Takeda era alla ricerca di una soluzione per centralizzare la gestione degli appaltatori e le procedure di prequalifica nell’organizzazione ereditata da Shire. Negli 11 stabilimenti interessati, dislocati in sette paesi, venivano impiegati processi e gradi di supervisione diversi. La collaborazione con Achilles ha consentito di uniformare le procedure di qualifica degli appaltatori, così che ogni sede potesse contare su un elenco completo e aggiornato dei fornitori ad alto rischio.
Takeda è una delle maggiori aziende farmaceutiche al mondo, con stabilimenti in tutto il pianeta, migliaia di appaltatori e fornitori, e circa 30.000 dipendenti.
L’azienda si è rivolta ad Achilles per centralizzare i propri dati, i processi e le procedure di prequalifica, accorpandoli in un unico modello standardizzato che potesse essere utilizzato nelle undici sedi dell’ex Shire (l’azienda rilevata da Takeda a inizio 2019).
La sfida da vincere
Con gli oltre 7.000 appaltatori impiegati negli 11 stabilimenti ex Shire, a Takeda premeva accertarsi che ognuno di essi fosse qualificato, certificato e sottoposto a supervisione adeguata. Ogni stabilimento era responsabile della gestione e prequalifica dei propri appaltatori; di conseguenza, ciascuno impiegava standard, sistemi e metodologie diversi.
Non vi era certezza nemmeno sul numero complessivo di appaltatori. A causa della gran mole di dati poco accurati raccolti negli stabilimenti ereditati da Shire, nessuno aveva la certezza di poter contare su un elenco completo e aggiornato degli appaltatori ad alto rischio. Questa situazione impediva di mantenere a livello centrale un controllo efficace degli elevati standard di sicurezza e supervisione previsti per le svariate attività che hanno luogo ogni giorno negli stabilimenti.
Takeda ha scelto di affidarsi ad Achilles, come partner in grado di fornire soluzioni flessibili. Per Achilles la carta vincente è stata la vasta e comprovata esperienza in materia di procedure di prequalifica, capaci di aiutare le aziende a eliminare gli ostacoli alla circolazione dei dati e a integrare sistemi disparati in un’unica soluzione standardizzata, della massima efficacia. Un’esperienza che si è rivelata preziosa all’inizio del progetto.
Il processo
Il nuovo processo di prequalifica si componeva di due fasi. La prima avrebbe riguardato tutti gli appaltatori impiegati da qualsiasi stabilimento ex Shire, mentre la seconda soltanto gli appaltatori classificati ad alto rischio. La priorità fondamentale era stabilire e applicare i requisiti di prequalifica relativi alla fase uno, verificandone l’efficacia. La seconda fase si prospettava più complessa, perché prevedeva il coinvolgimento degli addetti ai servizi e il supporto di altri acquirenti. Nonostante le difficoltà, si è giunti a una soluzione in tempi abbastanza brevi.
Il team ha anche dovuto introdurre una serie di nuovi codici identificativi dei vari settori, che gli appaltatori dovevano associare alle proprie attività. Grazie alla flessibilità e all’adattabilità del sistema Achilles, lo spettro di opzioni a disposizione di Takeda è sempre stato vastissimo, con il vantaggio di poter migliorare costantemente il sistema.
Achilles ha anche dovuto raccogliere tutti i dati relativi agli appaltatori dagli stabilimenti. Vista la diversità degli appaltatori e delle metodologie di gestione dei dati utilizzate, alcuni degli 11 stabilimenti interessati hanno fornito subito dati impeccabili, mentre altri hanno faticato.
Dopo 5 mesi il sistema era comunque pronto per il lancio. La sfida principale per il futuro sarà registrare tutti gli appaltatori sul nuovo sistema. Non sarà facile, perché non tutti gli stabilimenti collaborano allo stesso modo, il tasso di avvicendamento degli appaltatori resta alto e permane una certa resistenza da parte di alcuni operatori verso il pagamento di un’iscrizione ad Achilles.
I risultati
Dopo la fase iniziale di lancio della soluzione, il team Takeda ha già raggiunto i primi traguardi.
Per la prima volta, tutti gli 11 stabilimenti Shire rilevati dall’azienda stanno iniziando a compilare un elenco dei propri appaltatori ad alto rischio. Ciò consentirà loro di operare con la certezza che il personale a cui si affidano disponga delle competenze, dell’esperienza e delle qualificazioni necessarie per lavorare in modo sicuro ed efficace. In passato, dati così pregnanti non erano disponibili.
Un sistema di prequalifica standardizzato per tutte le sedi è un cambiamento importante, grazie al quale c’è da attendersi una semplificazione della gestione degli appaltatori. Ora che ogni appaltatore deve sottoporsi alla fase uno del processo di prequalificazione di Achilles, seguita da una seconda fase per gli appaltatori ad alto rischio, l’azienda ha la certezza di collaborare con le persone giuste. Il processo ha inoltre consentito al team di eliminare dal proprio sistema oltre 300 appaltatori che non rispondevano ai requisiti previsti, o con dati errati.
“Grazie alla flessibilità delle soluzioni offerte da Achilles e alla dedizione dimostrata dai suoi team, siamo stati in grado di ribaltare completamente la situazione, passando da processi disparati in 11 stabilimenti dislocati in 7 paesi, a dati accurati, coerenti ed esaustivi sugli appaltatori. Il nuovo sistema è stato applicato a oltre 1.300 appaltatori. E ora siamo lieti di poter dire che le informazioni relative al 70% di loro sono tutte disponibili tramite la piattaforma Achilles.
Grazie alla proficua collaborazione con Achilles, sono sicuro che il sistema che abbiamo adottato migliorerà sempre di più.”
Simon Garrett, Global Head of Safety per Takeda
