As regulamentações e os padrões de qualidade exigem controle sobre trabalhadores e recursos de terceiros que acessam seus locais de trabalho. É extremamente importante saber se os seus fornecedores seguem os padrões vigentes de trabalho, saúde e segurança para reduzir riscos e garantir a conformidade.
Reunimos as perguntas mais frequentes sobre a ferramenta Controlar para a gestão de fornecedores que podem ser úteis:
Quais são as vantagens de terceirizar o sistema de gestão de fornecedores?
A terceirização da gestão de fornecedores é uma oportunidade de reduzir custos e delegar a uma empresa especializada toda a gestão de revisão e controle de documentação, avisos de vencimento e admissão de empresas, seu pessoal, equipamentos e máquinas, aumentando a eficiência e possibilitando o uso de recursos internos nas principais atividades comerciais.
O que é a ferramenta Controlar da Achilles?
Controlar é a solução da Achilles para coletar informações sobre terceiros e controlar o acesso deles às suas instalações. Com essa ferramenta integrada, é possível ter todas as informações necessárias em um só lugar, incluindo dados sobre o pessoal, como treinamentos, certificações, informações sobre pagamentos e contratos, além de informações sobre os equipamentos e as máquinas usadas pelos fornecedores, seus registros de manutenção e seguros. A ferramenta Controlar oferece informações confiáveis, que foram validadas por uma equipe de especialistas em saúde e segurança da Achilles.
Como funciona o processo de aprovação de acesso à Controlar da Achilles?
- O usuário seleciona o prestador de serviços ou os fornecedores que supervisionará.
- A Achilles entra em contato com o prestador de serviços e solicita as informações correspondentes.
- O prestador de serviços fornece as informações necessárias, que são validadas pela Achilles.
- Depois de aprovada ou rejeitada a documentação, o usuário da Controlar pode visualizar as informações do prestador de serviços ou fornecedor e gerenciar seu acesso.
Quais são os documentos geralmente coletados?
- Treinamentos de saúde e segurança
- Certificações, licenças e qualificações dos trabalhadores
- Recebimento de EPIs
- Pagamentos de previdência social
- Seguros relacionados a empresas, trabalhadores e equipamentos
- Registro de manutenção de equipamentos e veículos
- Informações relacionadas à prevenção de riscos relacionados
- Informação de contratos
O que mudou com a pandemia? Que requisitos adicionais são geralmente solicitados aos fornecedores?
Demos mais ênfase à saúde da equipe e à adoção de medidas adequadas para reduzir os riscos de contágio. Veja abaixo alguns dos protocolos incluídos para preservar a saúde no trabalho, de acordo com as recomendações da Organização Mundial da Saúde:
- Realização de testes de PCR antes de aprovar o fornecedor como funcionário
- Controle diário de temperatura na entrada
- Capacidade máxima limitada nos escritórios e fábricas, sinalização de distanciamento nas entradas dos vestiários e refeitórios
- Separação com divisórias para diferentes áreas de trabalho
- Higienização diária das oficinas e escritórios dos fornecedores
- Disponibilização de solução desinfetante para equipamentos e mãos, panos, luvas e EPIs
O que podemos esperar da ferramenta Controlar da Achilles?
Com a ferramenta, é possível gerenciar informações de recursos de terceiros com eficiência, incluindo:
Ferramentas de aprovação
- Controle de acesso
- Validação de documentos específicos
- Os usuários com permissões adequadas podem atualizar o status dos recursos
Alertas de fornecedores
E-mails do sistema para:
- Convidar fornecedores
- Notificar sobre documentos vencidos
- Acessar e baixar documentos
- Notificar sobre documentos rejeitados
Relatórios
- Acessar e baixar os documentos dos fornecedores
- Baixar relatórios em Excel, PDF e Word
Integração de sistemas
Trocar informações do fornecedor com:
- Cartões inteligentes
- Impressão digital
- Software de ERP
Gerenciar usuários.
- Atribuir diferentes níveis de permissão aos usuários internos (visualizar, validar, aprovar)
- Adicionar usuários ilimitados
Como o Controlar se destaca em relação às outras ferramentas de coordenação de atividades empresariais?
- A ferramenta Controlar oferece flexibilidade e escalabilidade, podendo ser adaptada às necessidades e aos requisitos específicos da sua empresa.
- Ela pode ser configurada para cada cliente de acordo com o setor, as necessidades e a organização interna.
- É uma ferramenta multilíngue adaptada para gerenciar fornecedores de todo o mundo.
- Envia avisos e notificações em tempo real e comunicados de alerta sobre assuntos específicos.
- Adapta-se visualmente à imagem de marca (Branding) da sua empresa.
- Oferece a possibilidade de emissão de cartões de acesso com código QR
- Garante integração e compatibilidade com outros sistemas de TI e gestão.
Com a ferramenta CAE Controlar, a Achilles ajuda os clientes no controle de fornecedores há mais de 10 anos. Atualmente, gerenciamos mais de 30 mil contratos somente no sul da Europa e mais de 3 mil na América Latina, reduzindo o risco nas instalações de nossos clientes. Entre em contato se quiser uma demonstração do Controlar.
