Die Zunahme der Bedeutung des „S“ von ESG (Umwelt, Soziales und Governance) in Verbindung mit neuen Gesetzen zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette hat zu einem verstärkten Fokus auf Audits als Instrument der Sorgfaltspflicht geführt. Hier betrachten wir die Vorteile und Herausforderungen der Verwendung von Audits als Teil Ihres Prozesses der Lieferkettensorgfalt und geben praktische Ratschläge für Unternehmen, die ein Auditprogramm starten.
Was ist ein Audit?
Ein Audit ist eine systematische Untersuchung oder Überprüfung von Aufzeichnungen, Verfahren oder Systemen, die durchgeführt wird, um ihre Genauigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der festgelegten Standards, Vorschriften oder bewährten Verfahren zu überprüfen. Der Zweck eines Audits besteht darin, den Stakeholdern Sicherheit zu geben. Ein Audit beinhaltet oft die Bewertung von Risiken, die Bewertung von Kontrollen und Empfehlungen zur Verbesserung.
Audits, die zur Unterstützung der Lieferkettensorgfalt durchgeführt werden, können entweder proaktive oder reaktive Prüfungsinstrumente sein. Lieferkettenaudits werden in der Regel dort eingesetzt, wo ein höheres Risiko für negative Auswirkungen vermutet wird. Die Arten von negativen Auswirkungen, die ein Audit auslösen können, umfassen Qualitätskontrolle, Menschenrechte, Sicherheits- und Umweltfragen und Bedenken.
Es ist wichtig zu bedenken, dass die Audit-Ergebnisse, ob sie als unangekündigte oder geplante durchgeführt werden, immer nur einen Momentaufnahme darstellen können.
Audit-Herausforderungen
Um die Vorteile von Lieferkettenaudits zu verstehen, ist es wichtig, die Herausforderungen und Einschränkungen zu kennen. Es gibt drei Hauptprobleme im Zusammenhang mit Lieferkettenaudits. Diese gelten gleichermaßen für soziale, Umwelt- und Qualitätsaudits:
Transparenz
Für ein Audit, um wirklich erfolgreich zu sein, erfordert es Transparenz, die vom auditierten Unternehmen oder der Person („dem Auditierten“) bereitgestellt wird. Das Maß an Transparenz, das ein Auditierte bietet, kann aus verschiedenen Gründen erheblich variieren.
Leider können Unternehmen, die aktiv versuchen, von internationalen Standards oder vereinbarten Prozessen abzuweichen, viele verschiedene Methoden einsetzen, um unangemessene Aktivitäten zu verbergen, betroffene Personen daran zu hindern, mit den Auditoren zu sprechen, oder die Wirksamkeit der Auditoren einzuschränken.
Wissen der Auditoren
Effektive Prüfungen erfordern ein hohes Maß an Fachwissen, Kenntnissen und Professionalität. Die wichtigsten Wissensanforderungen für einen Auditor sind:
- Detailliertes Verständnis der Standards, gegen die geprüft wird
- Kenntnisse der gesetzlichen Rahmenbedingungen des Landes und der Branche, in der das Audit durchgeführt wird
- Ein tiefes Verständnis der gesellschaftlichen Normen und Herausforderungen in einem bestimmten Land
Wo Auditoren ohne dieses Wissen und Verständnis eingesetzt werden, können und werden kritische Probleme übersehen – was den Auditprozess untergraben kann.
Finanzielle Einschränkungen
Die Prüfung, ob intern oder unter Verwendung von Drittanbietern, ist keine kostengünstige Angelegenheit. Die schiere Größe der globalen Aufgabe der Lieferkettenüberwachung kann finanzielle Herausforderungen für Organisationen darstellen, die Audit im Rahmen ihres Sorgfaltsprozesses verwenden möchten. Kostendruck kann sich auf die Qualität der Audits und deren Wirksamkeit auswirken – aufgrund unzureichender Zeit, die für die Durchführung eines gründlichen Audits oder die Verwendung weniger erfahrener oder sachkundiger Auditoren aufgewendet wird.
