Den ultimate veilederen til den norske åpenhetsloven

I denne Achilles Ultimate Guide to Åpenhetsloven tar vi en detaljert titt på den norske åpenhetsloven , hvem den gjelder for, hva den betyr for de organisasjonene (og deres leverandører) som trenger å overholde og gi råd om hvordan du kommer i gang.

Lovgivning blir raskt innført av land og handelsblokker for å forbedre menneskerettighetene og bidra til å løse klodens miljøspørsmål. Organisasjoner over hele verden blir sakte oppfanget av et metaforisk reguleringsnett som krever at de vurderer potensialet for menneskerettigheter og miljørisiko innenfor sine forsyningskjeder og rapporterer om hva de proaktivt gjør for å håndtere dem.

På tvers av hele ende-til-ende-prosessen, fra det ferdige produktet til metaller, mineraler og andre råvarer som kreves for å lage dem, må bedrifter nå demonstrere en klar forståelse av hvilken innvirkning de har på mennesker og planeten. og demonstrere deres tilnærming.

I mer og mer av verden er etisk forretning og forretning som en kraft for det gode nå ikke bare en måte å differensiere eller en måte å møte stadig mer kresne forbrukeres forventninger på, det er et regulatorisk problem med økonomiske straffer for å gjøre det feil.

I denne siste Achilles Ultimate Guide, tar vi en detaljert titt på den norske åpenhetsloven (Åpenhetsloven), hvem den gjelder for, hva den betyr for de organisasjonene (og deres leverandører) som må overholde og gi råd om hvordan du kommer i gang basert på vår egen erfaring med å støtte organisasjoner med leverandørkjederisikovurdering og overholdelse oppnådd i mer enn 30 år.

Du kan også være interessert i:

• Åpenhetsloven Infographic – Få en rask oversikt over forskriftskravet
• 5 grunner til at Akilles

Hva er Åpenhetsloven ?

Åpenhetsloven er et norsk ord som oversettes til «Transparency Act» på engelsk. Åpenhetsloven er en lov vedtatt av Stortinget i juni 2021. Det krever at bedrifter tar ansvar for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med å produsere varer og tjenester i sine leverandørkjeder.

I henhold til Åpenhetsloven-lovgivningen er selskaper pålagt å identifisere og adressere potensielle risikoer for menneskerettigheter i sine leverandørkjeder, inkludert risiko knyttet til barnearbeid og tvangsarbeid. Der risikoer ikke er identifisert, må selskaper underbygge påstandene sine ved å vise robust due diligence for å identifisere potensielle menneskerettighetsbrudd. Der selskapets due diligence-aktiviteter har identifisert risikoer, må de iverksette tiltak for å forhindre eller redusere disse risikoene, som å gjennomføre regelmessige revisjoner og implementere korrigerende handlingsplaner.

Loven gjelder for selskaper i et bredt spekter av bransjer, inkludert energi, produksjon, bygg, klær og mat og drikke. Manglende overholdelse av loven kan resultere i bøter.

Åpenhetsloven bygger på internasjonale retningslinjer som OECDs retningslinjer for multinasjonale foretak og menneskerettighetskonvensjoner definert av Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) og er del av en økende trend mot større bedriftsansvar for menneskerettigheter og miljø i globale leverandørkjeder. Flere andre land, inkludert Tyskland, Frankrike og Nederland, har også implementert lignende lover de siste årene.

Hvorfor er Åpenhetsloven viktig?

Åpenhetsloven er viktig av flere grunner:

• Beskyttelse av menneskerettigheter: Loven er utformet for å beskytte menneskerettighetene ved å kreve at selskaper identifiserer og adresserer potensielle risikoer i sine forsyningskjeder, inkludert tvangsarbeid, barnearbeid og andre former for utnyttelse. Ved å sikre at selskaper holdes ansvarlige for menneskerettighetsbrudd i sine forsyningskjeder, bidrar loven til å beskytte sårbare arbeidere og samfunn rundt om i verden.
• Ansvarlig forretningsatferd: Loven fremmer ansvarlig forretningsatferd ved å kreve at selskaper overholder etisk forretningspraksis i sine forsyningskjeder, inkludert respekt for immaterielle rettigheter, bekjempe korrupsjon og bestikkelser og sikre rettferdig konkurranse. Dette bidrar til å skape like konkurransevilkår for bedrifter og fremmer bærekraftig økonomisk utvikling.
• Internasjonale normer: Loven er i samsvar med internasjonale normer for virksomhet og menneskerettigheter, inkludert FNs veiledende prinsipper for virksomhet og menneskerettigheter. Ved å innrette seg etter disse normene bidrar loven til å fremme en felles forståelse av selskapers ansvar i forhold til menneskerettigheter og miljø.

