Debbie Metcalfe, LLM MSc MCIPS, responsabile formazione e consulente presso Achilles, sostiene che il successo nella pianificazione dell’approvvigionamento dipende dall’analisi.
Il Piano di approvvigionamento è il risultato dei processi di pianificazione dell’approvvigionamento, e identifica quali merci, servizi o lavori devono essere acquistati durante un determinato periodo di tempo. Tale processo viene anche chiamato “piano dei lavori”. Il piano dei lavori identifica i singoli progetti da assegnare tramite gara d’appalto entro uno specifico periodo, che devono essere pianificati in relazione alle scadenze e alle risorse disponibili.
Affinché ciascuna gara d’appalto prevista avvenga con successo, la pianificazione strategica è essenziale. Il team addetto all’approvvigionamento deve quindi svolgere i lavori di valutazione preliminare dei progetti o di analisi pre-approvvigionamento per verificare che le misure adottate siano adeguate al soddisfacimento dei requisiti e delle condizioni commerciali del momento. Per garantire che i lavori pianificati producano i risultati auspicati, è necessario coinvolgere il mercato, gli utenti finali e gli stakeholder.
1. Analisi di mercato
Prima di sviluppare un piano di approvvigionamento l’acquirente deve avere compreso perfettamente le dinamiche del settore in cui desidera trovare fornitori.
A tale scopo è necessario condurre un’indagine di mercato completa, per comprendere le rivalità esistenti all’interno del mercato. Uno dei fattori da prendere in considerazione consiste nel verificare se il rispettivo mercato è in crescita, in flessione, o è stagnante.
Le analisi di mercato possono richiedere molto tempo, e costi e risorse ingenti.
Un approccio alternativo, più rapido e più economico per gli acquirenti nel settore dei servizi pubblici, consiste nell’utilizzo di una piattaforma di prequalificazione, come UVDB o BuildingConfidence, fornite da Achilles. Tali soluzioni consentono ai professionisti degli acquisti di ricercare e individuare le competenze e le capacità disponibili sul mercato. Gli acquirenti sono anche in grado di utilizzare una Notifica per il sistema di qualificazione (Qualification System Notice, QSN), per attrarre nuovi partecipanti all’interno del mercato e sviluppare così il mercato stesso.
2. Analisi della spesa
Senza trasparenza dei dati sulla spesa è difficile analizzare correttamente le merci e i servizi che sono stati acquistati in passato. E anche la previsione precisa dei futuri acquisti diventa più problematica.
In sostanza, un’analisi della spesa consiste nell’esatta indagine su tutte le spese precedentemente effettuate da un’azienda, stipendi e salari esclusi. Tale analisi rileverà i problemi a livello di trasparenza dei costi, conformità ai contratti e controllo.
È importante che l’analisi della spesa promuova l’allineamento della strategia di approvvigionamento con la strategia commerciale dell’azienda, affinché entrambe lavorino in vista degli stessi obiettivi.
Il team dell’approvvigionamento deve garantire che l’analisi della spesa sia incorporata in tutte le future strategie di approvvigionamento, per assicurare che i nuovi contratti introducano considerevoli vantaggi. Inoltre l’analisi deve creare valore aggiunto e mostrare in quali aree è possibile ottenere risparmi e creare innovazione.
3. Analisi delle esigenze
È importante identificare il “bisogno” e non il “desiderio”, e verificare che vi sia una chiara comprensione e condivisione delle scelte nel contesto in cui si opera.
Tutti i membri del team devono essere allineati circa le motivazioni del piano di approvvigionamento, così che tutte le parti in causa siano veramente coinvolte nel progetto. A tal fine occorre creare un gruppo multidisciplinare di soggetti interessati, in cui siano ben chiari i collegamenti con il progetto pianificato, e le caratteristiche e i contributi che ciascuno può dare.
In sintesi, è importante che le organizzazioni che acquistano ricordino sempre che per garantire il successo nella pianificazione dell’approvvigionamento è necessario combinare, per mezzo dell’analisi, la conoscenza del mercato con i bisogni effettivi.
Achilles può aiutarti nella pianificazione dell’approvvigionamento e fornirti supporto nella conduzione delle ricerche di mercato, grazie ai suoi corsi di formazione, ai servizi di consulenza o all’adesione a una delle nostre community.
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