تدقيق أول تدقيق في أول تدقيق لمؤسسة في المملكة المتحدة في إطار التدقيق الشامل للأعمال التجارية في المملكة المتحدة
غالبًا ما يُنظر إلى التدقيق على أنه عملية صارمة وأحيانًا لا ترحم، ولكنها تلعب دورًا مهمًا في ضمان استيفاء المؤسسات لمعايير الصناعة واللوائح التنظيمية.
في هذه المدونة، نشارك في هذه المدونة تجارب من عملية تدقيق أخيل UVDB C C التي تمت لأول مرة مؤخرًا في تدقيق Achilles UVDB C لكيان تجاري حديث التأسيس في المملكة المتحدة لتسليط الضوء على التحديات التي غالبًا ما تواجهها والرؤى القيمة التي يمكن اكتسابها من عملية التدقيق.
الإعداد: وافد جديد طموح إلى سوق المملكة المتحدة
كانت هذه المراجعة غير عادية منذ البداية. فقد كانت المؤسسة، وهي مزود خدمات راسخ في الأسواق الخارجية، حريصة على اقتحام قطاع المرافق في المملكة المتحدة. وباعتبارها وحدة أعمال جديدة، فقد كانت لديها تطلعات كبيرة ولكنها كانت تواجه أيضًا المشهد المعقد لتشريعات المملكة المتحدة والمعايير الخاصة بالصناعة. كانت الشركة حاصلة بالفعل على شهادة الأيزو 9001:2015، والتي وفرت أساسًا متينًا لأنظمة إدارة الجودة على مستوى العالم، ومع ذلك، لم يكن قد تم تأمين ضمانات من طرف ثالث لأنظمة إدارة الصحة والسلامة والبيئة (HSE) الخاصة بها – وهو مجال يفرض فيه المشترون في المملكة المتحدة متطلبات صارمة.
التدقيق: التحقق من الواقع
كان من المقرر أن تستمر عملية التدقيق ليوم واحد، ولكن سرعان ما اتضح أنه على الرغم من أن ممارساتهم العالمية كانت قوية، إلا أن هناك ثغرات كبيرة في عملياتهم الخاصة بالمملكة المتحدة.
درجة التدقيق: 79%
قد تبدو النتيجة الإجمالية للتدقيق البالغة 79% معقولة للوهلة الأولى، لكن توزيع إشارات المرور الحمراء رسم صورة مختلفة. فقد تم إصدار 13 حالة عدم مطابقة للمنظمة، مع تصنيف 7 حالات عدم مطابقة على أنها كبيرة.
فيما يلي تفصيل للنتائج المهمة:
حالات عدم المطابقة الرئيسية
- الامتثال لقانون الحق في العمل (4.2): لم تطبق المنظمة هذا القانون بشكل كامل على جميع الموظفين، مما شكل مخاطر كبيرة، بما في ذلك احتمال توظيف عمال غير شرعيين وانتهاك لوائح العبودية الحديثة.
- الامتثال لتشريعات الصحة والسلامة (7.1): لم تتمكن المنظمة من إثبات التزامها بقوانين الصحة والسلامة في المملكة المتحدة، وهو سهو خطير قد يؤدي إلى ظروف عمل غير آمنة.
- الهيكل التنظيمي للمملكة المتحدة (7-3): لم يكن هناك هيكل تنظيمي راسخ خاص بالمملكة المتحدة، ولم يتم التحقق من كفاءة الاستشاريين الخارجيين، مما أدى إلى عدم وضوح التسلسل الإداري والمسؤوليات.
- الأهداف والغايات وجولات القيادة (7.4): افتقرت الشركة إلى أهداف وغايات محددة في المملكة المتحدة، ولم يتم الشروع في جولات القيادة – وهي فرصة ضائعة للإدارة العليا للتعامل مع البيئة التشغيلية بشكل مباشر.
