Rispondere alle richieste di informazioni e partecipare a gare d’appalto può rivelarsi un processo lungo e dispendioso. In virtù degli sforzi profusi, quando si perde un’opportunità la delusione è ancora più amara, senza contare il fatto che a volte è difficile capire come mai l’offerta non sia andata a buon fine.
Molto spesso gli acquirenti optano per una risposta rispetto ad altre poiché non sono sicuri del livello di rischio inerente ai fornitori.
L’86% dei responsabili degli approvvigionamenti intervistati nel corso dell’indagine Procurement and Strategic Sourcing Report del 2017 di Consero ritiene che i fornitori tendono a sottovalutare l’importanza di minimizzare i rischi. Le possibilità di aggiudicarsi un appalto, infatti, aumentano notevolmente dando prova di prequalifica e presentando un’offerta con livelli inferiori di rischio.
Non esiste una formula magica per garantire sempre il buon esito delle risposte a richieste di informazioni; ciononostante, questi cinque semplici consigli possono contribuire notevolmente a migliorare il tasso di successo:
1) Porre le domande giuste
Una ricerca approfondita può fare da spartiacque tra un’offerta nella norma e una che, invece, desta l’attenzione degli acquirenti. Nell’ambito del processo di richiesta di informazioni, è fondamentale che i fornitori dimostrino di conoscere l’azienda dell’acquirente e le sue priorità principali.
Naturalmente, vi saranno differenze in base alla regione, al settore e al contesto normativo in cui opera l’acquirente. Se si partecipa a una gara d’appalto indetta da gestori di servizi pubblici e dalle autorità pubbliche dell’UE, ad esempio, è fondamentale conoscere le normative sugli appalti entrate in vigore nel 2016, che regolano la negoziazione delle condizioni contrattuali. Al contrario, gli acquirenti latino-americani del settore minerario cercheranno fornitori che garantiscono riduzioni dei costi, trasparenza e un aumento dell’efficienza.
Poi si può dimostrare come i prodotti, i servizi e il modus operandi della propria azienda siano idonei all’attività dell’acquirente, oltre a mettere in evidenza gli esclusivi argomenti di vendita (USP).
2) Avere le informazioni a portata di mano
Poter contare su una serie di documenti di prequalifica con tutti gli elementi necessari a rispondere a richieste di informazioni fa risparmiare tempo e assicura di poter includere nella risposta i ragguagli più pertinenti e aggiornati.
Col tempo si costituirà un archivio contenente tutti i documenti comunemente richiesti dagli acquirenti e le risposte alle domande più frequenti.
A titolo esemplificativo, l’archivio conterrà:
• politiche aziendali (ad esempio, in materia di salute e sicurezza, responsabilità sociale d’impresa, protezione dei dati e garanzia di qualità);
• specifiche tecniche di prodotti e servizi;
• dettagli della copertura assicurativa;
• testimonial, referenze e casi studio;
• informazioni dettagliate sulla gestione della supply chain;
• registri dei rischi;
• prove di conformità (ad esempio, certificati e documenti di immatricolazione);
• modelli per la redazione di nuovi documenti per appalti;
• esempi di documenti utilizzati in gare d’appalto andate a buon fine.
Inoltre, è fondamentale verificare periodicamente le informazioni per assicurarsi che rimangano idonee allo scopo. Ancora una volta, saranno la regione e il settore di riferimento a determinare con esattezza i documenti necessari. Ad esempio, gli acquirenti dei paesi scandinavi esigono garanzie concrete in merito alle credenziali e ai risultati dell’azienda in materia di responsabilità sociale d’impresa e salute e sicurezza.
3) Ottenere la garanzia di terza parte
Uno dei primi aspetti considerati dagli acquirenti è qualsiasi garanzia o accreditamento vantato dall’azienda. Inoltre, tendono a ritenere credibili i partner potenziali con prequalifica esterna o che si sono sottoposti ad audit da parte di un’organizzazione accreditata.
La garanzia prevede anche qualifiche e immatricolazioni nazionali o riconosciute a livello mondiale; pur non essendo sempre necessarie, a volte queste qualifiche “aggiuntive” segnalano agli acquirenti un rischio inerente al fornitore inferiore, quindi ottenerle è una buona idea.
Inoltre, è importante concentrarsi sul settore di riferimento. Le nostre community servono proprio a questo: offrono ai fornitori garanzie specifiche per il settore, così gli acquirenti possono sempre scegliere da una base di fornitori prequalificati, competenti e sottoposti ad audit.
4) Conoscere i tuoi clienti
Per aggiudicarsi gli appalti è fondamentale mantenersi aggiornati sui requisiti di conformità. Innanzitutto, verificare le esigenze di conformità dell’acquirente, anche a fronte di una collaborazione in passato, poiché i requisiti cambiano. Ad esempio, nel luglio 2019 il governo del Brasile ha annunciato l’adozione di una nuova legislazione per gli appalti pubblici che potrebbe modificare i requisiti a cui i fornitori dovranno conformarsi per aggiudicarsi gli appalti. Inoltre, ora molti acquirenti si aspettano che, con le loro azioni, i fornitori diano prova di un impegno verso la sostenibilità e la riduzione di CO2.
Siamo convinti che superare le aspettative in termini di requisiti di conformità apporti vantaggi e consenta di distinguersi dalla concorrenza.
DHL Industrial Projects, ad esempio, esige la prequalifica dei fornitori per comprovare che dispongono delle competenze, dei sistemi e delle risorse necessari a intraprendere in tutta sicurezza il lavoro loro assegnato. DHL Industrial Projects si affida all’Achilles global Services Community per valutare le capacità dei fornitori in materia di salute e sicurezza e, ove necessario, organizza un audit. Così l’azienda dispone di un metodo semplice e veloce per garantire che gli obiettivi della supply chain siano sempre rispettati.
5) Communica i tuoi risultati
Gli acquirenti desiderano sempre sapere se i fornitori con cui collaborano sono affidabili e se in passato hanno ottenuto buoni risultati.
A tal fine, non c’è nulla di meglio delle referenze e dei testimonial ottenuti in appalti precedenti, che si possono includere tra i documenti dell’offerta o mettere in evidenza nel materiale promozionale dell’azienda, ad esempio il sito web e i dépliant del fornitore.
Poiché hanno ricevuto una convalida, i membri della community Achilles hanno accesso a un timbro e a un certificato che comprovano la registrazione e che possono utilizzare per promuovere lo status di prequalifica, ad esempio sul proprio sito web. A volte un appalto si vince anche solo aumentando leggermente il proprio livello di credibilità, quindi meglio non esitare a farsi pubblicità e a mettere in risalto i propri risultati.
Scopri di più sui nostri servizi e community qui.
