Å svare på en informasjonsforespørsel, eller RFI (Request for Information), og by på en kontrakt kan være en lang og kostbar prosess. Alt arbeidet man legger ned, gjør at det er svært skuffende å ikke nå opp. Det kan dessuten være vanskelig å forstå hvorfor man ikke når opp.
Grunnen til at innkjøpere velger ett svar fremfor et annet, er som oftest at de er usikre på graden av leverandørrisiko og om leverandøren oppfyller kravene i informasjonsforespørselen.
86% av innkjøpssjefene som deltok i Conseros undersøkelse Procurement and Strategic Sourcing Report i 2017, mener at leverandører undervurderer betydningen av å minimere risiko. Hvis organisasjonen har gjennomgått en leverandørkvalifisering og kan vise til faktorer som innebærer en lavere risiko, er sjansene for å vinne kontrakter mye større.
Det finnes ingen magisk formel som garanterer at RFI-svaret vil gi et vellykket resultat, men sjansene for å lykkes øker hvis dere følger disse fem enkle tipsene:
1) Still de rette spørsmålene.
Grundige undersøkelser er den store forskjellen mellom et gjennomsnittlig anbud og et som får innkjøperne til å rette seg opp og reagere. Det viktigste er at leverandørene viser forståelse for innkjøperens virksomhet og hva som utgjør innkjøperens viktigste prioriteringer i RFI-prosessen.
Dette varierer etter innkjøperens region, sektor og rammebetingelser. Hvis dere byr på kontrakter fra offentlige forsyningsvirksomheter og offentlige myndigheter i EU, må dere være oppmerksom på EUs anskaffelsesregelverk som trådte i kraft i 2016, og som omfatter forhandlinger av kontraktsvilkår. Latinamerikanske innkjøpere i gruveindustrien vil på sin side være ute etter leverandører som kan hjelpe dem med å redusere kostnader, arbeide på en gjennomsiktig måte og fremme effektiviteten.
Dere kan da demonstrere hvordan produktene, tjenestene og arbeidsmetodene passer med innkjøperens egen drift, og fremheve organisasjonens unike salgsargumenter i prosessen.
2) Ha informasjonen tilgjengelig.
Ved å bygge opp et bibliotek med kvalifiseringsdokumenter som inneholder informasjonen som er nødvendig for å svare på en RFI, sparer dere ikke bare tid, men dere sørger også for at svaret inneholder den mest relevante og oppdaterte informasjonen.
Over tid vil dere bygge opp et bibliotek med dokumenter som ofte etterspørres av innkjøpere, og som gir svar på spørsmål som går igjen.
Her er noen eksempler på hva biblioteket kan inneholde:
• selskapets retningslinjer (om for eksempel helse og sikkerhet, samfunnsansvar, datavern og kvalitetssikring)
• tekniske spesifikasjoner for produkter og tjenester
• forsikringsopplysninger
• anbefalinger, referanser og casestudier
• opplysninger om styring av leverandørkjeden
• risikoregistre
• dokumentasjon på etterlevelse (f.eks. sertifikater og registreringsdokumenter)
• maler for å opprette nye anbudsdokumenter
• eksempler på tidligere vellykkede anbudsdokumenter
Det er viktig at dere går gjennom informasjonen regelmessig for å sørge for at den hele tiden er formålstjenlig. Og akkurat hva som trengs, vil som sagt avhenge av regionen og den aktuelle sektoren. Innkjøpere fra Norden vil for eksempel ha behov for omfattende dokumentasjon om referanser og praksis når det gjelder helse og sikkerhet og samfunnsansvar.
3) Få bekreftelser fra tredjepart.
Noe av det første innkjøpere vil se etter, er hvilke bekreftelser og akkrediteringer leverandørene kan vise til. Hvis dere har en ekstern kvalifisering, eller hvis dere har blitt revidert av en troverdig organisasjon, er det større sjanse for at innkjøpere vil anse dere som en potensiell partner.
Bekreftelsene kan omfatte landsspesifikke eller globalt anerkjente kvalifikasjoner og registreringer, som ikke alltid er obligatoriske. Kjekt-å-ha-kvalifikasjoner kan imidlertid være et tegn på at den potensielle leverandørrisikoen er lavere, så det kan være en god idé å ha disse også.
Det er også viktig å vektlegge bransjen. Det er dette nettverkene våre handler om. De gir leverandørene bransjespesifikk bekreftelse, slik at innkjøperne alltid har et utvalg av kvalifiserte, kompetente og reviderte leverandører å velge mellom.
4) Kjenn kunden.
Skal man vinne kontrakter, er det viktig at man oppfyller alle kravene til etterlevelse av lover og regler. Dere bør begynne med å finne ut hvilke lover og regler innkjøperen har behov for at dere oppfyller – også dersom dere har jobbet med dem tidligere, da kravene kan forandre seg. I juli 2019 annonserte for eksempel den brasilianske regjeringen at den ville lage et utkast til ny lovgivning om offentlige anskaffelser. Denne lovgivningen kan endre kravene til leverandører som ønsker å vinne kontrakter. Mange innkjøpere ønsker også at leverandørene skal vise at de er opptatt av bærekraft og karbonreduksjon i driften.
Vi tror det er en fordel å strekke seg lenger enn de grunnleggende kravene til etterlevelse for å skille seg ut fra konkurrentene.
DHL Industrial Projects krever for eksempel at leverandørene er kvalifisert av et kvalifiseringssystem som viser at de har kompetanse, systemer og ressurser til å gjennomføre det tildelte arbeidet på en sikker måte. DHL Industrial Projects bruker Achilles’ nettverk for globale tjenester til å evaluere en leverandørs kapasitet innenfor helse og sikkerhet og gjennomfører om nødvendig en revisjon. Dermed har selskapet en rask og enkel metode som sikrer at målene for styringen av leverandørkjeden alltid blir oppfylt.
5) Snakk høyt om det dere har oppnådd.
Innkjøpere er alltid interessert i å vite at leverandørene de samarbeider med, er pålitelige og har en god merittliste.
Dette kan effektivt oppnås ved hjelp av referanser og anbefalinger fra tidligere prosjekter, som enten kan inngå i anbudsdokumentene eller vises i markedsføringsmateriellet til det aktuelle selskapet, deriblant nettsted og brosjyrer.
Achilles’ nettverksmedlemmer, som er godkjent, har tilgang til et registreringsstempel og sertifikat. Disse kan brukes til å fremme statusen som kvalifisert, for eksempel ved å legge dem ut på nettstedet. Noen ganger kan selv et lite løft av troverdigheten utgjøre forskjellen mellom å vinne og tape et anbud, så ikke vær redd for å reklamere for organisasjonen og det den har oppnådd.
Les mer om tjenestene og nettverkene våre her.