- إجراءات الإبلاغ عن الحوادث (7-10): كان هناك غياب لعمليات الإبلاغ عن الحوادث العالمية والخاصة بالمملكة المتحدة، وهي ضرورية لمعالجة الحوادث، وإجراء تحليلات الأسباب الجذرية، وتنفيذ التدابير الوقائية.
- الامتثال للتشريعات البيئية (10.2): فشلت المنظمة في إثبات الامتثال للقوانين البيئية في المملكة المتحدة، مما يعرضها لعقوبات قانونية ومالية محتملة.
- تقييم الجوانب والآثار (10-3): لم يكن هناك تقييم للجوانب البيئية والآثار البيئية، وهو أمر ضروري لفهم المخاطر البيئية والتخفيف من حدتها.
الوجبات الرئيسية: المخاطر والعواقب
وفي حين كشفت عملية التدقيق عن وجود أوجه قصور كبيرة، إلا أنها زودت المنظمة بخارطة طريق واضحة للتحسين.
سلطت حالات عدم المطابقة الضوء على العديد من المخاطر الحرجة:
- مخالفات قانون العمل: يمكن أن يؤدي عدم التحقق من الحق في العمل إلى توظيف أفراد غير مصرح لهم بالعمل، ومخاطر العبودية الحديثة، والعقوبات القانونية.
- ثغرات الصحة والسلامة: يمكن أن يؤدي عدم الامتثال لتشريعات الصحة والسلامة والبيئة إلى ظروف عمل غير آمنة، مما يزيد من احتمال وقوع الحوادث والإصابات.
- الافتقار إلى الوضوح التنظيمي: بدون وجود تسلسل هرمي محدد وأدوار واضحة، فإن كيان المملكة المتحدة يواجه خطر عدم الكفاءة التشغيلية وانهيار المساءلة.
- الامتثال البيئي: قد يؤدي تجاهل اللوائح البيئية إلى ممارسات ضارة وأضرار بيئية وغرامات كبيرة.
المضي قدمًا: الإجراءات التصحيحية والتحسين المستمر
وعلى الرغم من التحديات، كان التدقيق بمثابة تجربة تعليمية قيّمة للمؤسسة. لقد أمضينا وقتاً طويلاً في مناقشة الإجراءات التصحيحية اللازمة وكيف يمكنهم الاستفادة من الاستشاريين الخارجيين في مجال الصحة والسلامة والبيئة والجودة لسد الثغرات في جهود الامتثال في المملكة المتحدة.
برزت وحدة أخيل لعدم المطابقة كأداة حاسمة في هذه الرحلة. فهي تسمح للمؤسسة بتخطيط وتنفيذ الإجراءات التصحيحية بالسرعة التي تناسبها، وتقديم الأدلة للمراجعة، وفي النهاية تحسين درجة التدقيق الخاصة بها.
كان تصميم الشركة على النجاح في سوق المملكة المتحدة واضحاً في التزامها بمعالجة النتائج. فقد أدركت الشركة أن هذا التدقيق لم يكن مجرد عقبة تنظيمية بل كان طريقاً لتعزيز معاييرها التشغيلية وتحقيق أهدافها على المدى الطويل.
استشراف المستقبل: توقع النمو والنجاح
وبشكل عام، وفرت تجربة التدقيق هذه العديد من الأسباب التي تدعو للتفاؤل بشأن مستقبل المؤسسة. فقد كان لديهم فهم واضح للخطوات اللازمة للمواءمة مع معايير المملكة المتحدة ورغبة في إجراء التغييرات اللازمة وتأسيس مكانة قوية ضمن سلسلة القيمة في المملكة المتحدة للمرافق العامة.
تركت كلمات المدققين الأخيرة أثناء المراجعة انطباعاً دائماً:
“تساعدنا عملية التدقيق هذه على تحسين إجراءاتنا. وسنقوم بإعداد خطة عملنا وتزويدكم بالأدلة في الأسبوع المقبل والتأكد من استيفائنا للمتطلبات”.
وبهذه العقلية، نحن واثقون من أن المراجعة التالية لهذه المؤسسة ستحكي قصة نمو وامتثال ونجاح.