Samlet sett bidrar Åpenhetsloven til å fremme bærekraftig og ansvarlig forretningspraksis, beskytte menneskerettighetene og skape en mer rettferdig og rettferdig global økonomi.

Hvilke organisasjoner må overholde Åpenhetsloven?

Lovverket gjelder for:

• Større bedrifter som holder til i Norge og tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge
• Større utenlandske selskaper som tilbyr varer og tjenester i Norge og er skattepliktige i Norge etter intern norsk lovgivning

Åpenhetsloven definerer større selskaper som:

• Foretak som faller inn under definisjonen gitt av Regnskapsloven §1-5, for eksempel allmennaksjeselskaper, børsnoterte selskaper og andre regnskapspliktige enheter
• Foretak som på regnskapsdatoen overskrider terskelen for to av følgende tre forhold:
• En årlig omsetning på minst NOK 70 millioner (€ 6,92M / US $7,4M)
• En balansesum på minst NOK 35 millioner (€ 3,46M / US $3,7M)
• Et gjennomsnittlig antall på minst 50 heltidsansatte i regnskapsåret (eller tilsvarende årlige arbeidstimer)

Dette omfatter i praksis alle virksomheter som ikke er definert som «små» etter regnskapsloven §§ 1-6 i Norge.

Ved vurdering av om en virksomhet overstiger disse terskelverdiene, skal en gruppe mor- og datterselskaper anses som én enhet, forutsatt at morselskapet er lokalisert i Norge og uavhengig av om datterselskapene er registrert i eller utenfor Norge.

Over 9000 selskaper som opererer i Norge anses å være underlagt loven.

Hva omfatter handlingen?

Risikoområder som dekkes av loven er basert på internasjonale standarder og veiledningsdokumenter som ILOs grunnleggende konvensjoner, OECD Due Diligence Guidelines for Responsible Business Conduct og FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter.
Åpenhetsloven dekker et bredt spekter av risikoer knyttet til menneskerettigheter i globale forsyningskjeder og krever at selskaper identifiserer og adresserer potensielle risikoer på følgende områder:

• Menneskerettigheter: Loven pålegger selskaper å forhindre og ta tak i menneskerettighetsbrudd i sine forsyningskjeder, inkludert tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering og brudd på urfolks rettigheter.
• Arbeidsforhold: Loven pålegger bedrifter å ta skritt for å sikre anstendige arbeidsforhold for de ansatte på tvers av leverandørkjedene deres.

Loven er utformet for å fremme ansvarlig forretningsatferd og forhindre skade på mennesker på tvers av globale forsyningskjeder. Det reflekterer en økende erkjennelse av behovet for selskaper å ta ansvar for sine forsyningskjeder og sikre at deres forretningspraksis er bærekraftig og etisk.

I henhold til loven er selskaper pålagt å sikre at de har vedtatt risikobaserte prosesser for å identifisere, vurdere, forebygge og utbedre risikoer som er identifisert innenfor deres forsyningskjede. Risikobaserte prosesser kan omfatte tiltak som kartlegging av forsyningskjede, revisjon og innføring av klagerapporteringsmekanismer.

Som navnet antyder, er et grunnleggende aspekt ved Åpenhetsloven åpenhet og muligheten for investorer, kunder og forretningspartnere til å ha tilgang til informasjonen som trengs for å ta fullt informerte beslutninger. Av denne grunn inkorporerer Åpenhetsloven enhver persons rett til å be om ethvert selskaps informasjon om hvordan de håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser i henhold til. Etter loven plikter virksomheter å gi opplysningene senest tre uker etter anmodningen. Bedrifter har imidlertid rett til å avslå forespørsler om informasjon dersom forespørselen ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva forespørselen gjelder, er åpenbart urimelig eller relatert til personopplysninger eller konkurransedata.

Hva er rapporteringskravene?

Åpenhetsloven pålegger selskapene rapporteringskrav.

