Das Beantworten eines RFI und die Bewerbung um einen Auftrag können langwierig und teuer sein. Nach so viel investierter Mühe ist es umso enttäuschender, wenn Sie letztendlich keinen Zuschlag erhalten. Es ist auch nicht unbedingt ersichtlich, warum Ihr Angebot abgelehnt wurde.
Für Einkäufer ist die Ungewissheit über das Ausmaß des Lieferantenrisikos der häufigste Grund dafür, bestimmte Angebote vorzuziehen.
Von den für Conseros Procurement and Strategic Sourcing Report 2017 befragten Einkaufs- und Beschaffungsleitern waren 86 % der Ansicht, dass Lieferanten die Wichtigkeit der Risikominimierung unterschätzten. Bei Nachweis der Lieferantenpräqualifizierung stellt Ihr Unternehmen ein geringeres Risiko dar und hat daher sehr viel bessere Chancen, Aufträge zu erhalten.
Leider gibt es keine Zauberformel, die für jede RFI-Antwort Erfolg garantiert. Wenn Sie aber die nachstehenden fünf einfachen Tipps befolgen, dürfte sich Ihre Erfolgsquote merklich verbessern:
1) Stellen Sie die richtigen Fragen
Gründliche Nachforschungen machen den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen Angebot und einer Offerte aus, die beim Einkäufer sofort Aufmerksamkeit erregt. Das Allerwichtigste ist, dass Lieferanten im Rahmen des RFI-Prozesses Verständnis für das Unternehmen des Einkäufers und dessen Hauptprioritäten zeigen.
Diese sind je nach geografischer Region, Branche und regulatorischem Umfeld des Einkäufers unterschiedlich. Falls Sie sich um Aufträge von öffentlichen Versorgungsunternehmen und Behörden in der EU bewerben, müssen Sie mit den Vergabevorschriften vertraut sein, die 2016 in Kraft traten und auch die Aushandlung der Auftragsbedingungen abdecken. Andererseits sind Einkäufer in der lateinamerikanischen Bergbauindustrie auf der Suche nach Lieferanten, die ihnen Kostenreduzierungen, transparentes Arbeiten und Effizienzsteigerungen ermöglichen können.
Sie können dann demonstrieren, wie Ihre Produkte, Dienstleistungen und Arbeitsweise zu den Betriebstätigkeiten des Einkäufers passen und dabei Ihre Alleinstellungsmerkmale hervorheben.
2) Haben Sie die notwendigen Informationen zur Hand
Legen Sie eine Sammlung der Präqualifizierungsunterlagen an, die die zur Beantwortung einer RFI notwendigen Informationen enthalten. Das spart Zeit und gewährleistet zusätzlich, dass Ihre Antworten nur die relevantesten und aktuellsten Informationen wiedergeben.
Im Laufe der Zeit bauen Sie eine Sammlung der am häufigsten von Einkäufern erbetenen Unterlagen sowie von Antworten auf oft gestellte Fragen auf.
Einige Beispiele für solche Unterlagen und Informationen:
• Unternehmensrichtlinien (beispielsweise über Arbeitsschutz, unternehmerische Gesellschaftsverantwortung, Datenschutz und Qualitätssicherung)
• Technische Daten zu Ihren Produkten und Dienstleistungen
• Angaben zu Versicherungen
• Testimonials, Empfehlungen und Fallstudien
• Angaben zum Lieferkettenmanagement
• Risikoregister
• Compliance-Nachweise (z. B. Zertifikate oder Registrierungsunterlagen)
• Vorlagen zum Erstellen neuer Angebotsdokumente
• Beispiele früherer, erfolgreicher Angebotsdokumente
Es ist wichtig, diese Informationen regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie auch weiterhin zweckdienlich sind. Auch hier hängt es von Ihrer geografischen Region und Branche ab, welche Arten von Informationen benötigt werden. Einkäufer aus den nordischen Ländern werden beispielsweise umfassende Nachweise für die Arbeitsschutzregelungen und die Umsetzung der unternehmerischen Gesellschaftsverantwortung in Ihrer Organisation anfordern.
