Et selskaps suksess står og faller på de ansatte. Man kan ikke drive virksomhet uten dem, så det er avgjørende å sørge for at de er trygge. Men selv om virksomheten er avhengig av medarbeiderne, er den også avhengig av leverandørene. Det er viktig å ta i betraktning leverandørenes syn på styringssystemer, inkludert helse- og sikkerhetssystemer, da dette til syvende og sist påvirker leveringen av tjenester og produkter til deres virksomhet.
Og hva med tjenestene leverandørenes medarbeidere leverer når de besøker selskapet deres? Vet de for eksempel akkurat hva de skal gjøre på stedet, og følger de helse- og sikkerhetsreglene som gjelder deres egne ansatte?
Ulike beskyttelsesnivåer skal bidra til å forebygge helse- og sikkerhetsrisiko for virksomheter og medarbeidere – fra statlig lovgivning til anbefalinger om beste praksis. Disse skal sikre at dere iverksetter de nødvendige tiltakene.
Lovgivning – minimumskrav
I henhold til britiske Health and Safety at Work Act 1974 og Management of Health and Safety at Work Regulations har alle rett til å bli beskyttet mot arbeidsrelatert risiko. Dette betyr at arbeidsgivere plikter å sikre, så langt det med rimelighet lar seg gjennomføre, helsen, sikkerheten og velferden til ansatte og ikke-ansatte (som besøkende og forbipasserende).
Dette er de pliktene som virksomheter minimum må oppfylle i lovens øyne, men enkelte bransjer er strengere, og da må virksomhetene være oppmerksom på andre ting.
Områder med spesiell risiko
Selv om helse- og sikkerhetslover vanligvis gjelder alle, omfattes enkelte bransjer som antas å være særlig risikoutsatte, som bygg og anlegg, landbruk, produksjon og jernbane, også av ekstra reguleringer for å beskytte arbeidstakerne som jobber der.
Det er viktig at du og alle de ansatte er klar over de spesielle reglene og bestemmelsene som gjelder i deres bransje – og hvilken rolle de spiller.
Selv om for eksempel bygg- og anleggsbransjen bare består av 5 prosent av arbeidstakerne i Storbritannia, viser HMS-tallene at den er ansvarlig for 31 prosent av de dødelige skadene som påføres arbeidstakere, og for 10 prosent av rapporterte større/spesifikke skader. Derfor er denne bransjen underlagt særlig streng lovgivning, inkludert Construction (Design and Management) Regulations 2007 samt Workplace (Health, Safety and Welfare) Regulations 1992 og Management of Health and Safety at Work Regulations 1999.
Redusere risikoen
Virksomheter må få på plass ordninger for å sikre trygge arbeidsprosedyrer, inkludert strenge risikovurderinger for å identifisere farer og iverksette kontrolltiltak.
Det handler imidlertid ikke bare om de ansatte som kommer på jobb hver dag. Eiere må også ta i betraktning leverandørene og deres organisasjoner. Hvordan opptrer de, og har de relevante prosedyrer på plass? Og når spesifikke retningslinjer er innført, kan dere da være sikre på at de faktisk følges og ikke bare leses og ignoreres?
Det er først og fremst opp til arbeidsgivere å bekrefte at dette er tilfelle, og at ingen tar snarveier. Skulle det oppstå en skade eller et dødsfall, kan nemlig straffene og omdømmeskaden være alvorlige.
Derfor er det en god idé å samarbeide med leverandørene for å sikre at loven overholdes til punkt og prikke, men med minimalt dobbeltarbeid.
Det er her revisjonene kommer inn i bildet
Det er viktig for innkjøpsorganisasjoner å velge trygge og ansvarlige leverandører fra begynnelsen, samtidig som de legger ut anbud og søker etter kontrakter under anskaffelsesprosessen. Ved at attester og referanser valideres før eventuelle avtaler inngås, får leverandørene sjansen til å vise potensielle innkjøpere at de trygt kan gjøre forretninger med dem.
Men innkjøperne bør også gjøre en innsats for å sjekke at leverandørene fortsetter å overholde lovgivningen, og at leverandørenes påstander under anskaffelsesprosessen er en sant uttrykk for hva de faktisk gjør – måneder og år fremover i tid.
En virksomhet har selv ansvar for å overholde alle lover og bestemmelser, og må sørge for at den er en ansvarlig arbeidsgiver som gjør en ekstra innsats for å ivareta de ansatte. Dere har imidlertid også ansvar for å sikre at leverandørene opprettholder de samme standardene, for å forebygge at selskapets moralske og etiske verdier utsettes for risiko.
Heldigvis trenger ikke dette være en tidkrevende og slitsom prosess, da selskapet raskt og enkelt kan utføre bakgrunnssjekk, sporing og overvåking av leverandører med Achilles’ revisjonstjenester.
Med grundige vurderinger på stedet og skrivebordsvurderinger av leverandørens styringssystemer validerer vi detaljert leverandørinformasjon og bidrar til å forbedre leverandørenes prestasjoner. Revisjonsmodellen vår, som er fleksibel og reflekterer leverandørorganisasjonens størrelse og betydning, gir dere pålitelige og uavhengig verifiserte leverandørdata.