Forbrukertilsynet har ansvar for at virksomheter som er direkte berørt av åpenhetsloven overholder sine forpliktelser. Loven pålegger selskaper å gjennomføre en due diligence-vurdering, publisere en åpenhetsrapport og gi informasjon om hvordan virksomheten overholder grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Selskaper er pålagt å publisere en årsrapport om sine due diligence-vurderinger på sine nettsider – senest 30. juni hvert år. Formålet er å sikre allmennhetens innsyn i selskapets due diligence-arbeid og handlingsplaner. For å imøtekomme dette kravet må rapporten som et minimum inneholde følgende:

• En generell beskrivelse av selskapets struktur, virksomhetsområde, retningslinjer og prosedyrer for håndtering av faktiske og potensielle negative påvirkninger på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold;
• Gi informasjon om faktiske negative påvirkninger og betydelige risikoer for negative påvirkninger som foretaket har identifisert gjennom sin due diligence;
• Informasjon om tiltak virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske skadevirkninger eller redusere betydelig risiko for skadevirkninger, og resultatene eller forventede resultater av disse tiltakene.

Hva skjer hvis et selskap ikke overholder Apenhetsloven?

Selskaper som faller inn under kravene i loven vil være ansvarlige for å sikre at de har passende prosesser på plass for å identifisere, utbedre og rapportere om menneskerettighetsspørsmål i leverandørkjeden.

Manglende etterlevelse kan føre til at et selskap kan bli bøtelagt med inntil 4 % av selskapets årlige omsetning eller 25 millioner kroner, med det høyeste beløpet som skal brukes.

Ved fastsettelse av botens størrelse vil det tas hensyn til forhold som alvorlighetsgraden av overtredelsen, om den var mulig å forebygge, om overtredelsen av åpenhetsloven var forpliktet til å fremme egne interesser, og den forebyggende effekten av et slikt forelegg. .

Hva er fordelene med overholdelse?

Samlet sett kan overholdelse av Åpenhetsloven gi betydelige fordeler for organisasjoner, inkludert forbedret omdømme, redusert risiko, økt effektivitet, konkurransefortrinn og langsiktig bærekraft.

• Forbedret omdømme: Overholdelse av loven kan bidra til å forbedre en organisasjons omdømme som en ansvarlig og etisk virksomhet. Ved å iverksette tiltak for å forhindre brudd på menneskerettigheter og miljøskader i leverandørkjedene, kan organisasjoner forbedre merkevarebildet og øke kundelojaliteten.
• Redusert risiko: Overholdelse av loven kan bidra til å redusere risikoen for rettslige skritt, bøter og skade på omdømmet. Ved å identifisere og adressere potensielle risikoer i sine forsyningskjeder, kan organisasjoner minimere sannsynligheten for at menneskerettighetsbrudd skjer og redusere eventuelle negative konsekvenser.
• Økt effektivitet: Overholdelse av loven kan bidra til å øke effektiviteten i forsyningskjeden. Ved å implementere due diligence-tiltak og overvåke leverandører, kan organisasjoner identifisere områder for forbedring og optimalisere forsyningskjeden.
• Konkurransefordel: Overholdelse av loven kan gi et konkurransefortrinn ved å demonstrere en forpliktelse til ansvarlig forretningspraksis. Dette kan hjelpe organisasjoner med å tiltrekke og beholde kunder, investorer og ansatte som prioriterer bærekraft og etisk forretningspraksis.
• Langsiktig bærekraft: Overholdelse av loven kan bidra til den langsiktige bærekraften til en organisasjons virksomhet. Ved å ta skritt for å sikre arbeidstakernes helse og sikkerhet, kan organisasjoner fremme trivselen til sine ansatte og lokalsamfunnene de opererer i.

Hva er involvert i å ta en risikobasert tilnærming til due diligence i forsyningskjeden?

Den risikobaserte tilnærmingen er et grunnleggende prinsipp i Åpenhetsloven, som krever at selskaper identifiserer og adresserer potensielle risikoer i sine leverandørkjeder knyttet til menneskerettigheter. Loven tilsier at selskaper må ta en proaktiv tilnærming til risikostyring, i stedet for bare å reagere på hendelser etter at de inntreffer.

