El proceso de compras puede resultar difícil y complejo para los inexpertos en la materia.
Los principios básicos del proceso de compras ayudan a las empresas a reducir el riesgo en su cadena de suministro. Para los compradores, no adherirse a estos principios puede suponer problemas de diversa índole, como por ejemplo, riesgos en el cumplimiento de políticas de salud y seguridad, daños a la reputación y posibles demandas por no asegurarse de que los proveedores cumplan la legislación.
El proceso abarca mucho más que comprar. Se trata de cómo tu empresa hace negocios y con quién los hace. Sin una estrategia y supervisión sólidas, una empresa puede sufrir retrasos en los plazos, incrementos significativos de los costos y disminución de la calidad de los productos.
Además de nuestro programa completo de cursos de formación presenciales sobre el proceso de compras, hemos elaborado una guía para principiantes en la que se proporcionan las herramientas necesarias para que tu empresa aproveche las nuevas oportunidades y estimule su crecimiento.
1.Disminución de los gastos por medio de los datos
¿Puede tu empresa identificar dónde se producen la mayoría de tus gastos y cuáles son?
Una de las principales dificultades del proceso de compras es que, con frecuencia, los datos de dónde se producen los principales gastos son incorrectos o no están visibles. El problema se agrava por el hecho de que los datos generalmente proceden de múltiples fuentes, por ejemplo, de los datos de las cuentas por pagar (CP), sistemas electrónicos de compras, sistemas de gestión de contratos y sistemas de gestión de proveedores.
Un punto de partida fundamental es asegurarse de que todas esas fuentes estén incluidas en el seguimiento de los gastos y que sean fiables.
No es posible realizar un análisis exhaustivo de los gastos sin disponer de datos gestionados, limpios y precisos. Así de sencillo. Son las bases sobre las que se asientan tu estrategia y tu planificación de compras.
2. Conocimiento del mercado
Cada mercado tiene sus propios proveedores, dinámica y riesgos. Se necesitan conocimientos profundos del mercado en el que se opera para poder elegir a aquellos proveedores que te ofrezcan un valor añadido.
Comienza analizando las siguientes áreas:
• Tu competencia: ¿Está saturado el mercado? ¿Qué hacen bien tus competidores? ¿Qué hacen mal? ¿Te brinda esto oportunidades?
• Puntos fuertes de los compradores: ¿Existe cierta flexibilidad en cuanto a los precios y el valor gracias a la reputación de tu empresa? ¿Qué percepción se tiene de tu empresa en el mercado?
• Puntos fuertes de los proveedores: ¿Qué tipo de proveedores tienen éxito en el mercado? ¿Hay alternativas? ¿Qué innovaciones y revoluciones se están produciendo en el mercado?
• Sustitutos: ¿Hay productos sustitutos disponibles que supongan un riesgo para las operaciones de tu empresa?
• Consumidores: ¿Qué desean obtener los clientes finales de los productos? ¿Estás cubriendo sus necesidades o hay margen para seguir desarrollando los productos?
Como empresa tu objetivo definitivo es lograr que tus conocimientos del mercado se correspondan con la demanda de los clientes. A menos que sea así, no podrás crear una estrategia global centrada en la generación de valor mediante la mejora de los productos, en lugar de abaratando los materiales.
3. Análisis de la cartera
El análisis de la cartera asigna las compras en una matriz de costos/riesgos y destaca las categorías en las que podría resultar más adecuado un estilo de gestión más directo.
Si deseas saber con qué proveedores deberías entablar una relación comercial, qué aspectos de tu cadena de suministro pueden optimizarse, qué oportunidades de colaboración hay con otras empresas; cuáles son los requisitos futuros de la empresa y las fuerzas del mercado y recursos disponibles, deberás realizar un análisis de la cartera.
Al gestionar las actividades de compras de esta manera, se garantizará que los recursos estén destinados a los aspectos que generarán mayor rentabilidad a través de un enfoque de gestión de las relaciones con los proveedores.
4. Cálculo de los costos totales de adquisición
Adquirir productos y servicios no es solo cuestión de precio. Para poder determinar el verdadero valor, deben tenerse en cuenta los costos del ciclo de vida y su valor para la empresa. Para los profesionales del segmento de compra, pensar en los costos de forma más holística constituye una habilidad importante. Una compra puede parecer ventajosa si el precio es bajo, pero si el proveedor no es fiable y es propenso a retrasarse en los plazos, no merecerá la pena.
Debes adoptar una perspectiva general y considerar todos los factores determinantes antes de elegir y basar tu decisión en los posibles beneficios totales. Si mides el rendimiento y los resultados de las compras, serás capaz de hacer un seguimiento de los costes a lo largo del tiempo y detectar cualquier ineficacia antes de que se convierta en un problema grave.
5. Comprensión y gestión de todas las partes interesadas
Los proyectos suelen incluir un grupo multidisciplinario de partes interesadas, por lo que las empresas de compras deben poder reconocer y gestionar de manera satisfactoria sus diversas necesidades. Para ello, será muy útil realizar un análisis de la cartera. Además, necesitarás buenas aptitudes de comunicación e influencia para gestionar con eficacia las partes interesadas tanto internas como externas.
En este sentido, es fundamental entender las necesidades de los clientes y las oportunidades disponibles en el mercado. Los compradores deben comprometerse tanto con los clientes como con los proveedores en las primeras fases de los proyectos para crear con eficacia las especificaciones precisas y los documentos de compras.
