Im Rahmen ihrer Präqualifizierung für eine Achilles-Gemeinschaft müssen Lieferanten manchmal ein Audit durchlaufen.
Unsere Audits und Prüfungen sind auf unsere Präqualifizierungsfragebogen abgestimmt, um die Datenvalidierung in den zentralen Risikobereichen der Lieferkette zu verbessern. Der Auditumfang variiert und hängt von Ihrem Unternehmensprofil und den Anforderungen Ihrer Branche ab.
Audits sollen Einkäufern die Sicherheit geben, dass ihre Lieferanten wirklich so regelkonform, leistungsfähig und kompetent sind, wie sie behaupten, damit sie ihr Lieferkettenrisiko wirksam managen können.
Welche Fehler machen Lieferanten angesichts der Überprüfung einer solch großen Informationsmenge während eines Audits am häufigsten? Und wie können diese vermieden werden? Hier unsere Top Sechs:
1. Mangelnde Vorbereitung
Durchläuft Ihr Unternehmen zum ersten Mal ein Audit, sollten Sie dieses möglichst bald buchen, um sicherzustellen, dass Ihre Firma vollständig qualifiziert und in den Suchergebnissen der Einkäufer sichtbar ist. Ein Erneuerungsaudit sollte etwa 15 Tage vor Ablauf Ihres aktuellen Audits gebucht werden.
Sobald das Datum Ihres Audits bestätigt ist, erhalten Sie von uns Informationen darüber, was Sie zu erwarten haben und wie Sie sich auf das Audit vorbereiten sollten.
Das wohl Schlimmste, das Sie vor einem Audit machen können, ist zu versäumen, diese Dokumente zu lesen und sich ausreichend vorzubereiten. Dadurch erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit eines Nichtbestehens bzw. von schlechten Auditergebnissen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Vorbereitungsdokumente lesen und am Tag des Audits alle Dokumente, relevanten Mitarbeiter und Platz für den Prüfer bereitstehen haben.
2. Missverständnis der Auditkriterien
Fundierte Kenntnisse der Auditfragen und -kriterien sind unerlässlich.
Wenn Sie nicht genau wissen, welche Nachweise Sie erbringen müssen, um Compliance zu demonstrieren, werden nicht nur Zeit und Ressourcen verschwendet, sondern es kann auch sein, dass Ihr Unternehmen das Audit nicht besteht oder ein schlechtes Ergebnis erzielt.
Während des Audits müssen Sie Auskunft über alle Abläufe in Ihrem Unternehmen geben, angefangen bei Ihren Systemen für das Arbeitsschutzmanagement und Ihren Maßnahmen zur gesellschaftlichen Verantwortung bis hin zu Ihren Umweltsystemen und Informationen dazu, wie Ihr Unternehmen seine ökologischen Auswirkungen kontrolliert.
Besteht in irgendeinem Punkt Unsicherheit, können Sie gerne ein Mitglied unseres Teams um Rat oder Klarstellung bitten. Dazu sind wir da.
3. Übertriebene Selbstzufriedenheit
Einige Unternehmen glauben vielleicht, dass sie kein Audit benötigen und dass das Ergebnis der Beurteilung unwichtig ist – doch dies ist ein gravierender Irrtum.
Als Lieferant müssen Sie unbedingt unter Beweis stellen, dass Sie auch wirklich derjenige sind, für den Sie sich ausgeben, und dass Ihr Unternehmen seine Managementsysteme in Übereinstimmung mit den Informationen im Präqualifizierungsfragebogen aktiv umgesetzt hat.
Ist dies nicht klar, wollen Einkäufer Bescheid wissen, da der Ruf ihres eigenen Unternehmens gefährdet sein könnte.
Auch Selbstgefälligkeit hinsichtlich der Auditergebnisse empfiehlt sich nicht: Die Resultate und entsprechenden Verbesserungen werden von den Einkäufern überwacht. So legte Anglian Water zum Beispiel gemeinsame Verbesserungsziele für die am MEICA-Rahmenwerk für AMP5 arbeitenden Lieferanten fest, da das Unternehmen feststellte, dass die Ergebnisse einiger Auftragnehmer schlechter als erwartet waren und andere offenbar keine Fortschritte mehr machten. Wenn es um Audits geht, müssen Lieferanten Eigeninitiative zeigen. Einkäufer wissen dies zu schätzen.
4. Fehlen von relevanten Informationen oder Mitarbeitern
Lieferanten müssen unbedingt gewährleisten, dass die richtigen Mitarbeiter vor Ort sind, um Fragen in Bezug auf das Audit zu beantworten, und dass dem Prüfer am Tag des Audits die entsprechenden Nachweise vorliegen.
Wenn am Tag des Audits bestimmte Dokumente nicht auffindbar sind oder es im Vorfeld an interner Kommunikation gemangelt hat und nicht alle Mitarbeiter über das Audit Bescheid wissen, wird es für alle Beteiligten ein langer Tag.
Sie sollten jedoch nicht nur unmittelbar vor einem Audit sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen verfügbar sind, sondern Ihre Dokumente das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand halten, sodass sie für Ihr Leistungsspektrum relevant sind.
Wenn Sie einmal nicht genau wissen, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet – und zwar nicht nur im Vorfeld eines Audits –, versuchen Sie, es zu finden. Auf diese Weise sind Sie am Tag des Audits so gut wie möglich vorbereitet. Stehen Ihnen alle notwendigen Dokumente, etwa dokumentierte Verfahren mit Angaben zu allen Vorkehrungen, zur Verfügung? Es lohnt sich, etwaige Schwachstellen zu finden.
Dasselbe gilt für Produktcodes. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählten Produktcodes angemessen sind und die von Ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen widerspiegeln.
5. Mangelnde Anerkennung der Vorteile des Audit-Prozesses
Alle während der Präqualifizierung und des Audit-Prozesses validierten Informationen werden später Einkäufern in Ihrer Branche zur Verfügung gestellt. Daraus können sich zahlreiche Vorteile ergeben, darunter:
- Die Gelegenheit, mit Ihrem Unternehmen an Ausschreibungen durch Einkäufer teilzunehmen, mit denen Sie sonst nicht zusammenarbeiten könnten.
- Die Möglichkeit, Einkäufern unter Beweis zu stellen, dass Ihr Unternehmen seriös ist und ihr Ansehen niemals gefährden würde.
- Die Chance, Ihre Kenntnis von den Anforderungen in Ihrer Branche nachzuweisen, die Leistungsfähigkeit zu steigern und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anzutreiben.
Unsere Audits genießen in der Welt des Lieferkettenmanagements ein hohes Ansehen. Die Validierung Ihres Unternehmens durch uns könnte sein Profil stärken.
6. Die Annahme, dass nur das Gesetz wichtig ist
Vergessen Sie nicht, dass in Bezug auf den Audit-Prozess nicht nur das Gesetz von Bedeutung ist.
Sie müssen alle Teile des Audit-Protokolls einhalten, unabhängig davon, ob diese gesetzlich oder lediglich von Einkäufern der Branchengemeinschaft festgelegt wurden.
Abhängig von der Gemeinschaft, in die Sie aufgenommen werden möchten, stellt die Branche eventuell zusätzliche Anforderungen an ihre Lieferanten, die Sie erfüllen müssen.
Indem Sie sich ernsthaft auf Ihr Audit vorbereiten, begünstigen Sie den Erfolg Ihres Unternehmens ganz erheblich.
