La pandemia ha puesto a los profesionales de compras a prueba. Los ha colocado en una posición central para que las compañías puedan afrontar la contingencia. El área de abastecimientos ha contribuido a mantener la continuidad de los negocios, al tratar de evitar disrupciones en la cadena de suministro. En muchos casos mediante la búsqueda de proveedores alternativos, para asegurar el flujo de productos y servicios necesarios para las operaciones de las empresas.
También hemos visto a los compradores incursionando en categorías en las cuales típicamente no participan, tratando de adquirir productos y servicios con alta demanda, como la compra de equipo de protección personal: mascarillas, termómetros, guantes, gel desinfectante, etc. Sumando así esfuerzos para mitigar los riesgos para la salud y seguridad del personal.
¿Qué lecciones nos dejará esta crisis y cómo cambiará el papel del área de compras dentro de las organizaciones? En un webinar realizado recientemente, sobre la gestión de la cadena de suministro en tiempos del COVID-19, Ricardo Mattenet, director de ABASPRO Procurement Partners y Country Manager e Instructor del Instituto Europeo de Compras (EIPM), en conjunto con Nicolás Avellaneda, Director de Ventas para América Latina en Achilles, compartieron sus perspectivas sobre cómo la pandemia ha impactado al área de compras en las organizaciones, qué sectores han sido los más afectados y qué podemos aprender de esta crisis.
Cómo afrontar la crisis
La prioridad de las organizaciones debe ser proteger a sus empleados. “Sin compradores no hay empresa, por lo tanto es muy importante que la salud de las personas sea preservada” –mencionó Ricardo Mattenet durante la presentación. Se deben adaptar los procesos y formas de trabajo de tal manera que se reduzcan los riesgos de contagio de COVID-19 y se asegure la continuidad de las operaciones. Para ello, las empresas han implementado distintas medidas de mitigación de riesgos.
Según una encuesta realizada por Achilles a nivel global, el 84% de las empresas han optado por maximizar el trabajo desde casa. Y alrededor del 75% de los encuestados han modificado sus políticas de viaje y de visitas a oficinas. Otras medidas preventivas que las organizaciones han tomado son: contar con menos personal en instalaciones, uso de equipo de protección personal, reducción o paro de actividades, revisión de los controles de acceso y control de contratistas.
Dentro del área de compras hay mayor complejidad y presión. Ahora se requiere un mayor esfuerzo y negociaciones para encontrar insumos y servicios que anteriormente no representaban mayor dificultad. Mattenet recomienda fijar este nuevo esquema de prioridades:
a) Inventario de emergencia (stock coronavirus): asegurar los insumos relacionados con la prevención de la salud de los trabajadores. Las empresas han salido a buscar elementos de protección personal.
b) Asegurar faltantes: mirar qué niveles de inventarios tenemos, cuánto hay en tránsito, cuánto en producción y si ha cambiado la criticidad de ciertos elementos.
c) Descartar sobrantes: toda decisión de reducir o paralizar la adquisición de insumos o servicios deber ser hecha desde la visión del impacto que tendrá en nuestra cadena de suministro en el mediano y largo plazo, así como de la gestión de la relación con nuestros proveedores.
d) Gestión de flujo de efectivo: es necesario revisar órdenes de compra, con pendientes de entrega, por emitir, contratos en curso, contratos por firmar y anticipos dados. Por último, adecuarlos para asegurar que corresponden con las prioridades actuales y tenemos un flujo de efectivo conveniente para nuestras operaciones y para mantener nuestra cadena de suministro funcionando.
e) Visibilidad de la cadena de suministro: revisar al detalle nuestra cadena de suministro para saber el estado de nuestros proveedores y poder anticiparnos a una posible disrupción.
Una buena práctica recomendada es incluir a representantes del área de compras en los comités de manejo de crisis dentro de las organizaciones. Para aportar estrategias y validar la factibilidad de éstas desde el punto de vista del abastecimiento.
Salud de las cadenas de suministro clave
Las medidas para contener la propagación de la pandemia de COVID-19 han incluido la disminución o cese total de actividades productivas, así como el cierre de fronteras. Esto ha traído consigo grandes consecuencias económicas y disrupciones en las cadenas de suministro. De acuerdo con un informe publicado por Dcode EFC, entre los sectores más afectados en el corto plazo por la crisis, se encuentran el turismo y la aviación. Por el contrario, otros sectores como el farmacéutico o los servicios e insumos médicos han aumentado sus actividades.
“Para algunos sectores y países de la región, el coronavirus ha profundizado crisis preexistentes, como en el caso del sector del petróleo y gas donde, antes de la pandemia, ya nos encontrábamos en una situación complicada debido a la sobreoferta y la caída de los precios.” –mencionó Nicolás Avellaneda.
Según datos de las comunidades de Achilles, al revisar sectores considerados clave para muchas economías de América Latina, como el del Petróleo y Gas, así como Energía, nos encontramos con que alrededor del 80% de las compañías que componen las cadenas de suministro son medianas, pequeñas o micro empresas. Muchas de ellas se encuentran en una posición vulnerable. Si la crisis se prolonga, muchos proveedores se encontrarán en riesgo financiero, con problemas de liquidez y con dificultades para cumplir con obligaciones como pago de salarios y en algunos casos requerirán ayuda de los gobiernos.
Para mitigar los impactos potenciales en la continuidad en la cadena productiva es necesario prestar mayor atención a la situación de nuestros proveedores, monitorizando activamente sus indicadores financieros, teniendo acceso a bases de datos, fuentes confiables de proveedores, y trabajando de forma colaborativa para entender de qué manera podemos ayudarlos a mantener sus operaciones y sobrevivir a esta crisis.
Lecciones de la crisis
Algunos consejos para operar mejor durante esta contingencia son:
1.- Comprende el riesgo: para ello es fundamental el análisis de datos de los proveedores, hacer benchmarking de proveedores con un enfoque colaborativo. Identificar riesgos y desarrollar planes de mitigación.
2.- Toma acción: en el desarrollo e implementación de planes de contingencia. Adaptar procesos, como por ejemplo, realizar auditorías virtuales. Utilizar herramientas de e-procurement, de supplier relationship management, y buscar fuentes de proveedores alternativos.
3.- Apóyate con expertos: Busca ayuda externa para entender y gestionar mejor la cadena de suministro, ya sea a través de herramientas tecnológicas o asesoría y consultoría.
Las cadenas de suministro no volverán a ser las mismas. La recesión a nivel local y global impulsará cambios en las costumbres y modelos de negocio. Por ejemplo, un aspecto que ha destacado durante la crisis es el comercio electrónico y las entregas a través de proveedores logísticos. Podemos también prever cambios en algunas cuestiones como el trabajo remoto, o cambios en procesos que típicamente se realizaban de manera presencial. Muchas de las prácticas que se ha impulsado durante la pandemia prevalecerán y serán parte de la nueva normalidad.
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