Una empresa es una entidad vulnerable que se ve afectada por fuerzas externas, ya sean financieras, políticas, tecnológicas, socioculturales o medioambientales.
Todos estos factores influyen en el proceso de compra, desde la negociación de precios hasta la gestión comercial y de proveedores.
Emma Scott, directora de representación del Chartered Institute of Purchasing and Supply, explica a Cast UK: «Dependemos de los analistas de tendencias, pero también es necesario mantener relaciones excelentes con nuestros proveedores para que las cadenas de suministro sean lo suficientemente ágiles, de modo que, si se produce un periodo de mal tiempo inesperado, podamos aumentar el suministro con rapidez y viceversa».
Parte del desafío consiste en comprender primero cómo pueden afectar los factores externos a las compras.
El entorno financiero
El entorno financiero, que incluye el rendimiento económico, tiene una repercusión importante en la forma en que los compradores realizan sus operaciones de adquisición.
Uno de los retos principales que el entorno financiero plantea a las empresas es la fluctuación de divisas. Si compras en el momento adecuado, la rentabilidad de la inversión puede ser enorme, mientras que si inviertes en mal momento puedes acabar perdiendo dinero.
La política financiera del Banco de Inglaterra también tiene repercusiones para los departamentos de compras, ya que rige la inflación y el comportamiento de los inversores, lo que afecta al flujo de caja.
Por su parte, la actividad crediticia de los bancos puede limitar la actividad de compras y llevar a las empresas a concentrarse en reducir costes si resulta difícil conseguir financiación. Asimismo, a menudo una contracción del crédito puede afectar negativamente a los proveedores más pequeños, lo que aumenta el riesgo del comprador.
Cambio político
Un cambio en el gobierno, las normativas o la política internacional puede afectar de manera importante con quién y de qué forma establecen relaciones comerciales los compradores.
En el ámbito nacional, los cambios en el gobierno y las normativas pueden implicar reformas reglamentarias y cambios en la representación y los paquetes de apoyo empresarial. Esto afecta al modo en que las empresas estructuran las cadenas de suministro, cumplen las normativas en materia de empleo, impuestos, salud y seguridad, ética y control de calidad, y crecen.
A nivel internacional, el cese de relaciones con países proveedores puede afectar enormemente a las dinámicas comerciales, mientras que la apertura de un país al libre mercado puede crear nuevas oportunidades y desafíos. Del mismo modo, los cambios en el gobierno o las normativas de países, regiones y territorios extranjeros implican desafíos financieros, de cumplimiento y gestión de proveedores para las empresas, así como trastornos en la cadena de suministro en casos de colapso o problemas políticos, o revueltas.
Los departamentos de compras tienen que estar al tanto de los eventos políticos internacionales y actuar con rapidez para minimizar el riesgo y aprovechar al máximo las oportunidades.
Avances tecnológicos
El panorama tecnológico evoluciona constantemente, por lo que los clientes esperan que las empresas funcionen más rápido, estén más conectadas y les ofrezcan los últimos avances.
Las organizaciones deben ir un paso por delante de los cambios en el entorno tecnológico y cómo afectan a su negocio. Desde los productos y servicios que ofrecen, hasta el sistema de colaboración de compradores con proveedores, la tecnología afecta significativamente a las compras.
Cambio sociocultural
KPMG afirma que las empresas que ignoran los factores externos socioculturales lo hacen por su cuenta y riesgo. Los departamentos de compras tienen que comprender la forma en que los factores sociales y culturales afectan a los hábitos y las expectativas de los clientes.
Fluctuaciones medioambientales
El medio ambiente supone uno de los mayores retos para las cadenas de suministro. Ya sea por la escasez de recursos o por los desastres naturales, los departamentos de compras están a merced del medio ambiente.
En 2013 el proyecto Carbon Disclosure Project descubrió que el 70 por ciento de las empresas cree que el cambio climático tiene el potencial de afectar considerablemente a sus ingresos.
Las organizaciones son conscientes de las amenazas; de hecho, los últimos desastres naturales han demostrado cómo sucesos poco comunes pueden devastar la cadena de suministro.
Los departamentos de compras tienen que planificar de antemano cómo gestionar la escasez de recursos y diversificar sus proveedores para minimizar la interrupción en caso de un desastre natural. También se recomienda evitar las zonas con riesgo elevado.
El índice de resiliencia 2014 de FM Global identificó recientemente a la República Dominicana, Bolivia y Venezuela como tres de los países con mayor riesgo para las cadenas de suministro, debido a su exposición a amenazas naturales, riesgo político e inestabilidad económica.
Cómo controlar los factores externos
Los compradores deben asegurarse de tener en cuenta el contexto externo al crear estrategias de compras para adelantarse a los posibles riesgos.
La gestión de proveedores juega un papel fundamental en este sentido, ya que permite a las empresas crear una cadena de suministro de proveedores precualificados y supervisar su exposición a las amenazas.
Esto permite a los departamentos de compras actuar y adaptarse al contexto externo.