Nøkkeltrinnene til en risikobasert tilnærming til forsyningskjedestyring for å overholde Åpenhetsloven er:

• Identifiser og prioriter risikoer: Det første trinnet er å identifisere potensielle risikoer i forsyningskjeden, som tvangsarbeid og barnearbeid. Bedrifter bør prioritere risikoer basert på deres alvorlighetsgrad og sannsynlighet for å inntreffe.
• Gjennomfør due diligence: Når risikoer er identifisert, bør selskaper utføre due diligence på sine leverandører for å vurdere deres samsvar med relevante lover og standarder. Dette kan inkludere gjennomføring av revisjoner, besøk på stedet eller engasjement med interessenter.
• Redusere risikoer: Bedrifter må ta skritt for å redusere identifiserte risikoer i forsyningskjedene deres. Dette kan innebære å engasjere seg med leverandører for å løse manglende overholdelse, avslutte forhold med leverandører som ikke overholder kravene, eller gi opplæring og kapasitetsbygging.
• Overvåke og gjennomgå: Bedrifter bør kontinuerlig overvåke sine forsyningskjeder for potensielle risikoer og gjennomgå sine risikostyringsprosesser for å sikre at de er effektive. Dette kan innebære regelmessige leverandørrevisjoner eller gjennomføring av risikovurderinger som svar på endrede omstendigheter.
• Rapportering: Selskaper må rapportere om sine due diligence-prosesser og utfall, inkludert identifisering og redusering av risiko. Loven pålegger selskaper å gi offentlige rapporter om deres etterlevelse av loven.

Samlet sett, ved å ta en risikobasert tilnærming, kan selskaper identifisere og adressere potensielle risikoer i sine forsyningskjeder, fremme ansvarlig forretningsatferd og sikre overholdelse av Åpenhetsloven. Denne tilnærmingen hjelper bedrifter med å minimere potensiell skade på mennesker i deres forsyningskjeder og fremme bærekraftig forretningspraksis.

Hvordan komme i gang på veien til compliance?

Å komme i gang med etterlevelse av Åpenhetsloven kan være en kompleks prosess, men det er flere trinn som bedrifter kan ta for å starte sin etterlevelsesreise:

• Vurder forsyningskjeden din: Det første trinnet er å vurdere forsyningskjeden din for å identifisere potensielle risikoer knyttet til menneskerettighetsstandarder. Dette inkluderer å identifisere leverandører og underleverandører og vurdere deres etterlevelse av internasjonale standarder og forskrifter.
• Utvikle en due diligence-policy: Bedrifter bør utvikle en due diligence-policy som skisserer prosessene og tiltakene de vil ta for å redusere risiko i leverandørkjedene deres. Denne policyen bør være på linje med kravene i loven og bør kommuniseres til alle relevante interessenter.
• Implementere due diligence-tiltak: Bedrifter bør implementere due diligence-tiltak for å identifisere og redusere risikoer i sine forsyningskjeder. Dette inkluderer å gjennomføre risikovurderinger, samarbeide med leverandører for å sikre overholdelse, og implementere risikoreduserende tiltak der det er nødvendig.
• Overvåke og evaluere ytelse: Bedrifter bør overvåke og evaluere ytelsen til sine due diligence-tiltak for å sikre at de er effektive når det gjelder å redusere risiko i forsyningskjedene deres. Dette inkluderer sporing av leverandørytelse og gjennomføring av regelmessige risikovurderinger.
• Publiser årsrapporter: Selskaper bør publisere årsrapporter om deres overholdelse av due diligence-forpliktelsene i henhold til loven. Disse rapportene bør inneholde en beskrivelse av due diligence-prosesser, identifiserte risikoer, risikoreduserende tiltak, leverandørengasjement, utbedringstiltak, verifiseringstiltak, klagemekanismer, åpenhet og ledelsestilnærming.
• Engasjere med interessenter: Bedrifter bør engasjere seg med interessenter, inkludert kunder, investorer, sivilsamfunnsorganisasjoner og berørte lokalsamfunn, for å forstå deres bekymringer og forventninger knyttet til leverandørkjeden due diligence.
• Søk ekstern støtte: Bedrifter kan søke ekstern støtte fra konsulenter, revisorer og andre eksperter for å hjelpe dem med å overholde lovens krav.

Oppsummert krever det å komme i gang med etterlevelse av Åpenhetsloven en helhetlig tilnærming som inkluderer å vurdere forsyningskjeden, utvikle en due diligence-policy, implementere due diligence-tiltak, overvåke og evaluere ytelse, publisere årsrapporter, engasjere seg med interessenter og søke ekstern støtte der det er nødvendig.

