Anskaffelsesprosessen kan virke kompleks og vanskelig for den uinnvidde.
De grunnleggende anskaffelsesprinsippene hjelper selskaper med å redusere risikoen for svikt i leverandørkjeden. For innkjøpere kan manglende overholdelse av disse prinsippene forårsake en lang rekke problemer – fra helse- og sikkerhetsproblemer og omdømmeskade til søksmål for ikke å ha sørget for at leverandørene følger loven.
Anskaffelser er så mye mer enn å kjøpe. Det handler om måten selskaper driver virksomhet på, og hvem de gjør forretninger med. Uten god oversikt og en strategi kan et selskap raskt bli utsatt for forsinkelser, raskt økende kostnader og svekket produktkvalitet.
I tillegg til et komplett program med kurs har vi satt sammen en nybegynnerguide til anskaffelser – den gir deg verktøyene du trenger for å hjelpe selskapet med å utnytte nye muligheter og vokse.
1. Forstå kostnadsdataene
Kan selskapet identifisere hva som utgjør organisasjonens kritiske masse med påvirkbare kostnader?
En av de største vanskelighetene med anskaffelser er at kostnadsdataene ofte kan være uriktige, eller så er de rett og slett ikke synlige og krever dermed gransking og opprydding. Problemet kompliseres av det faktum at kostnadsdata vanligvis kommer fra flere kilder, for eksempel leverandørgjelddata, e-anskaffelsessystemer, kontraktstyringssystemer og leverandørstyringssystemer.
Et avgjørende utgangspunkt er å sikre at alle kilder inngår i kostnadsdataene, og at du er trygg på at dataene er pålitelige.
Omfattende kostnadsanalyse er umulig uten styrte, rene og nøyaktige kostnadsdata. Så enkelt er det. Det er fundamentet for anskaffelsesstrategien og -planleggingen.
2. Forstå markedet
Hvert eneste marked har sin egen dynamikk, sin egen leverandørbase og sin egen risiko. Hvis du effektivt skal kunne velge leverandører som tilfører virksomheten verdi, må du ha en dyptgående forståelse for markedet du opererer i.
Begynn med å ta en titt på følgende områder:
- Konkurrentene dine – Hvor fullt er markedet? Hva er konkurrentene dine gode på? Hva er de dårlige på? Skaper dette muligheter for dere?
- Innkjøpernes styrker – Kan dere oppnå spillerom med hensyn til pris og verdi takket være organisasjonens omdømme? Hvordan blir dere oppfattet i markedet?
- Leverandørenes styrker – Hvilke typer leverandører lykkes i markedet? Finnes det alternativer? Hvor kommer innovasjon og disrupsjon fra?
- Erstatninger – Er det noen tilgjengelige erstatningsprodukter som utgjør en trussel for virksomheten deres?
- Forbrukere – Hva er det sluttkundene egentlig vil ha fra produktene deres? Oppfyller dere behovene deres, eller er det rom for ytterligere produktutvikling?
Som innkjøpsorganisasjon er det ultimate målet deres å matche markedskunnskap med kundenes etterspørsel. Klarer dere ikke å etablere denne forbindelsen, vil dere ha problemer med å utvikle en overordnet strategi som prioriterer å skape verdi ved å gjøre produktene bedre, snarere enn ved å gjøre materialene billigere.
3. Utføre porteføljeanalyse
Porteføljeanalyse kartlegger anskaffelser mot en kostnads-/risikomatrise og fremhever kategorier hvor en mer praktisk lederstil kan være passende.
Porteføljeanalyse er nødvendig hvis du ønsker å vite mer om følgende: hvilke leverandører du bør søke å etablere en relasjon med, hvilke områder av leverandørkjeden som kan automatiseres eller strømlinjeformes, hvilke muligheter det er for å samarbeide med andre organisasjoner, fremtidige forretningskrav, markedskrefter og tilgjengelige ressurser.
Når anskaffelsesaktivitetene styres på denne måten, konsentreres ressursene der de vil gi størst valuta for pengene gjennom din måte å håndtere leverandørrelasjoner på.
4. Utarbeide samlede anskaffelseskostnader
Å anskaffe produkter og tjenester handler ikke bare om prisen. Levetidskostnadene og verdien de utgjør for en organisasjon, må iberegnes før de faktiske kostnadene kan fastsettes. Å tenke mer helhetlig rundt kostnader er en viktig ferdighet for dem som jobber med anskaffelser. Et kjøp kan være en god deal når det gjelder pris, men hvis leverandøren er upålitelig og tilbøyelig til å være forsinket, går vinningen snart opp i spinningen.
Ta et skritt tilbake og vurder alle de medvirkende faktorene før du gjør et valg, og baser avgjørelsen på den potensielle samlede fordelen. Hvis du måler resultatene av anskaffelsene, kan du spore endringer i kostnader over tid og fange opp eventuell ineffektivitet før det blir et stort problem.
5. Forstå og styre alle interessenter
Prosjekter omfatter ofte en tverrfaglig gruppe med interessenter, så innkjøpsorganisasjoner må være i stand til å anerkjenne og håndtere interessentenes ulike behov. God porteføljeanalyse vil være svært nyttig her, og du vil også trenge gode kommunikasjons- og påvirkningsferdigheter for å håndtere interne og eksterne interessenter effektivt.
Når det gjelder alt dette, er det avgjørende å forstå kundenes krav og mulighetene som er tilgjengelige i markedet. Innkjøpere må involvere seg med både kunder og leverandører i de tidlige fasene av prosjekter for å utarbeide nøyaktige spesifikasjoner og anskaffelsesdokumenter på en effektiv måte.
