L’accentuato rilievo degli aspetti ESG (Ambientali, Sociali e di Governance), insieme alla nuova normativa sulla due diligence nella catena di approvvigionamento, ha generato un maggior interesse verso gli audit come strumento di due diligence. In questo contesto, esploreremo i vantaggi e le sfide dell’utilizzo degli audit nel processo di due diligence della catena di approvvigionamento, fornendo consigli pratici alle imprese che intendono avviare un programma di audit.
Cos’è un audit?
Un audit rappresenta un’analisi o una revisione sistematica di registri, procedure o sistemi, condotta per garantire la loro precisione, completezza e conformità agli standard, alle normative o alle migliori pratiche stabilite. Scopo primario di un audit è fornire rassicurazioni agli stakeholder. Solitamente, un audit coinvolge la valutazione dei rischi, l’analisi dei controlli e la formulazione di raccomandazioni per il miglioramento.
Gli audit svolti per supportare la due diligence nella catena di approvvigionamento possono essere proattivi o reattivi. Sono spesso utilizzati quando si presume che esista un rischio significativo di impatto negativo. Le problematiche che possono spingere verso un audit nella catena di approvvigionamento includono la qualità del controllo, i diritti umani, la sicurezza, e le questioni ambientali e di sostenibilità.
È fondamentale tenere presente che, indipendentemente che l’audit sia programmato o effettuato a sorpresa, le conclusioni raggiunte rappresentano solamente uno snapshot della situazione nel momento dell’analisi.
Sfide degli audit
Per apprezzare appieno i vantaggi degli audit nella catena di approvvigionamento, è essenziale comprendere le sfide e i limiti che ne caratterizzano l’implementazione. Esistono tre sfide principali che si riscontrano comunemente negli audit della catena di approvvigionamento, e queste sfide sono altrettanto rilevanti per gli audit sociali, ambientali e sulla qualità:
Trasparenza
Per garantire l’efficacia di un audit, è fondamentale che vi sia piena trasparenza da parte della persona o dell’azienda sottoposta all’analisi (“l’auditato”). Tuttavia, il livello di trasparenza fornito dall’auditato può variare notevolmente per una serie di motivi.
Purtroppo, le aziende che cercano attivamente di eludere gli standard internazionali o i processi concordati possono adottare molteplici strategie per nascondere attività improprie, ostacolare il dialogo con gli auditor o limitare l’efficacia dell’audit stesso.
Conoscenza dell’auditor
Per condurre un audit efficace è essenziale possedere un alto grado di competenza, conoscenza e professionalità. Tra i requisiti di conoscenza fondamentali per un auditor vi sono:
- Una comprensione dettagliata degli standard soggetti all’audit.
- Conoscenza approfondita del quadro legislativo del paese e del settore in cui si svolge l’audit.
- Una profonda comprensione delle norme sociali e delle sfide specifiche di un determinato paese.
L’assenza di tale conoscenza e competenza da parte degli auditor può compromettere la qualità e l’efficacia dell’audit.
Vincoli finanziari
Gli audit, sia interni che condotti da terze parti, non possono essere considerati come attività puramente economiche. La vastità della responsabilità di monitorare la catena di approvvigionamento globale può presentare sfide finanziarie per le organizzazioni che intendono incorporare gli audit nel processo di due diligence. Le pressioni finanziarie possono incidere sulla qualità degli audit e sulla loro efficacia, poiché potrebbero portare a tempi limitati per eseguire un’analisi dettagliata o all’impiego di auditor meno esperti o informati.
Benefici degli audit
L’audit è un componente sempre più importante della gestione del rischio della catena di approvvigionamento e viene menzionato specificamente come parte delle Linee guida dell’OCSE per la Diligenza dovuta in materia di condotta commerciale responsabile. Ci sono molti benefici dell’audit della catena di approvvigionamento per le aziende e i loro fornitori. Questi includono:
Educazione
Gli auditor esperti condividono conoscenze e fanno raccomandazioni come parte del processo di audit che consentono ai fornitori di migliorare le prestazioni e allineare le pratiche con gli standard riconosciuti e i requisiti dei clienti, pari a ingenti somme di denaro in commissioni di consulenza.
Miglioramento delle prestazioni
Ci sono molti esempi di programmi di audit efficaci che portano a un miglioramento delle prestazioni della catena di approvvigionamento. Visitando i fornitori, gli auditor sono in grado di trasmettere conoscenze preziose e identificare miglioramenti alle pratiche operative che possono migliorare le prestazioni della catena di approvvigionamento e l’ambiente lavorativo più ampio.
Maggiore collaborazione
Collaborare più strettamente con i partner della catena di approvvigionamento aumenta la trasparenza su una varietà di argomenti. Sempre più spesso, la legislazione si aspetta livelli più elevati di trasparenza della catena di approvvigionamento. La collaborazione consente anche la condivisione di conoscenze tra fornitori e organizzazioni acquirenti, che può portare a un miglioramento delle prestazioni.
Ottenere il meglio dal processo degli audit
Come esperti di audit della catena di approvvigionamento, ecco 4 raccomandazioni di Achilles per garantire che i vostri programmi di audit siano il più efficaci possibile:
1 Definizione del campo d’azione:
Nessun programma di audit può risolvere tutti i potenziali problemi nella catena di approvvigionamento di un’azienda. Definire chiaramente obiettivi definiti e inequivocabili per il vostro programma di audit consente una pianificazione efficace del budget, coinvolge gli stakeholder e permette un’adeguata allocazione delle risorse.
2. Selezione di auditor adeguati
Sia che si tratti di utilizzare auditor interni o esterni, è essenziale assicurarsi che abbiano conoscenze rilevanti degli standard soggetti all’audit e dei metodi di esecuzione specifici. Per ottenere risultati ottimali, è consigliabile scegliere auditor che siano familiari con la lingua locale, le leggi e le norme sociali. Quando possibile, preferire auditor locali. Nel caso di terze parti, cercare fornitori di audit che gestiscano direttamente i propri auditor, garantendo così una comunicazione e un feedback più efficaci.
3. Coinvolgimento della catena di approvvigionamento
È possibile che i fornitori non accolgano con favore un audit. Coinvolgerli e trattare il processo come un’opportunità di collaborazione, condivisione di conoscenze e miglioramento delle prestazioni può contribuire a superare gli ostacoli e aumentare la trasparenza.
4. Implementazione di correzioni efficaci
Gli audit efficaci spesso individuano problemi che richiedono azioni correttive o correzioni. Considerata l’importanza di alcuni problemi che possono emergere, è essenziale definire un processo di correzione efficace sia internamente che con l’auditor.
Collaborare con organizzazioni imparziali o riconosciute, gruppi civici e organizzazioni non governative per supportare voi e qualsiasi parte interessata identificata durante il vostro programma di audit.
In sintesi, ci sono significativi benefici che derivano dall’implementazione efficace di un programma di audit come parte di un approccio più ampio alla due diligence della catena di approvvigionamento. L’implementazione efficace si basa sulla comprensione dei limiti e sulla consapevolezza delle sfide associate all’audit.
La legislazione sta sempre più orientandosi verso l’obbligo per le imprese di condurre maggiori livelli di verifica della propria catena di approvvigionamento e l’audit è uno strumento importante nel processo di verifica.
Per ricevere ulteriori informazioni su come Achilles può implementare un programma di audit efficace per supportare le vostre attività di due diligence, vi invitiamo a contattarci.
In questo case study spieghiamo come Achilles collabora con Tesco per supportare i loro requisiti di audit.
