Kennen Sie die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) und die Erwartungen, die in diesem Zusammenhang an Ihr Unternehmen gestellt werden?
Die EEE wurde Anfang 2016 als neue Anforderung im öffentlichen Sektor eingeführt. Einkaufende Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, eine EEE von jedem Anbieter zu akzeptieren, der sich um einen Auftrag bewirbt.
Doch was genau bedeutet das für Lieferanten? Warum müssen sie die EEE bei der Angebotsabgabe für Beschaffungsaufträge einreichen? Und wie können Unternehmen langfristig davon profitieren?
Was ist die EEE?
Die EEE ist inzwischen EU-weit gesetzlich vorgeschrieben.
In der Vergangenheit waren alle Unternehmen verpflichtet, bei der Bewerbung um einen Auftrag einen Präqualifizierungsfragebogen auszufüllen. Mit der EEE liegt jetzt ein standardisierter Fragebogen vor, den alle Lieferanten bei Vergabeverfahren in der EU ausfüllen müssen.
Die EEE ist eine Eigenerklärung, mit der Lieferanten versichern, dass sie den notwendigen gesetzlichen Kriterien gerecht werden und die wirtschaftliche Kapazität haben, die Auftragsbedingungen zu erfüllen. Sie deckt auch die Pflicht- und freiwilligen Ausschlüsse ab, denen Lieferanten im Rahmen der Auswahlkriterien ihrer Branche unterliegen.
Durch die Eigenerklärung der Lieferanten sind Nachweise von Unternehmensrichtlinien oder -unterlagen in Papierform erst in der Endphase des Ausschreibungsverfahrens notwendig, wobei nur das ausgewählte Unternehmen die Konformität mit jeder einzelnen Anforderung unter Beweis stellen muss.
Wenn die ausschreibende Behörde es jedoch für relevant und notwendig hält und einen berechtigten Grund hierfür hat, kann sie schon früher im Prozess Zugang zu weiteren Unterlagen verlangen.
Vorteile der EEE für Lieferanten
Die EEE erspart Lieferanten viel Zeit, Geld und Ressourcen, denn die Informationen müssen nicht bei jeder Ausschreibung erneut zusammengestellt werden.
Die EEE muss nur einmal ausgefüllt werden, bevor sie an eine beliebige Zahl von Einkäufern gesandt werden kann. Damit wird die administrative Belastung von Lieferanten drastisch gesenkt; die Firmen können ihre Zeit und Arbeit wieder dem Geschäft widmen.
Derzeit kann die EEE als Ausdruck, per Fax oder elektronisch an einkaufende Organisationen weitergeleitet werden. Die Europäische Kommission arbeitet jedoch an einem neuen, rein elektronischen System. Das bedeutet, dass alle Lieferantendaten in einem zentralen System gespeichert werden, wenn es im April 2017 in Kraft tritt – ein deutlicher Vorteil für die Compliance.
Im Moment jedoch könnte ein wenig Verwirrung darüber herrschen, welche Dokumente Lieferanten ausfüllen müssen, da die britische Regierung vor Kurzem zusätzlich zum EEE einen eigenen standardisierten Präqualifizierungsfragebogen herausgegeben hat.
Die Beschaffungsbranche im Land wartet derzeit auf eine revidierte Version dieses Fragebogens, die der EEE entsprechen dürfte. Unterdessen sind Einkaufsorganisationen gesetzlich verpflichtet, das Dokument zu akzeptieren. Lieferanten, die es ausfüllen, haben also keinen Grund zur Sorge.
Wenn Sie sich weiter unsicher sind, was von Ihrem Unternehmen erwartet wird, melden Sie sich bei einer Achilles-Lieferantenschulung an, die entweder als Präsenzschulung oder über unsere neue E-Learning-Plattform stattfindet. Diese Kurse informieren Sie umfassender über die EEE und andere EU-Vergabevorschriften.