Nutzen von Audits
Audit ist ein zunehmend wichtiger Bestandteil des Risikomanagements in der Lieferkette und wird ausdrücklich als Teil der Leitlinien für die Sorgfaltspflicht für verantwortungsbewusstes unternehmerisches Verhalten der OECD genannt. Es gibt viele Vorteile von Lieferkettenaudits für Unternehmen und ihre Lieferanten. Dazu gehören:
Bildung
Erfahrene Auditoren teilen Wissen und geben Empfehlungen im Rahmen des Auditprozesses ab, die es Lieferanten ermöglichen, die Leistung zu verbessern und Praktiken mit anerkannten Standards und Kundenanforderungen in Einklang zu bringen – vergleichbar mit hohen Summen für Beratungsgebühren.
Verbesserte Leistung
Es gibt viele Beispiele für wirksame Auditprogramme, die zu einer verbesserten Leistung in der Lieferkette führen. Durch den Besuch von Lieferanten können Auditoren wertvolles Wissen vermitteln und Verbesserungen der betrieblichen Praktiken identifizieren, die die Leistung der Lieferkette und das breitere Arbeitsumfeld verbessern können.
Größere Zusammenarbeit
Eine engere Zusammenarbeit mit Lieferkettenpartnern erhöht die Transparenz zu einer Vielzahl von Themen. Gesetzgeber erwarten zunehmend höhere Transparenzniveaus in der Lieferkette. Die Zusammenarbeit ermöglicht auch den Austausch von Wissen zwischen Lieferanten und Einkaufsorganisationen, was zu einer verbesserten Leistung führen kann.
Das Beste aus dem Auditprozess herausholen
Als Experten für Lieferkettenaudits hier sind 4 Achilles-Empfehlungen, um sicherzustellen, dass Ihre Auditprogramme so effektiv wie möglich sind:
1. Definieren Sie den Umfang
Kein Auditprogramm ist ein Allheilmittel für alle möglichen Probleme in der Lieferkette eines Unternehmens. Die Festlegung klar definierter, eindeutiger Ziele für Ihr Auditprogramm ermöglicht eine effektive Budgetierung, Stakeholder-Engagement und Ressourcenzuweisung.
2. Ernennen Sie geeignete Auditoren
Unabhängig davon, ob Sie interne oder externe Auditoren verwenden, stellen Sie sicher, dass die Auditoren über relevante Kenntnisse der Standards verfügen, gegen die sie auditieren werden, sowie über spezifische Methoden zur Durchführung. Für bessere Ergebnisse wählen Sie Auditoren aus, die mit der lokalen Sprache, den Gesetzen und gesellschaftlichen Normen vertraut sind. Nutzen Sie, wenn möglich, lokale Auditoren. Bei der Verwendung eines Drittanbieters suchen Sie nach Auditdienstleistern, die ihre Auditoren direkt beschäftigen, um eine engere Kommunikation und Rückmeldung zu gewährleisten.
3. Treten Sie mit Ihrer Lieferkette in Kontakt
Ihre Lieferanten begrüßen möglicherweise kein Audit. Die Einbindung in den Prozess und die Behandlung als Gelegenheit zur engeren Zusammenarbeit, Wissensaustausch und Leistungsverbesserung können dazu beitragen, Barrieren abzubauen und die Transparenz zu erhöhen.
4. Stellen Sie eine wirksame Fehlerbehebung sicher
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein wirksames Audit Probleme identifiziert, die eine Korrektur oder Fehlerbehebung erfordern können. Angesichts der ernsten Natur einiger identifizierter Probleme sollte ein wirksamer Fehlerbehebungsprozess sowohl intern als auch mit dem Auditor definiert werden.
Arbeiten Sie mit unparteiischen Organisationen oder anerkannten Wohltätigkeitsorganisationen, Bürgergruppen und Nichtregierungsorganisationen zusammen, um Sie und alle betroffenen Parteien zu unterstützen, die während Ihres Auditprogramms identifiziert werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit der effektiven Umsetzung eines Auditprogramms als Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Lieferkettensorgfalt erhebliche Vorteile verbunden sind. Eine effektive Umsetzung erfordert ein Verständnis der Einschränkungen und eine Sensibilisierung für die mit Audit verbundenen Herausforderungen.
Die Gesetzgebung bewegt sich zunehmend in Richtung einer größeren Verifizierung der Lieferkette durch Unternehmen, und Audit ist ein wichtiges Instrument im Verifizierungsprozess.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Achilles ein effektives Auditprogramm implementieren kann, um Ihre Sorgfaltspflichtaktivitäten zu unterstützen, kontaktieren Sie uns hier.
Lesen Sie, wie Achilles mit Tesco zusammenarbeitet, um deren Audit-Anforderungen zu unterstützen.
