Il processo di approvvigionamento può apparire difficile e complesso da capire per gli inesperti.
I principi base del procurement aiutano le società a ridurre il rischio di potenziali problemi nella loro catena di approvvigionamento. Ignorare questi principi base da parte delle aziende acquirenti può loro costare molto caro, con ripercussioni a livello di salute e sicurezza, danni alla reputazione, o potenziali azioni legali per mancato rispetto della legge da parte dei fornitori.
Lʼapprovvigionamento è molto più di un acquisto. Riguarda il modo in cui lʼazienda fa affari e con chi. Senza una supervisione e una strategia forti, unʼazienda può rapidamente cadere vittima di ritardi, aumenti vertiginosi dei costi e calo della qualità del prodotto.
Oltre al nostro programma completo di corsi di formazione in aula dedicati al procurement, abbiamo realizzato un’apposita guida per neofiti, studiata per aiutare la tua azienda a sfruttare nuove opportunità e dare slancio alla crescita.
1. Comprensione dei dati di spesa
La tua azienda sa identificare e calcolare la sua massa critica di costi influenzabili?
Una delle principali difficoltà del procurement è che i dati di spesa possono essere spesso errati o semplicemente poco visibili, tanto da richiedere ricerche e interventi per migliorare la trasparenza. Il problema è complicato dal fatto che i dati di spesa provengono solitamente da molteplici fonti, per esempio da dati su conti fornitori, sistemi di e-procurement, sistemi di gestione dei contratti e sistemi di gestione dei fornitori.
Essenziale, come punto di partenza, è garantire che tutte le fonti siano incluse nei dati di spesa e che la loro affidabilità sia stata verificata.
Unʼanalisi completa della spesa è impossibile senza dati di spesa gestibili, chiari e accurati: è poco ma sicuro. E su queste fondamenta deve basarsi la strategia e la pianificazione del procurement della tua azienda.
2. Comprensione del mercato
Ogni mercato ha le proprie dinamiche, la propria base di fornitori e i propri rischi. Per scegliere in modo efficace i fornitori che portano valore aggiunto alle attività della tua azienda è necessaria una conoscenza molto approfondita del mercato.
Per cominciare, valuta i seguenti ambiti:
• Concorrenza – Quanto è congestionato il mercato? Quali sono le eccellenze dei tuoi concorrenti? Quali le loro debolezze? Ciò crea opportunità per la tua azienda?
• Punti di forza degli acquirenti – Riesci a ottenere un margine di manovra a livello di prezzo e valore, grazie alla reputazione della tua azienda? Come è percepita la tua azienda sul mercato?
• Punti di forza dei fornitori – Che tipo di fornitori hanno successo sul mercato? Ci sono alternative? Quali sono i fattori che generano innovazione, quali invece generano problemi?
• Sostituti – Vi sono sul mercato prodotti sostitutivi che rappresentano una minaccia per le attività della tua azienda?
• Consumatori – Quali esigenze spingono i clienti finali ad avvicinarsi ai prodotti della tua azienda? La tua azienda risponde già adeguatamente alla domanda dei consumatori, o cʼè spazio per un ulteriore sviluppo del prodotto?
L’obiettivo ultimo da porsi, come acquirenti, è allineare la conoscenza del mercato alla domanda dei clienti. Se questo allineamento non riesce, la tua azienda farà sempre fatica ad adottare una strategia globale incentrata sulla creazione di valore attraverso il miglioramento dei prodotti, anziché la riduzione dei costi dei materiali.
3. Esecuzione di analisi del portafoglio
L’analisi del portafoglio permette di mappare gli acquisti in base a una matrice costi/rischi ed evidenzia le categorie in cui può essere opportuno uno stile di gestione più pragmatico.
Se vuoi scoprire con quali fornitori dovresti cercare di collaborare, quali aree della tua supply chain possono essere automatizzate o semplificate, quali opportunità di collaborazione con altre organizzazioni possono aprirsi, quali saranno le future esigenze e spinte del mercato e le risorse disponibili, devi condurre delle analisi del portafoglio.
Gestendo le attività di procurement in questo modo, riuscirai a concentrare le risorse dove vi è maggiore garanzia di ottenere la migliore efficienza di spesa, sfruttando il tuo approccio alla gestione dei rapporti con i fornitori.
4. Calcolo dei costi totali di acquisizione
L’acquisto di prodotti e servizi non è solo una questione di prezzo. Per calcolare il costo reale vanno esaminati i costi relativi all’intero ciclo di vita e il loro valore per l’azienda. Pensare ai costi in modo più olistico è una competenza cruciale dei professionisti dell’approvvigionamento. Un acquisto può costituire un buon affare in termini di prezzo, ma se il fornitore è inaffidabile e incline ai ritardi, i risparmi ottenuti saranno presto azzerati.
Fai un passo indietro e analizza tutti i fattori che contribuiscono alla scelta, quindi fonda la decisione sul potenziale vantaggio complessivo. Se monitori le performance e i risultati delle attività di procurement, puoi tracciare le variazioni dei costi nel tempo e rilevare eventuali inefficienze prima che sfocino in problemi ben più gravi.
5. Comprensione e gestione di tutti gli stakeholder
I progetti comprendono spesso un gruppo variegato di stakeholder, per questo motivo le aziende acquirenti devono essere in grado di riconoscere e gestire con successo le diverse esigenze di tali soggetti. Una buona analisi del portafoglio sarà davvero preziosa in questo caso, e dovrai contare su buone capacità di comunicazione e di influenza per gestire con efficacia sia gli stakeholder interni sia quelli esterni.
Fondamentale, per tutto questo, è la comprensione delle esigenze del cliente e delle opportunità disponibili sul mercato. Gli acquirenti devono confrontarsi sia con i clienti sia con i fornitori nelle primissime fasi dei progetti, per redigere capitolati e documenti per la fornitura di beni e servizi il più possibile accurati ed efficaci.
