade Achilles, devidamente validados, têm acesso a um selo de registro e um atestado. Eles podem ser usados para promover a sua condição de pré-qualificado, por exemplo, colocando-os no seu site. Às vezes, até mesmo o menor reforço em relação à sua credibilidade pode ser a diferença entre ganhar e perder ao apresentar uma proposta, portanto, não tenha medo de promover a si mesmo e as suas conquistas.
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