Takeda hadde behov for å sentralisere leverandørstyringen og kvalifiseringsprosessen i tidligere Shire, som omfattet elleve anlegg med ulike prosesser og tilsynsnivåer i sju land. Achilles slo sammen prosessen med å kvalifisere leverandørene, slik at hvert anlegg fikk en komplett, oppdatert liste over høyrisikoleverandørene.
Takeda er et av verdens ledende farmasøytiske selskaper, med anlegg over hele verden, tusenvis av leverandører og rundt 30 000 ansatte.
Selskapet engasjerte Achilles for å få hjelp til å sentralisere dataene, prosessene og kvalifiseringen i en enkelt, standardisert modell som kunne brukes på alle de elleve anleggene som tidligere tilhørte Shire (Takeda kjøpte Shire på begynnelsen av 2019).
Utfordring
De elleve anleggene hadde til sammen over 7000 leverandører, så Takeda hadde en stor utfordring med å sikre at alle som jobbet der, var kvalifiserte og sertifiserte, og at det ble ført skikkelig tilsyn med dem. Hvert anlegg hadde ansvar for å styre og kvalifisere sine egne leverandører, noe som betydde at en rekke ulike standarder, systemer og metoder var i bruk.
Det var en god del usikkerhet knyttet til sifferet 7000. Som følge av store mengder unøyaktige data kunne ingen av de tidligere Shire-anleggene med sikkerhet si at de hadde en komplett og oppdatert liste over høyrisikoleverandørene. Dette gjorde det vanskelig å opprettholde en samlet oversikt over hvorvidt selskapets høye sikkerhets- og tilsynsstandarder ble oppfylt i de ulike aktivitetene som daglig fant sted på anleggene.
Takeda valgte Achilles – en Storbritannia-basert partner som kunne tilby fleksible løsninger. De satte også Achilles’ dyptgående og dokumenterte erfaring med kvalifisering høyt. Achilles har hjulpet en lang rekke selskaper med å bli kvitt datasiloer og forene atskilte systemer til et standardisert, effektivt hele. Denne erfaringen skulle vise seg å komme godt med da prosjektet ble satt i gang.
Prosess
Den nye kvalifiseringsprosessen skulle bestå av to stadier. Det første stadiet skulle være et obligatorisk krav til alle leverandører som jobbet på et av de tidligere anleggene, mens det andre stadiet bare skulle fullføres av bare dem som var klassifisert som høyrisikoleverandører. Det som hadde høyest prioritet, var å sikre at spørsmålene knyttet til det første stadiet var på plass og i bruk. Det andre stadiet var en større utfordring, da det krevde medvirkning fra Tjenester-nettverket og tilslutning fra andre innkjøpere. Men en avtale ble inngått relativt raskt.
Teamet måtte også innføre en rekke nye varenumre som leverandørene måtte matche med sine egne aktiviteter. Fleksibiliteten og anvendeligheten til Achilles-systemet betyr at Takeda aldri vil måtte nøye seg med begrensede valgmuligheter, men at de kan fortsette å utvikle systemet.
Achilles måtte også få tilgang til leverandørdata fra anleggene. De store forskjellene med hensyn til hvilken type leverandørstyring og databehandling som ble brukt på de ulike anleggene, betydde at personellet på enkelte anlegg kunne overlevere velorganiserte data, mens andre slet.
Etter fem måneder kunne systemet rulles ut. I tiden fremover vil den viktigste oppgaven være å få alle leverandørene registrert og inn i systemet. Ulik grad av deltakelse på hvert anlegg, høy utskifting av leverandører og enkeltes motstand mot å bli pålagt å betale abonnementsavgift til Achilles, vil by på utfordringer også i tiden fremover.
Resultater
Allerede kort tid etter at løsningen er rullet ut, kan Takeda-teamet peke på en rekke gode resultater.
For første gang har alle de tidligere Shire-anleggene begynt å utarbeide lister over egne høyrisikoleverandører. Dermed kan de drive virksomhet i visshet om at folkene som jobber på anleggene deres, har kapasiteten, erfaringen og sertifiseringen som trengs for å gjøre en sikker og effektiv jobb. Denne typen konkrete data var ikke tilgjengelige for dem tidligere.
En annen stor endring er at de har et standardisert kvalifiseringssystem på alle anleggene, noe som vil gjøre jobben med å styre leverandørene mindre komplisert. Når samtlige leverandører går gjennom det første stadiet i Achilles’ kvalifiseringsprosess, og når høyrisikoleverandører også er pålagt å gå gjennom det andre stadiet, kan selskapet være trygge på at alle som befinner seg på anleggene, bør være der. Prosessen har også gjort det mulig for teamet å fjerne over 300 leverandører fra systemet, enten fordi de ikke bør være der, eller fordi dataene var unøyaktige.
«Takket være fleksibiliteten i løsningene fra Achilles og engasjementet til Achilles-teamene kunne vi gå fra å ha ulike prosesser på elleve anlegg i sju land, til å ha enhetlig, nøyaktig og komplett informasjon om leverandørene. Vi involverte over 1300 leverandører, og vi er svært glade for at vi nå har informasjon om 70 % av leverandørene tilgjengelig via Achilles.
Med Achilles som partner er jeg sikker på at systemet vi har innført, bare vil bli bedre fremover.»
Simon Garrett, global sikkerhetssjef i Takeda
