Leverandørkjeder er avhengig av tilliten de får ved hjelp av ekstern forsikring og bakgrunnsjekker. Men datavalidering som ikke er implementert på riktig måte, kan få betydelige følger for en bedrifts ytelse og omdømme.
Badger Sportswear er en av de største leverandørene av sportstøy i USA. I 2019 annonserte selskapet at de skulle avslutte samarbeidet med en av sine viktigste leverandører, på grunn av påstander om at produktene deres ble produsert av en form for moderne slaveri i kinesiske interneringsanlegg. Badger brukte WRAP (Worldwide Responsible Accredited Production), en selvstendig, ideell organisasjon, til å sertifisere at leverandørene fulgte de etiske retningslinjene deres. Men dokumentasjonen som den kinesiske leverandøren hadde gitt WRAP, var ikke nøyaktig eller uavhengig kontrollert.
Badger Sportswear trodde de hadde gjort alt rett, men endte likevel opp med å måtte håndtere forstyrrelser i leverandørkjeden og ødeleggende publisitet. Så hva kan innkjøpere gjøre for å sørge for at den forsikringen de er avhengig av, er til å stole på, og hva bør de gjøre hvis de havner i samme situasjon som Badger?
Få den forsikringen du trenger
Situasjonen Badger befant seg i, belyser en viktig forretningsrisiko: Noen ganger er ikke selskaper som signerer en kontrakt, så åpne som de bør være. Det er derfor revisjoner fra en andrepart er så viktig.
Revisjoner fra andreparter er en viktig måte for selskaper å vurdere leverandørkjedene på opp mot kravene selskapet stiller, og sørge for at hver leverandør bruker de standardene de sier de bruker. Med dataene fra disse revisjonene kan innkjøpere forbedre bedriftsprosessene sine og øke effektiviteten, redusere risiko samt sørge for at de ikke er en del av ting som moderne slaveri i leverandørkjeder.
Men det er vanskelig å velge en leverandør av andrepartsforsikringer. Det finnes utallige selskaper der ute, som alle har sine egne individuelle kontroller og disipliner, og det finnes ingen formelle mekanismer som kan godkjenne dem. Innkjøpere må sørge for at de utfører en selskapsgjennomgang, da det kan få store følger hvis datavalideringen ikke godkjennes.
Her er noen av de viktigste faktorene som må vurderes:
Tilnærmingen til data
Generering, analysering og lagring av store datamengder er nødvendig for å forsikre leverandørkjeder. Administrering av disse dataene er en viktig del av forsikringsprosessen.
Hos Achilles har vi en ISO 21001-sertifiering for å sikre at vi har den høyeste standarden for administrering av informasjonssikkerhet. Vi følger en tydelig tilnærmingsmetode for administrering av sensitiv selskapsinformasjon, slik at den alltid er sikker.
Tilnærmingen til revisjoner
Med leverandørrevisjoner kan innkjøpere føle seg trygge på at de arbeider med de rette leverandørene, samt forbedre prosessene sine, bli mer konkurransedyktige og forbedre troverdigheten sin. Selv om du tror at leverandørene følger de etiske retningslinjene dine, kan en revisjon vise at de ikke oppfyller disse på alle områder. Elimineringen av moderne slaveri i leverandørkjeder er avhengig av leverandørrevisjoner.
Revisjonspartneren din må vise at vedkommende har ekspertisen, spesialkunnskapen og den dokumenterte tilnærmingsmetoden til samsvar som er nødvendig.
De ulike forsikringsnivåene
Det finnes ikke bare én fasit for leverandørrevisjoner. Vi baserer datavalideringen på risikonivået en selvstendig leverandør utgjør for en innkjøper. Noen leverandører trenger bare å fylle ut et spørreskjema, mens andre må gå gjennom en omfattende intern revisjon. Vi må sikre at vi kategoriserer leverandører på riktig måte, og bruker en tydelig og definert risikomatrise for å ta i bruk en slik tilpasset tilnærmingsmetode. Bygg- og anleggsselskaper er for eksempel mer utsatt for noen former for moderne slaveri enn andre bransjer.
Innkjøpere må granske forsikringsleverandørene sine for å være sikre på resultatene. Hvis leverandørkjeden er kompleks, må du ha en forsikring som tillater at alle parter kan samarbeide og vite at hver part har de riktige egenskapene.
En slik forsikringssvikt som den Badger opplevde, kan være ødeleggende, men den trenger ikke å være ruinerende. Innkjøpere må handle raskt og besluttsomt for å begrense skaden.
Håndtere en forsikringsfeil
Det å miste tilliten til innkjøperne kan være katastrofalt for leverandører. En forsikringsfeil kan føre til tap av inntekter og salg samt vedvarende skade på bedriftens rykte, men dette trenger ikke å være utfallet hvis leverandøren utfører de riktige trinnene.
Dette må leverandøren gjøre:
• Anerkjenne hva som gikk galt – hjelp alle i leverandørkjeden til å forstå hva som gikk galt, og hvordan det kan påvirke dem.
• Ta en pause – hvis du tar en midlertidig pause fra de aktivitetene det er snakk om, får du rom til å finne ut hva neste steg er.
• Undersøk grundig – hvis du klarer å finne ut så mye som mulig om det som har skjedd, blir det enklere å forhindre at det skjer igjen. Denne prosessen kan ta lenger tid enn det du er forberedt på, men den bør aldri forhastes.
• Vær så åpen som mulig – resultatene av granskningen må deles med de relevante partene, og bør vise hvordan dere håndterte problemet samt kontrollene og retningslinjene som er tatt i bruk.
Forsikring fra andreparter er en viktig del av å opprette og opprettholde effektive, åpne og produktive leverandørkjeder. Dette er også noe som trenger en definert prosess, beviselig ekspertise, tydelig ansvar og etiske retningslinjer for å fungere. Det å finne en forsikringsleverandør med disse ferdighetene er det første trinnet på veien til å stole på leverandørkjeden din.
Be om å bli kontaktet for å lære mer om våre løsninger for leverandørkjeder
