Debbie Metcalfe, Schulungsleiterin und Beraterin bei Achilles, teilt ihre Tipps für eine erfolgreiche Beschaffungsplanung. Dabei dreht sich alles um die Analyse.
Der Beschaffungsplan ist das Ergebnis des Beschaffungsplanungsprozesses. Dabei wird ermittelt, welche Güter, Dienstleistungen oder Arbeiten innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erworben werden müssen. Gelegentlich wird dies auch als „Arbeitsplan“ bezeichnet. Der Arbeitsplan führt einzelne Projekte auf, die über einen bestimmten Zeitraum ausgeschrieben werden sollen. Diese müssen hinsichtlich Terminen und verfügbaren Ressourcen geplant werden.
Damit jede vorgesehene Ausschreibung erfolgreich abläuft, ist strategische Planung unerlässlich. Beschaffungsfachleute sollten daher vor der Vergabe Scoping- und Analysearbeiten vornehmen, damit alle getroffenen Maßnahmen den geschäftlichen Anforderungen und Konditionen zum jeweiligen Zeitpunkt entsprechen. Um sicherzustellen, dass die geplanten Arbeiten zu den gewünschten Ergebnissen führen, müssen der Markt, Endnutzer und Stakeholder ei
nbezogen werden.
1. Marktanalyse
Vor der Entwicklung eines Beschaffungsplans muss der Einkäufer die Marktdynamik der Industrie, in der er Lieferanten sucht, genau verstehen.
Zu diesem Zweck ist eine umfassende Untersuchung des Marktes und der bestehenden Rivalitäten erforderlich. Unter anderem sollte berücksichtigt werden, ob der jeweilige Markt gerade wächst, schrumpft oder stagniert.
Marktanalysen können zeitaufwendig, ressourcenintensiv und kostspielig sein.
Ein alternativer, schnellerer und wirtschaftlicherer Ansatz für Einkäufer im Energieversorgungssektor ist die Nutzung einer Präqualifizierungsplattform wie UVDB oder BuildingConfidence von Achilles. Diese Lösungen gestatten es Beschaffungsfachleuten, die Kompetenzen und Kapazitäten zu recherchieren, die auf dem Markt zur Verfügung stehen. Einkäufer können außerdem einen Hinweis zum Qualifizierungssystem (Qualification System Notice, QSN) verwenden, um neue Marktteilnehmer anzuziehen und den Markt weiterzuentwickeln.
2. Ausgabenanalyse
Ohne Transparenz der Ausgaben ist es schwierig, die in der Vergangenheit erworbenen Waren und Dienstleistungen korrekt zu analysieren. Und auch die genaue Prognose von künftigen Käufen wird problematischer.
Im Wesentlichen ist eine Ausgabenanalyse die genaue Untersuchung aller früheren Ausgaben eines Unternehmens, abgesehen von Lohn und Gehalt. Diese Analyse legt Probleme hinsichtlich Kostentransparenz, Vertragstreue und Kontrolle offen.
Es ist wichtig, dass die Ausgabenanalyse die Anpassung der Beschaffungsstrategie an die kommerzielle Unternehmensstrategie unterstützt, damit beide auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Das Beschaffungsteam muss sicherstellen, dass die Ausgabenanalyse in alle künftigen Beschaffungsstrategien einfließt, damit neue Aufträge dem Unternehmen erheblichen Nutzen bringen. Außerdem muss die Analyse Mehrwert schaffen und aufzeigen, in welchen Bereichen Einsparungen und Innovationen möglich sind.
3. Bedarfsanalyse
Es ist wichtig, den „Bedarf“ zu ermitteln, nicht die „Wünsche“, um klare Erkenntnisse und Übereinstimmung hinsichtlich des Kontextes aufzubauen.
Alle Teammitglieder müssen sich über die Beweggründe für den Beschaffungsplan einig sein, damit alle relevanten Parteien wirklich in das Projekt einbezogen sind. Hierzu muss eine multidisziplinäre Beteiligtengruppe zusammengestellt werden, deren Beziehungen zum geplanten Projekt, relevante Charakteristika und Beiträge völlig klar sein müssen.
Zusammengefasst heißt das: Einkaufsorganisationen sollten stets daran denken, dass es bei einer erfolgreichen Beschaffungsplanung auf die Abstimmung von Marktkenntnissen und Nachfrage ankommt – mithilfe von Analyse.
Achilles kann Ihnen bei der Beschaffungsplanung helfen – ob durch Schulungen, Beratung oder Mitgliedschaft in einer unserer Gemeinschaften, um Ihre Marktforschung zu unterstützen.
Wenn Sie erfahren möchten, was wir für Ihr Unternehmen tun können, setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.