3) Holen Sie Bestätigungen Dritter ein
Einer der ersten Aspekte, auf die Einkäufer achten, sind Zusagen und Beglaubigungen, die potenzielle Lieferanten erhalten haben. Falls Sie eine externe Präqualifizierung nachweisen können oder von einer als zuverlässig bekannten Organisation überprüft wurden, nehmen Einkäufer Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit als glaubwürdigen potenziellen Partner wahr.
Ihre Bestätigungen können länderspezifische oder weltweit anerkannte Qualifikationen oder Zulassungen beinhalten, auch solche, die nicht zwingend erforderlich sind. Derartige „Nice-to-haves“ können einem Einkäufer ein geringeres potenzielles Lieferantenrisiko signalisieren. Eventuell lohnt es sich also, sie zu beschaffen.
Zudem ist es wichtig, dass Sie sich auf Ihre Branche konzentrieren. Genau darum geht es in unseren Gemeinschaften. Hier erhalten Lieferanten branchenspezifische Zusicherungen, damit Einkäufer jederzeit aus einem Pool präqualifizierter, kompetenter und überprüfter Lieferanten wählen können.
4) „Know your Customer“
Um Aufträge zu erhalten, müssen Sie die für Sie geltenden Compliance-Anforderungen jederzeit im Blick behalten. Am besten beginnen Sie, indem Sie den Compliance-Bedarf des Einkäufers überprüfen – auch dann, wenn Sie bereits mit diesem Unternehmen gearbeitet haben. Anforderungen können sich ändern. Beispielsweise kündigte die brasilianische Regierung im Juli 2019 den bevorstehenden Entwurf neuer Gesetze über die öffentliche Beschaffung an. Somit gelten künftig eventuell andere Anforderungen für Lieferanten, die sich um Aufträge bewerben. Zudem achten viele Einkäufer inzwischen darauf, dass ihre Lieferanten sich in ihren Betriebsaktivitäten für Nachhaltigkeit und Reduzierung der Kohlendioxidemissionen einsetzen.
Wir sind überzeugt, dass das Übertreffen der grundlegenden Compliance-Anforderungen hilft, sich gegenüber Wettbewerbern hervorzuheben.
DHL Industrial Projects fordert beispielsweise eine Lieferantenpräqualifizierung. Diese muss demonstrieren, dass potenzielle Lieferanten über die Kompetenzen, Systeme und Ressourcen verfügen, um die ihnen zugeteilte Arbeit sicher auszuführen. DHL Industrial Projects nutzt die Achilles-Global-Services-Gemeinschaft, um die Arbeitsschutzbefähigung eines Lieferanten zu bewerten und gegebenenfalls einer Prüfung zu unterziehen. Damit verfügt das Unternehmen über eine schnelle und einfache Methode, die dafür sorgt, dass seine Zielsetzungen im Lieferkettenmanagement jederzeit erreicht werden.
5) Heben Sie Ihre Leistungen und Erfolge klar und deutlich hervor
Einkäufer möchten die Gewissheit haben, dass die von ihnen beauftragten Lieferanten zuverlässig sind und eine positive Erfolgsbilanz aufweisen.
Eine der wirksamsten Methoden, dies zu demonstrieren, sind Empfehlungen und Testimonials aufgrund früherer Aufträge. Diese können gemeinsam mit den Angebotsunterlagen abgegeben oder auf den jeweiligen Sicherheitsbelegen des Unternehmens gezeigt werden, auch auf der Website und in den Broschüren des Lieferanten.
Achilles-Gemeinschaftsmitglieder sind vollständig validiert und können einen entsprechenden Qualitätsstempel und ein Zertifikat nutzen. Sie können diese beispielsweise auf Ihrer Website platzieren, um Ihre Präqualifizierung zu bewerben. Manchmal kann selbst die winzigste Steigerung Ihrer Glaubwürdigkeit darüber entscheiden, ob Sie einen Auftrag erhalten. Zögern Sie also nicht, sich selbst und Ihre Leistungen und Erfolge hervorzuheben.
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