Às vezes, os fornecedores devem passar por auditorias como parte do processo de pré-seleção para uma comunidade da Achilles. Nossas auditorias e métodos de avaliação estão alinhados com os questionários de pré-seleção, para reforçar o processo de validação de dados das áreas de risco das principais cadeias de fornecimento. O âmbito da auditoria em uma empresa varia segundo o perfil da mesma e os requisitos do setor no qual opera.
A finalidade das auditorias é oferecer aos compradores a garantia de que seus fornecedores têm a conformidade, a capacidade e a competência que alegam ter, para ajudá-los a gerir os riscos da cadeia de fornecimento com a devida eficácia.
Porém, com tanta informação para examinar, os fornecedores costumam cometer alguns erros muito comuns durante o procedimento de auditoria. Quais são e como podem ser corrigidos? A seguir, enumeramos os seis erros principais:
1. Falta de preparo
Se é a primeira vez que você passa por uma auditoria, convém se assegurar que sua empresa cumpre com os requisitos dos compradores quanto à visibilidade. Se estiver fazendo uma renovação, você deve agendar a auditoria uns 15 dias antes da data de vencimento da auditoria atual.
Depois de confirmada a data da auditoria, enviaremos instruções para lhe dar uma ideia do que esperar e o que você precisará para se preparar. Talvez a pior coisa que você pode fazer antes de uma auditoria é, precisamente, não ler esses documentos e enfrentar a auditoria sem nenhum tipo de preparo.
Se for assim, é provável que você não passe na auditoria ou obtenha uma avaliação ruim. Portanto, aconselhamos que você leia os documentos de preparo e tente ter toda a documentação à mão, contar com o pessoal relevante e também com um espaço para o auditor, quando chegar o dia.
2. Desconhecimento dos critérios da auditoria
Certifique-se de que entende perfeitamente as perguntas e os critérios da auditoria.
Se não souber exatamente que provas você precisa preparar para demonstrar a conformidade da empresa com os critérios de avaliação, você estará desperdiçando seu tempo e recursos, além de se arriscar a que a empresa não passe na auditoria ou obtenha uma avaliação ruim.
Na auditoria, você deverá fornecer informações sobre qualquer coisa, dos sistemas de gestão de saúde e segurança até os contratos de responsabilidade civil, passando por qualquer outra área, como os sistemas meio ambientais ou a forma como sua empresa gere o impacto no meio ambiente.
Se não tiver certeza sobre aspecto, não deixe de entrar em contato com nossa equipe para qualquer esclarecimento que achar necessário.
3. Ser acomodado
Pode haver empresas que achem que não precisam de auditorias e que os resultados da avaliação não têm muita importância. Nada mais longe da verdade.
Como fornecedor, é fundamental que possa demonstrar que você é quem diz ser e que sua empresa implementou ativamente seus sistemas de gestão, de acordo com a informação introduzida no questionário de pré-seleção.
Se isto não ficar claro, os compradores não estarão seguros, pois a reputação da sua empresa estará em jogo.
Os próprios fornecedores não devem se contentar facilmente com suas avaliações, já que os compradores ficam sabendo dos resultados das auditorias e das melhorias realizadas. Por exemplo: a empresa Anglian Water definiu uma série de objetivos conjuntos de melhoria para fornecedores que operavam dentro das normas do AMP5 MEICA, pois observaram que as avaliações de alguns fornecedores eram mais baixas do que o esperado, enquanto outros haviam alcançado um nível estável. É importante que os fornecedores sejam proativos em uma auditoria. Os compradores agradecerão.
4. Não dispor das informações ou das pessoas adequadas
É fundamental que os fornecedores contem com as pessoas apropriadas, que possam responder às perguntas relacionadas à auditoria e sejam capazes de apresentar os comprovantes oportunidades no dia do procedimento.
Neste dia, se não puder encontrar os documentos necessários, ou se a comunicação interna for deficitária, pode ter certeza de que o dia parecerá interminável. Os documentos a serem apresentados devem estar à mão no período prévio à auditoria em si e devem também estar atualizados e disponíveis durante todo o ano. Só assim você terá certeza de que são apropriados para sua oferta de serviços.
Você tem todos os documentos necessários disponíveis, como os procedimentos documentados que descrevem os planos detalhadamente? Este pode ser precisamente um dos seus pontos fracos e, por isso, pode valer a pena comprová-lo. Tente ter todos os documentos localizados assim que possível, antes do dia em que se realizará a auditoria.
Isso é igualmente válido para os códigos de produtos. Certifique-se de que os códigos dos seus produtos são apropriados e que se correspondem aos produtos e serviços realmente oferecidos.
5. Não reconhecer os benefícios de um processo de auditoria
O fato de que toda a informação validada durante os processos de pré-seleção e de auditoria depois seja disponibilizada aos compradores do seu setor apresenta inúmeras vantagens:
•A oportunidade de dar visibilidade à sua empresa e fazer ofertas a compradores com os quais você normalmente não teria a chance de trabalhar.
• Demostrar aos compradores que sua empresa é confiável que não colocará em risco sua própria reputação.
• Demostrar que conhece os requisitos do setor e que é capaz de oferecer um alto desempenho e capacidade de melhoria constante.
Nossas auditorias são altamente respeitadas no mundo da gestão das cadeias de fornecimento; por isso, contar com essa validação no seu histórico poderia impulsionar seu perfil comercial.
6. Pensar que a única coisa que importa é a lei
Também é importante lembrar que, no tocante às auditorias, a lei não é tudo o que importa.
É preciso satisfazer os requisitos de todas as partes do protocolo da auditoria, quer sejam questões legais ou simplesmente estipuladas por um comprador membro da comunidade.
Dependendo da comunidade da qual quer participar, o setor pode exigir requisitos adicionais aos seus fornecedores que sua empresa deverá cumprir.
Quanto mais você leva a sério o preparo para a auditoria, mais possibilidades sua empresa terá de prosperar.
