Økningen i betydningen av ‘S’ i ESG (Environmental, Social and Governance) sammen med nye lovgivninger om forsyningskjedens due diligence har ført til økt fokus på revisjon som et instrument for due diligence. Her ser vi på fordelene og utfordringene med å bruke revisjon som en del av din prosess for due diligence i forsyningskjeden, og gir praktiske råd for bedrifter som begynner på et revisjonsprogram.
Hva er en revisjon?
En revisjon er en systematisk undersøkelse eller gjennomgang av poster, prosedyrer eller systemer, utført for å verifisere deres nøyaktighet, fullstendighet og overholdelse av etablerte standarder, forskrifter eller beste praksis. Formålet med en revisjon er å gi forsikring til interessenter. En revisjon innebærer ofte vurdering av risikoer, evaluering av kontroller og å gi anbefalinger for forbedring.
Revisjoner som utføres for å støtte due diligence i forsyningskjeden kan være enten proaktive eller reaktive inspeksjonsverktøy. Revisjoner av forsyningskjeden brukes mest sannsynlig der det antas å være høyere risiko for ugunstig påvirkning. Typer ugunstig påvirkning som kan føre til en revisjon inkluderer kvalitetskontroll, menneskerettigheter, sikkerhet og miljøspørsmål og bekymringer.
Det er viktig å huske at, uansett om revisjonen blir levert som en uanmeldt eller planlagt, kan revisjonsfunnene bare være et øyeblikksbilde i tid.
Revisjonsutfordringer
Forståelsen av fordelene med revisjoner av forsyningskjeden krever kunnskap om utfordringene og begrensningene. Det er tre viktige utfordringer knyttet til revisjoner av forsyningskjeden. Disse gjelder like mye for sosiale, miljømessige og kvalitetsrevisjoner:
Gjennomsiktighet
For at en revisjon skal være virkelig vellykket, kreves det at gjennomsiktighet blir gitt av personen eller selskapet som blir revidert («revisjonsobjektet»). Nivået av gjennomsiktighet som blir gitt av et revisjonsobjekt kan variere betydelig av forskjellige årsaker.
Dessverre kan selskaper som aktivt søker å avvike fra internasjonale standarder eller avtalte prosesser, bruke mange forskjellige metoder for å skjule upassende aktiviteter, hindre berørte personer i å snakke med revisorer eller begrense revisorens evne til å arbeide effektivt.
Revisor kunnskap
Effektiv revisjon krever høy grad av ekspertise, kunnskap og profesjonalitet. De mest kritiske kunnskapskravene for en revisor er:
- Detaljert forståelse av standardene som blir revidert mot
- Kunnskap om lovgivningslandskapet i landet og bransjen der revisjonen gjennomføres
- En dyp forståelse av samfunnsmessige normer og utfordringer i et bestemt land
Når revisorer blir sendt ut uten slik kunnskap og forståelse, kan kritiske problemer gå tapt – noe som undergraver revisjonsprosessen.
Økonomiske begrensninger
Revisjon, enten internt eller ved bruk av tredjeparter, er ikke billig. Den enorme størrelsen på oppgaven med å overvåke den globale forsyningskjeden kan presentere økonomiske utfordringer for organisasjoner som ønsker å bruke revisjon i sin due diligence-prosess. Kostnadstrykk kan påvirke kvaliteten på revisjoner og deres effektivitet – på grunn av utilstrekkelig tid til å utføre en grundig revisjon eller bruke mindre erfarne eller kunnskapsrike revisorer.
Revisjonsfordeler
Revisjon er en stadig viktigere del av risikostyring i forsyningskjeden og er spesifikt nevnt som en del av OECDs retningslinjer for ansvarlig forretningsførsel. Det er mange fordeler med revisjon av forsyningskjeden for selskaper og deres leverandører. Disse inkluderer:
Utdanning
Erfarne revisorer deler kunnskap og gir anbefalinger som en del av revisjonsprosessen som gjør det mulig for leverandører å forbedre ytelsen og tilpasse praksis med anerkjente standarder og kundekrav – tilsvarende store summer i konsulentavgifter.
Forbedret ytelse
Det finnes mange eksempler på effektive revisjonsprogrammer som fører til forbedret ytelse i forsyningskjeden. Ved å besøke leverandører kan revisorer formidle verdifull kunnskap samt identifisere forbedringer i operative praksiser som kan forbedre ytelsen i forsyningskjeden og det generelle arbeidsmiljøet.
Økt samarbeid
Tettere samarbeid med forsyningskjedepartnere øker gjennomsiktigheten om ulike emner. Lovgivningen forventer i økende grad høyere nivåer av gjennomsiktighet i forsyningskjeden. Samarbeid muliggjør også kunnskapsdeling mellom leverandører og innkjøpsorganisasjoner som kan føre til forbedret ytelse.
Å få det beste ut av revisjonsprosessen
Som eksperter på revisjon av forsyningskjeden, her er 4 Achilles-anbefalinger for å sikre at revisjonsprogrammene dine er så effektive som mulig:
1 Definer omfanget
Ingen revisjonsprogram er en panacea for alle mulige problemer i et selskaps forsyningskjede. Å sette klart definerte, entydige mål for ditt revisjonsprogram muliggjør effektiv budsjettering, interessentengasjement og ressursallokering.
2. Utnevne passende revisorer
Enten du bruker interne eller eksterne revisorer, må du sørge for at revisorene har relevant kunnskap om standardene de vil revidere mot, samt eventuelle spesifikke metoder for levering. For bedre resultater, velg revisorer som er kjent med lokal språk, lover og samfunnsnormer. Der det er mulig, bruk lokale revisorer. Når du bruker tredjepart, se etter revisjonsleverandører som direkte ansetter sine revisorer, for å sikre nærmere kommunikasjon og tilbakemelding.
3. Engasjere deg med din forsyningskjede
Dine leverandører ønsker kanskje ikke en revisjon velkommen. Å samarbeide med dem og behandle prosessen som en mulighet til å samarbeide tettere, dele kunnskap og forbedre ytelsen, kan bidra til å fjerne barrierer og øke gjennomsiktigheten.
4. Sørg for effektiv rehabilitering
Det er ikke uvanlig at en effektiv revisjon identifiserer problemer som kan kreve korrektiv handling eller rehabilitering. Gitt alvoret i noen problemer som kan identifiseres, bør en effektiv rehabiliteringsprosess defineres både internt og med revisor.
Samarbeid med nøytrale organisasjoner eller anerkjente veldedighetsorganisasjoner, sivile grupper og ikke-statlige organisasjoner for å støtte deg og eventuelle berørte parter som blir identifisert under revisjonsprogrammet ditt.
Oppsummert er det betydelige fordeler som følger med den effektive gjennomføringen av et revisjonsprogram som en del av en bredere tilnærming til due diligence i forsyningskjeden. Effektiv implementering er avhengig av forståelse av begrensningene og en bevissthet om utfordringene knyttet til revisjon.
Lovgivningen beveger seg i økende grad mot at bedrifter må utføre større nivåer av verifisering av sin forsyningskjede, og revisjon er et viktig verktøy i verifiseringsprosessen.
For å lære mer om hvordan Achilles kan implementere et effektivt revisjonsprogram for å støtte dine due diligence-aktiviteter, kontakt oss her.
Les hvordan Achilles samarbeider med Tesco for å støtte deres revisjonskrav.