Utfordringer med å oppnå etterlevelse av Åpenhetsloven

Organisasjoner som jobber mot og oppnår etterlevelse av Åpenhetsloven står overfor en rekke utfordringer. Disse inkluderer:

• Supply Chain Complexity: Mange selskaper har komplekse og omfattende forsyningskjeder, med mange nivåer av leverandører. Å identifisere og vurdere risiko gjennom hele forsyningskjeden kan være utfordrende og ressurskrevende.
• Datainnsamling: Data som kreves for å overholde, går utover vanlige operasjonelle grenser. Datakilder med tvilsom herkomst, nøyaktighet og tolkning blir ofte primære informasjonskilder som undergraver grunnlaget for rapporteringen. Data kan også være i flere dataformater, og det er ofte mangel på systemer for å registrere data på en metodisk måte som kan brukes til å demonstrere en risikobasert tilnærming.
• Sannheten til data: Nettskrapte eller AI-genererte data fra kilder med ukjent opprinnelse mangler undersøkelsen som er nødvendig for å forstå risikoene fullt ut. Organisasjoner har sjelden ressurser til å foreta troverdig datakontroll eller uavhengig verifisering som kreves for å rapportere med tillit.
• Mangel på åpenhet: Mange leverandører kan være uvillige eller ute av stand til å gi full åpenhet i sine operasjoner, noe som gjør det vanskelig å identifisere og håndtere risikoer.
• Begrenset kapasitet: Mange leverandører kan mangle kapasitet eller ressurser til å gjennomføre de nødvendige forbedringene for å overholde loven. Dette kan skape ekstra kostnader for bedrifter som kan ha behov for å investere i kapasitetsbygging eller søke alternative leverandører.
• Kostnader ved overholdelse: Å overholde loven kan være dyrt, spesielt for små og mellomstore bedrifter. Kostnadene ved å gjennomføre due diligence, overvåke leverandører og implementere risikoreduserende tiltak kan være betydelige.
• Å vite hva som er nok: Forstå hva som kreves for å tilfredsstille regulatorene og sikre etterlevelse.
• Juridisk ansvar: Manglende overholdelse av loven kan resultere i juridisk ansvar, inkludert bøter og rettslige skritt. Dette kan skape ytterligere risiko for bedrifter, spesielt hvis de ikke er i stand til å identifisere og adressere potensielle risikoer i sine forsyningskjeder.
• Koordinering med leverandører: Samarbeid med leverandører er avgjørende for å implementere due diligence-prosesser effektivt. Å engasjere seg med leverandører kan imidlertid være utfordrende, spesielt hvis de er lokalisert i forskjellige land med ulike kulturelle og juridiske rammer.
• Tidsbegrensninger: Bedrifter kan slite med å implementere effektive due diligence-prosesser innenfor den nødvendige tidsrammen. Loven pålegger selskaper å implementere due diligence-prosesser innen en bestemt tidsramme, og manglende overholdelse kan resultere i juridisk ansvar.

Konklusjon

Åpenhetsloven er en betydelig utvikling i Norges tilnærming til leverandørkjederegulering. Denne loven krever at selskaper utfører due diligence gjennom hele leverandørkjedene sine for å forhindre brudd på menneskerettighetene. Den gjelder store selskaper, også de som er basert utenfor Norge, og kan gi bøter for manglende overholdelse.

Denne loven markerer et viktig skritt mot en mer ansvarlig og bærekraftig global økonomi. Selv om den risikobaserte tilnærmingen spesifisert av Åpenhetsloven kan by på noen utfordringer for bedrifter, er det et nødvendig tiltak for å effektivt adressere den negative påvirkningen som forsyningskjeder kan ha på mennesker og planeten. Ettersom andre land vurderer lignende lovgivning, er det sannsynlig at åpenhet og ansvarlighet i forsyningskjeden vil bli stadig viktigere på det globale markedet.

Åpenhetsloven er en positiv utvikling som har potensial til å skape et mer etisk og bærekraftig forsyningskjedeøkosystem. Ved å prioritere velferden til arbeidere og lokalsamfunn kan bedrifter bygge en sterkere og mer robust global økonomi for fremtiden.