Leverandører som ønsker å bli medlem i et Achilles-nettverk, må ofte gjennom en revisjon som ledd i kvalifiseringsprosessen.
Revisjonene og vurderingene er i tråd med kvalifiseringsspørreskjemaene og skal bidra til å styrke valideringen av data som gjelder viktige risikoområder i leverandørkjeden. Omfanget av revisjonen varierer etter selskapets profil og kravene i den aktuelle bransjen.
Revisjonene er utformet slik at innkjøperne kan være trygge på at leverandørene er like lovlydige og kompetente som de hevder å være, så de får hjelp til å styre risikoen i leverandørkjeden på en effektiv måte.
Men gitt den store mengden informasjon som granskes, hva er de vanligste feilene leverandørene gjør under en revisjon? Og hvordan kan disse håndteres? Her er vår liste over de seks hyppigste feilene:
1. Manglende forberedelser
Hvis revisjoner er ukjent terreng, bør du bestille revisjonen så snart som mulig for å sikre at du og selskapet oppfyller alle kravene. Slik sørger dere for å bli synlige når innkjøperne søker etter leverandører. Hvis du tilhører dem som skal fornye medlemskapet, må du sørge for å bestille revisjonen cirka 15 dager før utløpsdato for din nåværende revisjon.
Når revisjonsdatoen er bekreftet, sender vi deg veiledning for å gi deg en idé om hva du kan forvente, og hva du selv må forberede til revisjonen.
Noe av det verste du kan gjøre i forkant av en revisjon, er å la være å lese gjennom disse dokumentene, slik at du ikke er forberedt på det som venter. Dette øker også sannsynligheten for at selskapet ikke består eller får en lav poengsum. Så les gjennom forberedelsesdokumentene og sørg for at alt er på plass på revisjonsdagen: dokumentasjon, relevante medarbeidere og plass til revisoren.
2. Misforståtte revisjonskriterier
Du må passe på at du har en god forståelse av revisjonsspørsmålene og -kriteriene.
Hvis du ikke vet akkurat hvilke dokumenter du må finne frem for å dokumentere at selskapet overholder ulike krav og forskrifter, kaster du bort tid og ressurser. I tillegg kan du risikere at selskapet faktisk ikke består revisjonen eller får en lav poengsum.
Under revisjonen må du gi informasjon om alt fra selskapets helse- og sikkerhetsstyringssystemer og samfunnsansvarsordninger til miljøsystemer og håndteringen av selskapets miljøpåvirkning.
Hvis det er noe du er usikker på, er du velkommen til å kontakte et av teammedlemmene våre for å få råd eller avklaringer – det er det vi er her for!
3. Selvtilfredshet
Noen virksomheter tenker kanskje at de ikke trenger å bli revidert, og at resultatene av vurderinger egentlig ikke betyr noe. De kan ikke ta mer feil.
Som leverandør er det viktig at du kan bevise at du er den du sier at du er, og at selskapet ditt aktivt har implementert styringssystemene i tråd med informasjonen i kvalifiseringsspørreskjemaet.
Hvis dette ikke går klart frem, vil innkjøperne kreve å få vite mer, da de står i fare for å risikere virksomhetens omdømme.
Leverandørene bør heller ikke slå seg til ro med poengsummen de får. Innkjøperne følger nemlig nøye med på revisjonsresultater og forbedringer. Anglian Water satte for eksempel felles forbedringsmål for leverandører som jobbet innenfor AMP5 MEICA-rammeverket, da de oppdaget at noen av leverandørene hadde svakere poengsum enn forventet, mens andre så ut til å ha stabilisert seg på et visst nivå. Det er viktig for leverandørene å være proaktive når det gjelder revisjoner – det er noe innkjøperne setter pris på.
4. Manglende tilgjengelighet av informasjon eller medarbeidere på revisjonsdagen
Det er viktig at leverandørene passer på at alle de rette medarbeiderne er tilgjengelige for å svare på spørsmål om revisjonen, og at nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig for revisoren på revisjonsdagen.
Hvis du ikke er i stand til å finne spesifikke dokumenter på revisjonsdagen, eller hvis det skorter på intern kommunikasjon slik at ikke alle har oversikt over hva som skjer, vil det bli en lang dag for alle de berørte.
Det er imidlertid ikke bare i tiden frem mot revisjonen at du trenger å passe på at du har all denne informasjonen for hånden. Du bør holde dokumentene oppdatert året rundt, slik at de er relevante for omfanget av tjenestene dere leverer.
Hvis du er usikker på hvor et bestemt dokument befinner seg – og dette gjelder ikke bare rett før en revisjon – bør du prøve å lokalisere det, slik at du er så godt forberedt som mulig når revisjonsdagen faktisk kommer. Og har du alle nødvendige dokumenter, som dokumenterte prosedyrer for planer, tilgjengelig? Det er verdt å avdekke eventuelle svake punkt.
Det samme gjelder produktkoder. Pass på at produktkodene du har valgt, er riktige og gjenspeiler produktene og tjenestene du tilbyr.
5. Manglende anerkjennelse av fordelene ved revisjonsprosessen
Siden all informasjonen som valideres under kvalifiserings- og revisjonsprosessen, senere gjøres tilgjengelig for innkjøpere i bransjen, kan dette gi selskapet flere fordeler. Dere får blant annet muligheten til:
• å legge inn anbud hos innkjøpere dere normalt ikke ville ha sjansen til å samarbeide med
• å vise innkjøpere at dere er et velansett selskap som ikke setter deres eget omdømme i fare
• å vise en forståelse for bransjekravene som fremmer høy ytelse og kontinuerlige forbedringer
Revisjonene våre er høyt respekterte blant dem som driver med leverandørkjedestyring, så denne valideringen kan bidra til å styrke virksomhetens profil.
6. Forestillingen om at det bare er loven som er viktig
Det er også viktig å huske at det ikke bare er lovgivningen som er viktig når det gjelder revisjonsprosessen.
Selskapet må overholde alle deler av revisjonsprotokollen, uavhengig av om de er en del av lovgivningen, eller om de er fastsatt av innkjøpermedlemmene i bransjenettverket.
Alt etter hvilket nettverk du søker om å bli medlem i, kan bransjen ha fastsatt ekstra krav som leverandørene er pålagt å oppfylle.
Ved å ta revisjonsforberedelsene på alvor er det større sannsynlighet for at dere vil oppleve vekst.
