En virksomhet er en sårbar enhet som er utsatt for eksterne krefter, enten de er økonomiske, politiske, teknologiske, sosiokulturelle eller knyttet til miljøet.
Alle disse faktorene har konsekvenser for anskaffelsesprosessen – fra prisforhandlinger og handel til leverandøradministrasjon.
Emma Scott, representasjonssjef i bransjeorganisasjonen Chartered Institute of Purchasing and Supply, sier til rekrutteringsfirmaet Cast UK: «Man er avhengig av prognosemakerne, men man må også ha gode relasjoner med leverandørene slik at leverandørkjedene er smidige nok. Blir man overrasket av ekstreme værforhold, skal man kunne øke forsyningene raskt – og omvendt.»
Det er også viktig å forstå hvordan eksterne faktorer kan påvirke anskaffelsesprosessen.
Det økonomiske miljøet
Det økonomiske miljøet – blant annet økonomiske resultater – betyr enormt mye for hvordan innkjøperne gjennomfører anskaffelser.
For virksomheter er valutasvingninger en av de største økonomiske utfordringene. Kjøper man på riktig tidspunkt, kan investeringsavkastningen være enorm; investerer man på feil tidspunkt, kan man oppleve å tape penger.
Finanspolitikken til Bank of England har også konsekvenser for innkjøpsavdelingene. Den styrer inflasjonen og investoratferden, som i sin tur påvirker kontantstrømmen.
Samtidig kan bankenes utlånsvirksomhet begrense anskaffelsesaktiviteten og legge større vekt på kostnadskutt hvis det blir vanskelig å sikre finansieringen. Og kredittmangel kan ofte gjøre mindre leverandører sårbare og dermed øke risikoen for innkjøperne.
Politiske endringer
Regjeringsskifter, politiske endringer og endringer i den internasjonale politikken kan ha store innvirkninger på hvem innkjøpere gjør forretninger med og hvordan.
Innenlands kan et regjeringsskifte og politiske endringer føre til reguleringsreformer og endringer i bedriftsstøtte og representasjon. Dette påvirker måten selskaper strukturerer leverandørkjeden på, hvilke reguleringer de må overholde med hensyn til ansettelser, skatt, HMS, etikk og kvalitetskontroll, og hvordan de utvikler seg.
På internasjonalt plan kan opphør av relasjoner med leverandørnasjoner ha en massiv innvirkning på handelsdynamikken, mens land som åpner opp for det frie markedet, kan skape nye muligheter og utfordringer. På samme måte kan regjeringsskifter eller politiske endringer i utlandet skape utfordringer med hensyn til krav til overholdelse, økonomi og leverandørstyring, for ikke å snakke om forstyrrelser i leverandørkjeden ved politisk kollaps, oppløsning eller opprør.
Innkjøpsavdelingene må holde seg orientert om den globale politikken og handle raskt for å minimere risikoen og utnytte mulighetene best mulig.
Teknologiske fremskritt
Det teknologiske landskapet er hele tiden i endring, og dagens kunder forventer at virksomhetene opererer raskere, er mer digitale og følgelig tilbyr dem det siste nye.
Organisasjonene må holde seg à jour med de teknologiske endringene og måten endringene påvirker virksomheten på. Teknologien har stor innvirkning på anskaffelsene – fra produktene og tjenestene som tilbys, til måten innkjøperne samarbeider med leverandørene på.
Sosiokulturelle endringer
KPMG hevder at virksomheter som overser sosiokulturelle faktorer, gjør det på eget ansvar. Innkjøpsavdelingene må forstå hvordan sosiale og kulturelle faktorer påvirker kundenes atferd og forventninger.
Miljømessige svingninger
Miljøet utgjør leverandørkjedenes største utfordring. Enten det er snakk om ressursmangel eller naturkatastrofer, er innkjøpsavdelingene prisgitt miljøet.
I 2013 fant Carbon Disclosure Project ut at 70 prosent av virksomhetene tror at klimaendringene har potensial til å påvirke inntektene deres betydelig.
Organisasjonene er oppmerksom på truslene, og naturkatastrofer i den senere tid har vist hvordan unormale hendelser kan ødelegge leverandørkjeden.
Innkjøpsavdelingene må planlegge fremover for å styre ressursmangelen og spre leverandørene utover, og slik minimere forstyrrelsene dersom det skulle inntreffe en naturkatastrofe. Det er tilrådelig å unngå høyrisikosoner.
FM Global Resilience Index for 2014 pekte nylig ut Den dominikanske republikk, Bolivia og Venezuela som tre av de mest risikofylte landene for leverandørkjeder. Alle disse nasjonene er utsatt for naturkatastrofer og er preget av politisk risiko og økonomisk ustabilitet.
Få kontroll på eksterne faktorer
Innkjøpere må ta høyde for det eksterne miljøet når de utarbeider innkjøpsstrategier, slik at de kan komme risikoen i forkjøpet.
Leverandørstyring spiller i så måte en stor rolle og gjør det mulig for virksomhetene å skape en leverandørkjede som består av kvalifiserte leverandører, og overvåke i hvilken grad de er eksponert for trusler.
Dette gjør det mulig for innkjøpsavdelingene å handle og tilpasse seg det eksterne miljøet.