Der Beschaffungsprozess kann Uneingeweihten manchmal als schwierig und komplex erscheinen.
Es gibt jedoch einige Grundprinzipien der Beschaffung, die Unternehmen helfen können, das Risiko des Versagens ihrer Lieferkette zu reduzieren. Wenn Einkäufer diese Prinzipien nicht einhalten, können daraus vielfältige Probleme entstehen, angefangen bei Problemen mit dem Arbeitsschutz bis hin zu Reputationsschäden und sogar einer potenziellen Strafverfolgung, wenn nicht gewährleistet werden kann, dass die Lieferanten sich an die Gesetzgebung halten.
Bei Beschaffung geht es nicht nur um den Einkauf an sich. Es geht auch darum, wie und mit wem Ihr Unternehmen Geschäfte macht. Denn ohne starke Kontrolle und Strategie kann ein Unternehmen sich schnell mit Verzögerungen, ausufernden Kosten und geringerer Produktqualität konfrontiert sehen.
Als Ergänzung zu unserem umfassenden Programm aus Schulungen zum Thema Beschaffung haben wir nun auch einen Leitfaden für Einsteiger zu diesem Thema erarbeitet. Er stellt Ihnen Werkzeuge vor, mit denen Sie Ihr Unternehmen dabei unterstützen können, von neuen Chancen zu profitieren und das Wachstum voranzutreiben.
1. Die Ausgabendaten verstehen
Kann Ihr Unternehmen feststellen, wo und wofür genau seine kritische Masse an beeinflussbaren Ausgaben entsteht?
Eine der Hauptschwierigkeiten der Beschaffung ist die Tatsache, dass die Ausgabendaten häufig fehlerhaft oder einfach nicht sichtbar sind, und deshalb geprüft und bereinigt werden müssen. Dieses Problem wird noch dadurch verschärft, dass die Ausgabendaten normalerweise aus verschiedenen Quellen stammen, wie zum Beispiel Kreditorendaten, E-Procurement-Systemen sowie Auftrags- und Lieferantenmanagementsystemen.
Als wichtiger Ausgangspunkt muss gewährleistet sein, dass bei den Ausgabendaten alle Quellen berücksichtigt werden und dass es keinen Zweifel an der Zuverlässigkeit der Daten gibt.
Eine umfassende Ausgabenanalyse ist ohne verwaltete, bereinigte und präzise Ausgabendaten unmöglich. So einfach ist das. Das ist das Fundament, auf das sich Ihre Beschaffungsstrategie und Planung gründen sollten.
2. Den Markt verstehen
Jeder Markt hat seine eigene Dynamik, Lieferantenbasis und Risiken. Wenn Sie in der Lage sein möchten, effektiv diejenigen Lieferanten auszuwählen, die Mehrwert für Ihre Geschäfte generieren, benötigen Sie ein tiefgreifendes Verständnis des Marktes, in dem Sie operieren.
Beginnen Sie mit der Betrachtung der folgenden Bereiche:
• Ihre Wettbewerber – Wie gesättigt ist der Markt? Was machen Ihre Wettbewerber gut? Wo liegen ihre Schwächen? Entstehen Ihnen dadurch Chancen?
• Ihre Stärken als Einkäufer – Können Sie aufgrund der Reputation Ihres Unternehmens von Spielräumen in Bezug auf Preis und Wert profitieren? Wie werden Sie im Markt wahrgenommen?
• Stärken von Lieferanten – Welche Arten von Lieferanten haben am Markt Erfolg? Gibt es Alternativen? Wo entstehen Innovation und Störungen?
• Ersatzprodukte – Sind Ersatzprodukte erhältlich, die eine Bedrohung für Ihre Geschäfte darstellen?
• Verbraucher – Was erwarten Ihre Endverbraucher tatsächlich von Ihren Produkten? Erfüllen Sie ihre Bedürfnisse oder gibt es Anlass für weitere Produktentwicklung?
Als Einkaufsorganisation besteht Ihr oberstes Ziel darin, Ihre Marktkenntnis mit den Anforderungen Ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Wenn Sie diese Verbindung nicht herstellen können, wird es Ihnen schwerfallen, eine Gesamtstrategie zu entwickeln, die darauf ausgerichtet ist, Mehrwert durch Verbesserung Ihrer Produkte anstatt durch geringere Materialkosten zu schaffen.
3. Durchführen einer Portfolioanalyse
In einer Portfolioanalyse werden Beschaffungen mit einer Kosten-Risiko-Matrix abgeglichen und Kategorien hervorgehoben, in denen ein stärker praxisbezogener Managementansatz von Vorteil sein könnte.
Wenn Sie wissen möchten, mit welchen Lieferanten es sich lohnt, eine Beziehung aufzubauen, welche Bereiche Ihrer Lieferkette automatisiert oder optimiert werden können, welche Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen es gibt, wie die künftigen Geschäftsanforderungen und Marktkräfte aussehen und welche Ressourcen verfügbar sind, müssen Sie eine Portfolioanalyse durchführen.
Die Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten auf diese Weise gewährleistet, dass die Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie durch den verfolgten Managementansatz für Lieferantenbeziehungen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen.
4. Bestimmung der gesamten Anschaffungskosten
Beim Erwerb von Produkten und Dienstleistungen geht es nicht nur um den Preis. Ihre Kosten über den gesamten Lebenszyklus und ihr Wert für ein Unternehmen müssen berücksichtigt werden, bevor die tatsächlichen Kosten bestimmt werden können. Eine ganzheitlichere Betrachtung der Kosten ist eine wichtige Fähigkeit von Beschaffungsexperten. Ein Einkauf mag in preislicher Hinsicht ein gutes Geschäft sein, aber wenn der Lieferant unzuverlässig ist und zu Verspätungen neigt, werden die Vorteile einer Kosteneinsparung schnell zunichte gemacht.
Treten Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie alle beitragenden Faktoren, bevor Sie Ihre Auswahl treffen, und gründen Sie Ihre Entscheidung immer auf den potenziellen Gesamtnutzen. Wenn Sie die Leistung und die Ergebnisse der Beschaffung messen, sind Sie in der Lage, die langfristigen Kosten nachzuverfolgen und alle Ineffizienzen zu ermitteln, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
5. Alle Interessenvertreter verstehen und berücksichtigen
Projekte umfassen häufig eine multidisziplinäre Gruppe von Interessenvertreten. Deshalb müssen Einkaufsorganisationen in der Lage sein, deren verschiedene Bedürfnisse klar zu erkennen und erfolgreich zu handhaben. Eine gute Portfolioanalyse ist dabei wirklich nützlich. Sie brauchen außerdem gute Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeiten, um effektiv mit internen und externen Interessenvertretern zu verhandeln.
Dies alles setzt ein tiefgreifendes Verständnis der Kundenanforderungen und der Chancen, die der Markt bietet, voraus. Einkäufer müssen deshalb bereits in der frühen Projektphase sowohl mit den Kunden als auch mit den Lieferanten in Kontakt treten, um effektiv präzise Spezifikationen und Beschaffungsdokumente zu erstellen.
